Структура информационной системы управления бизнес процессами. Выбор информационной системы для управления бизнес-процессами

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией

Программное обеспечение за полвека своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных систем управления предприятиями. В программном обеспечении всегда можно было выделить два основных направления развития:

Выполнение вычислений;
накопление и обработка информации.

Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг.
В условиях жесткой конкуренции, динамического рынка даже самые консервативные или небогатые предприятия не могут позволить себе отказаться от такого мощного средства, как автоматизация. Выгода от использования современных компьютерных технологий в промышленности столь велика, что эпоха агитации за автоматизацию давно прошла.
В настоящее время понятие информационной системы настолько размыто, что под информационной системой может быть определено любое понятие от компьютерной программы, помогающей автоматизировать какой-то процесс, до сложивщегося набора правил и процедур, регламентирующих действия сотрудников компании по организации процессов создания и использования информации в нужном для компании виде. Cовременный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении, и для принятия грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (независимо от профиля его деятельности). Теория управления предприятием представляет собой довольно обширный предмет для изучения и совершенствования.
Управление производственным процессом
Оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование. Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.
Документооборот
Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.
Оперативное управление предприятием
Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Назначение информационных систем.

«Идеальная» информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При чем, автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учетом затрат на нее, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.
Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.
Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.
На предприятии должна быть создана база данных, которая обеспечивает хранение информации и доступность ее для всех составляющих системы управления.

Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений. Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или «подготовить» информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения. Системы поддержки принятия решений в состоянии обеспечить, например:
отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования бизнес-процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);
анализ деятельности отдельных подразделений;
обобщение данных из различных подразделений;
анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;
выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.
Не следует забывать и о том, что работать с системой придется обычным людям, являющимся специалистами в своей предметной области, но зачастую обладающими весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс информационных систем должен быть им интуитивно понятен.

Технология внедрения информационных систем.

- Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и не эффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.
- Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.
Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

Внедрение информационных систем.

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить ее перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

Подготовка предприятия к реализации ИС

Подготовка нормативно-справочной информации.

Разработка методик подготовки и ведения нормативно-справочной информации.
Разработка классификации объектов нормативно-справочной информации, их определение и детальное описание их свойств. Подготовка образцов описания данных объектов.

Базовый состав объектов нормативно-справочной информации включает:

производственную структуру предприятия (рабочие центры и их группировки, их идентификация и классификация);
территориальную структуру предприятия (площадки и места хранения запасов и их группировки, их идентификация и классификация);
финансовую структуру предприятия (центры финансовой ответственности и их группировки, их идентификация и классификация);
номенклатурные позиции, их классификация и группировки;
спецификации номенклатурных позиций (структуры продуктов);
технологические маршруты (в том числе учетные точки в нём для построения системы производственного учета);
другие данные.

Формирование рекомендаций по устранению выявленного дефицита данных об объектах нормативно-справочной информации в существующей информационной системе.
Аудит процесса подготовки и ведения справочников нормативно-справочной информации на предмет соответствия задачам предприятия и принципам формирования ИС.
Выделение категорий затрат, изучение и определение методик расчета себестоимости продукции (в части прямых затрат и переменных косвенных затрат).

Подготовка бизнес-процессов.

Анализ и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов планирования операционной деятельности, ее исполнения, а также ведения нормативных данных для поддержки операционной деятельности.
Анализ и формирование рекомендаций по достижению соответствия бизнес-процессов рекомендациям методики ИС
Разработка моделей бизнес-процессов сбыта, производства, закупок, планирования и других, в соответствии с предметной областью проекта, на различных уровнях иерархии плановых решений, необходимых предприятию Заказчика бизнес-процессов, которые будут поддерживаться системой

Выбор программной системы автоматизации планирования и учета на производстве.

Анализ рынка программного обеспечения.
Разработка системы аналитической отчетности, которую необходимо будет получать средствами системы.
Разработка требований к информационной системе.
Подготовка технического задания на выбор и внедрение информационной системы.
Организация проведения конкурса по выбору программного обеспечения для информационной системы.

Необходимо учитывать уровень подготовки специалистов, которым предстоит работать с приложением, а также назначение приложения. Если пользователи имеют большой опыт работы с программными приложениями, то можно использовать многооконный интерфейс, выпадающие меню и т. д.
Если же речь идет о сотрудниках, для которых сложно “двумя руками три кнопки нажать”, то интерфейс системы должен быть как можно более простым, а последовательность действий - очевидной. Аналогично, если в режиме использования критичен быстрый ввод данных, то на первое место выходит удобство интерфейса. Имеет смысл еще до сдачи информационной системы в эксплуатацию предоставить разработчикам возможность попробовать себя в роли конечных пользователей.

Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.
Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.
Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень

Внедрение информационных систем.Основные проблемы и задачи

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.
Большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать.В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия.
Прежде чем приступать к внедрению информационной системы управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения,является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования,строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования и контроля, а так же управления процессами. Oдними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр учета, с соответствующим уровнем ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы управления предприятием, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента. Внедрение информационной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования),счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их. Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкуренто способность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Сопротивление сотрудников предприятия
Сложности машиностроительных предприятий очень похожи на сложности большинства российских предприятий и написано об этом уже очень много.
Однако можно попробовать выделить несколько довольно интересных и редко упоминаемых в прессе проблем, характерных именно для машиностроения.
1. Кому из директоров система больше нужна, тот пусть и занимается ее внедрением. Часто решение о внедрении информационной системы является не решением компании или хотя бы консолидированным решением топ-менеджеров и акционеров, а решением одного из функциональных руководителей, например, финансового директора или директора по производству. В таком случае информационная система внедряется в интересах именно данного руководителя, большинство же топ-менеджеров предприятия не принимает участие в процессе внедрения и, как следствие, может неоднозначно оценивать как сам процесс, так и результаты внедрения системы в целом.
Более того, зачастую при внедрении системы акценты могут смещаться настолько, что для дальнейшего комплексного внедрения уже сделанные работы приходится серьезно переделывать. Примеры такой автоматизации встречаются. На вопрос "Почему?" «нам надо было попробовать сделать неправильно, чтобы все руководство осознало, как не следует проводить автоматизацию управления. Зато теперь все руководители понимают необходимость личного участия в работах по комплексной автоматизации предприятия.»
Сложно сказать, насколько такой подход себя оправдывает, но и оспаривать инициаторов внедрения информационных систем на предприятии сложно, поскольку иначе "предприятие вообще бы не обратило внимания на вопросы автоматизации". Фактически в описанном случае компания на собственных ошибках проходит обучение тому, как правильно внедрять информационные системы, и, как следствие, при повторных проектах руководство предприятия уже значительно точнее понимает, каких целей хочет добиться в результате внедрения системы, какие усилия необходимо организовать для ведения проекта, для чего нужно приглашать профессиональных консультантов и сколько реально может стоить проект внедрения комплексной информационной системы управления.
2. При внедрении информационной систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения Если система не нравится сотрудникам, значит она плохая.
Удивительно, но даже на крупных предприятиях иногда мнение сотрудника низшего звена (что-то не нравится, не подходит, не удобно, мелкий шрифт, "вообще старая система была понятнее" и т.п.) вполне способно притормозить внедрение системы.
Часто руководители предприятия, особенно, если они не уделяют достаточного внимания процессу внедрения, судят о качестве системы по отзывам персонала, интересы которого зачастую расходятся с интересами руководителя. В результате, вместо оптимального достижения целей внедрения системы управления значительное время тратится на переделку интерфейсов, реализацию всяческих "рюшечек" и "бантиков", притом, что реальной ценности такие доработки не представляют, но значительно влияют на бюджет и главное - сроки внедрения. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы управления предприятием,вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того: Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров (Нередко сложности могут возникнуть в тот самый момент, когда руководитель вдруг осознает, что с внедрением системы он попадает в своего рода ловушку: рост информированности, который обеспечивает система, сводит к минимуму неопределенность текущей производственной ситуации и тем самым ограничивает возможность принятия решений исходя лишь из субъективного мнения. Новая технология управления также способствует выявлению некомпетентности руководства.);
Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:
1. Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
2. Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производитсяпо следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек)рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУП или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;
С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе внедрения проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Подведем итог

Можно сделать вывод, что общей стратегической целью создания корпоративной информационной системы является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую эффективность и качественно улучшить производственные показатели предприятия. Достижение этой цели в рамках создания корпоративной информационной системы должно быть реализовано за счёт применения на предприятии всего комплекса информационных технологий, а именно:
- сбора достоверной информации;
- оперативной обработки данных о фактах производственно-хозяйственной деятельности;
- аналитической поддержки принятия управленческих решений;
В структуре предприятия имеет смысл запланировать отдел поддержки внедренных систем, чтобы после опытной эксплуатации эта рутинная работа не висела на сильных и талантливых программистах, которых целесообразно направить на реализацию новых проектов. Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы.
Следовательно, ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.
- своевременного информирования персонала о результатах производственного планирования и ресурсном обеспечении.
Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально формализуйте его цели;
Установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов. Наделите высокими полномочиями руководителя проекта;
Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и старайтесь организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;
Внедрение информационной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение по сути никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

Уровень информатизации процессов управления стал одним из наиболее важных показателей социально-экономического прогресса, достигнутого государством и отдельной организацией. С качественной стороны увеличение объемов информации, используемой в решении задач управления организациями, приводит к рационализации человеческого труда и росту благосостояния. Под влиянием описанных процессов уже сейчас в человеческом обществе сформировалась группа людей, для которых основным профессиональным занятием стала работа с информацией.

Информатизация общества вызвала изменения во всех сферах жизни и во многом способствовала возникновению новых типов отношений между деловыми организациями как субъектами экономической деятельности

В современных высокотехнологичных производствах информация, наряду с менеджментом, все в большей степени выступает в качестве «организатора производства». Информационные ресурсы организации увеличивают совокупную мощность материальных и социальных компонент и максимизируют синергетический эффект.

С позиций рационализации можно выделить следующие основные направления воздействия накопленного информационного ресурса на деятельность организации:

* создание новых более совершенных технологий производства конечного продукта;

* использование методов, обеспечивающих повышение эффективности управления деятельностью организации;

* качественное изменение характера труда членов коллектива организации благодаря переходу его на новый образовательный и профессиональный уровень.

Определим основные понятия.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

Информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

Распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц

В совокупности с информационными технологиями рассматриваются и вопросы связи, так как информация распространяется с помощью средств связи всех ее видов - электрической, почтовой, электронной, фельдъегерской и специальной связи. Это означает, что сегодня на современном предприятии регулируются отношения, связанные с созданием и эксплуатацией всех сетей связи и сооружений связи.

Без нормального функционирования органов управления информационными технологиями и связью невозможны решение управленческих задач, эффективный обмен данными в бюджетных и коммерческих структурах.

Основу информационных ресурсов предприятий и организаций отраслей материального производства составляют электронные массивы информации (банки и базы данных, вспомогательные информационные файлы управленческого и технологического назначения и т.д.) и традиционные справочно-информационные фонды.

Электронные массивы информации имеют 60% предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса (ОК) и 47% предприятий агропромышленного комплекса (АПК). Предприятия ОК (23% от общего количества предприятий) используют 46% и создают 51,4% от суммарного количества электронных массивов информации. Почти все массивы (93%) они формируют самостоятельно. Предприятия АПК (46,4% от общего количества предприятий) используют 16% информационных массивов и создают не более 10% от их суммарного количества. Половину используемых массивов они формируют сами.[ 24.С. 26]

В последние годы произошла существенная тематическая эволюция: интерес к информации научного плана снизился в тех отраслях, которые претерпели максимальную перестройку (структурно-институциональную и функционально-целевую), и в наименьшей степени в отраслях промышленности, основывающихся на достижениях научно-технического прогресса (космическая, атомная, химическая, металлургическая). Ежегодно констатируемое уменьшение количества и объемов НИОКР в отраслях привело также и к серьезному уменьшению масштабов информационно-аналитических работ в области прикладных наук по проблемам научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ.

Многие создаваемые десятилетиями государственные информационные ресурсы, носящие перспективный научно-прикладной характер, оказались свернутыми или ликвидированными. При реорганизациях управления промышленностью в 1996-98 гг. произошло дальнейшее свёртывание информационной деятельности.

Категорически недопустимым является начинающийся в промышленности "мертвый информационный сезон", который долгие годы будет сказываться на состоянии промышленности, науки и техники.

В современных условиях экономического развития управленческий процесс связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет ведущую роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие рациональных и своевременных управленческих решений, определение четких направлений развития организации. Наличие достоверной информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает успешное функционирование организации на рынке и ставит ее в более выгодные условия.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи. С этой целью создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают множество автоматизированных рабочих мест сотрудников, средств коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления.

Автоматизированная система управления (АСУ) -- информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления правленческих процессов, основной функцией которой является обеспечение принятия оптимальных управленческих решений. Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т.е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным и другим позитивным результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого процесса управления.

АСУ-- понимается как совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющая осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам. Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общность принципов функционирования.

Такими принципами признаются:

* методологическое единство. Оно заключается в единстве методов решения экономических задач в каждом одноименном звене системы;

* информационное единство, которое включает использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

* техническое единство, которое заключается в технической, программной и кодовой совместимости используемых вычислительных и других технических средств.

Помимо перечисленных выше принципов к АСУ предъявляются и другие требования:

система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив;

должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования;

должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизированных функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений.

Должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления от случайных изменений разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и Утечки информации.

Таким образом, управленческая деятельность может быть представлена как совокупность определенным образом связанных задач управления.

Задачи управления решаются должностными лицами органов управления и так же, как управленческая деятельность, представляют собой процесс переработки информации.

Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами.

Полностью формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен. К таким процедурам относятся поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов, расчет заработной платы, подведение итогов деятельности предприятий и фирм, расчет на модели показателей эффективности деятельности предприятий и фирм и т. д.

Неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создается новая уникальная информация, причем алгоритм переработки исходной информации неизвестен. Принципиально существуют две процедуры такого типа: формирование множества альтернатив выбора (например, вариантов выбора инвестиционных проектов) и собственно выбор одного варианта из данного множества. Как правило, такие процедуры реализуются должностными лицами с использованием результатов выполнения информационных процедур первого типа. Требования по знанию процессов функционирования предприятий и фирм к лицам, выполняющим неформализуемые информационные процедуры, очень высоки.

Плохо формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться и полностью не определен. К плохо формализуемым процедурам относятся задачи планирования, оценивания эффективности вариантов построения финансовой политики фирмы и т. д.

Характеристика информационной системы как стратегического средства деятельности организации:

ИССУ помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование.

Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.

Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности. На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного представления менеджеру необходимой информации для принятия решений.

Системы управления бизнес-процессами и системы управления корпоративным контентом — классы пересекающиеся с точки зрения функционала, но, совершенно точно, не взаимозаменяемые. ИТ-специалист должен четко понимать, в каком случае компании нужна та или иная система, чтобы внедрять востребованные и окупаемые решения.

В статье попытаемся показать, чем системы управления бизнес-процессами отличаются от систем управления информацией предприятия , какие задачи они решают, как они пересекаются между собой, таким образом, чтобы это было понятно не только специалистам, но и простым пользователям. Сначала приведем устоявшиеся определения двух классов систем.

Терминология: системы управления бизнес-процессами и контентом

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management)

Эта концепция рассматривает процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management)

Это набор технологий, инструментов и методов, которые используются для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в форматах Word, Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Многообразие видов контента существенно отличает ECM от управления бизнес-процессами, где в центре системы находится workflow . Основная задача ECM — поддержка полного жизненного цикла информации.

Управление бизнес-процессами — на стыке трех классов систем

Если все информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию и управление бизнес-процессами, разделить на три класса, то получается следующая картина:

системы управления документацией — автоматизируют движение документации;
системы управления ресурсами — автоматизируют управление ресурсами;
CASE-средства — автоматизируют моделирование и создание процессов.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS) находится на стыке этих трех классов корпоративного ПО.

Если рассматривать ECM-систему, то это не просто система управления документами, она объединяет два ключевых средства, необходимых для построения информационной системы, это:

BPM — управление бизнес-процессами;
IDM — интегрированное управление документами.

Состав BPM- и ЕСМ-систем

Для того чтобы понять какие задачи решает та и другая система, посмотрим из каких модулей они состоят.

Основными модулями системы управления бизнес-процессами являются:

модуль графического моделирования. Модуль позволяет аналитику представить процесс в терминах потока работ, бизнес-правил и потока информации;
модуль динамического моделирования. Модуль позволяет представить модель бизнес-процесса в динамике. С его помощью выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что позволяет внести коррективы в процесс на этапе моделирования;
модуль разработки приложений. Модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции с бизнес-приложениями и информационными системами;
модуль управления потоками работ и бизнес-правилами. Модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов. Модуль также осуществляет контроль исполнения заданных бизнес-правил;
модуль интерфейса процессов. Модуль позволяет пользователям просматривать назначенные задачи и выполнять их;
модуль управления процессами. Модуль позволяет мониторить процессы, получать показатели процессов, анализировать их, формировать отчеты на их основании. Мониторинг позволяет оптимизировать и вносить правки в бизнес-процессы;
модуль управления BPM системы. Модуль позволяет выполнять конфигурирование ПО, назначать права доступа, контролировать аппаратные средства.

Современные ECM, как правило, включают следующие модули:

модуль управления документами или записями (IDM, Integrated Document Management). Модуль обеспечивает хранение документов, карточек документов, версионность, разграничение прав доступа, ведение истории работы с документом;
модуль управления образами документов (Document Imaging). Модуль обеспечивает захват, преобразование и управление бумажными документами;
модуль управления потоками работ (workflow, BPM, Business Process Management). Модуль обеспечивает частичное управление бизнес-процессами, позволяет передавать документы и другой контент по заранее разработанным маршрутам, назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов;
модуль управления веб-контентом (WCM, Web Content Management). Модуль обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, разграничение доступа к информации и единую политику безопасности;
модуль управления медиаконтентом (DAM, Digital Asset Management). Модуль оперирует данными в электронной форме как активами с целью извлечь из них максимальную прибыль;
модуль управления знаниями (KM, Knowledge Management). Модуль обеспечивает поддержку систем для накопления, поиска, доставки информации, необходимой для принятия решения. Модуль включает такие инструменты как полнотекстовый поиск, сквозной поиск по разнородным источникам информации, автоматическую категоризацию и визуализацию информации;
модуль управления коллективным взаимодействием (Collaboration). Модуль позволяет наладить взаимодействие пользователей при подготовке и использовании документов.

После знакомства с модулями BPM- и ECM-систем, может создаться ощущение, что система управления бизнес-процессами — это лишь составляющая ECM-системы, но это не так.

Управление бизнес-процессами дополняет управление контентом, или наоборот

Порядка 20% данных в организации являются структурированными, в то время как оставшиеся 80% — это неструктурированный контент. Для того чтобы управлять контентом организации, необходимо отлаженное управление процессами , что, в свою очередь, невозможно без контента. Как правило, в организациях, выбравших в качестве основы ECM, серьезные процессы не могут быть исполнены без формирования документов.

На практике взаимодействие систем электронного документооборот и управления бизнес-процессами зачастую не является равноценным, одна из систем является доминирующей и играет первостепенную роль, а другая — вторичную. Это объясняется тем, что заказчик предъявляет различные требования к автоматизации и хочет достичь в результате разные цели.

Например, если есть необходимость только в текстовых регламентах и в графических моделях бизнес-процессов для прохождения сертификации на ISO, или есть необходимость в разовой автоматизации какого-либо отдельного процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами (ECM) вполне решит поставленные задачи.

В том же случае, если организации необходимо управлять целой сетью сквозных бизнес-процессов, то в первую очередь целесообразным будет внедрение системы управления бизнес-процессами, функционал которой сможет провести моделирование, автоматизацию, мониторинг, анализ и улучшение бизнес-процессов предприятия. В рамках BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, в рамках этих бизнес-процессов сформируется поток работ (workflow), параллельно генерируется поток документов (docflow), управлять которым удобно как раз в ECM-системе.

Реальная выгода от внедрения ECM-системы будет только тогда, когда удастся выстроить ее взаимодействие с основными процессами организации, т.е. интегрировать неструктурированную информацию в процессы. И именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации. BPM — то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами, и вписать их в бизнес-процессы организации.

МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ РАДИОТЕХНИКИ, ЭЛЕКТРОНИКИ И АВТОМАТИКИ (ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)

Факультет: ВИС (Информационные системы)

Специальность: АСОиУ

РЕФЕРАТ

Тема: «Информационные системы управления

бизнес-процессами предприятия.

ERP -система LAWSON M 3 - альтернатива SAP , Oracle , Axapta »

Группа: ВИС–8-03

Преподаватель: Яшин Л. З.

Студент: Волков А. Н.

Москва 2006г.

Введение

1. Цели и задачи информационных систем (ИС)

2. Классификация ИС

3. Выбор, требования, оценка эффективности внедрения ИС

3.1. Проблемы выбора ИС

3.2. Требования к ИС

3.3. Оценка эффективности внедрения ИС

4. ERP-cистема управления бизнес-процессами промышленного предприятия

5. LAWSON M3 - альтернатива SAP, Oracle, Axapta

5.1. LAWSON М3 - Комплексный подход к управлению бизнесом

5.2. Сравнение ERP-системы LAWSON M3 с ближайшими конкурентами

5.3. Конкурентные преимущества LAWSON М3

5.4. Отраслевые решения на базе LAWSON M3

Заключение

Список использованной литературы

Приложение №1: Ключевые слова современных технологий управления

Введение

Сегодня основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности компании становятся оптимальные стратегии управления бизнесом. Эффективное управление - это такой же ресурс, как деньги или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места» и концентрировать усилия именно там, где они наиболее необходимы в данный момент.

Мы постоянно слышим о том, что российские предприятия не могут конкурировать с западными производителями, что у нас не настолько развиты технологии, и что качество российской продукции слишком уступает зарубежным аналогам. Проблема в том, что российские управленцы стали сталкиваться, по крайней мере, с двумя проблемами в управлении:

· выясняется, что показатели и процедуры, которые ранее использовались для анализа и планирования деятельности предприятия (например, объем произведенной продукции) не позволяют успешно конкурировать;

· появление конкурентов не только начинает препятствовать получению привычной сверхприбыли, но иногда сводит ее до нуля.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Развивая информационные системы (ИС) необходимо стремиться в производственную часть бизнеса, создавая возможность не только примитивного набора информации, оптимизации бизнес процессов и других атрибутов внедрения, но обеспечивать возможность аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее.

Не секрет, что зачастую подход к автоматизации бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

В настоящее время интенсивно предлагается внедрять корпоративные информационные системы (КИС). На страницах журналов, в сетях Интернет можно увидеть большое количество материалов возносящих то или иное детище монстров и так далее. При этом разброс очень большой как по ценам, срокам выполнения работ, так и по оказываемым услугам. В дополнение ко всему прочему используются различные идеологии управления бизнесом MRP, MRP2, ERP и так далее.

Самое трудное – построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

1. Цели и задачи информационных систем

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

· повышение скорости товарооборота,

· сокращение излишков товарных запасов до минимума,

· увеличение и усложнение ассортимента продукции,

· улучшение качества продукции,

· выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

КИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

· Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

· Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

· Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

2. Классификация информационных систем

Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем ИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.

Первые системы класса А, которые были разработаны для решения задач управления процессами, в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководства предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:

· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

· наличием контура обратной связи;

· объектами контроля и управления такой системы выступают:

o технологическое оборудования;

o датчики;

o исполнительные устройства и механизмы.

· малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);

· слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

В качестве классических примеров систем класса A можно считать:

DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);

Batch Control - системы последовательного управления;

АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.

Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов, они причисляются к классу В.

Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP – Material Requirements Planning и MRP II – Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

§ описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;

§ учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;

§ минимизацию производственных циклов и запасов;

§ формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

Классическими примерами систем класса B можно считать:

MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);

MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);

MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);

CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);

CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);

CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);

CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);

PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);

SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами).

И всевозможные учетные системы и т.п.

Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. Это системы класса С.

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это - информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это - методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

ERP- системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций.

В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

· анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;

· планирование деятельности предприятия;

· регулирование глобальных параметров работы предприятия;

· планирование и распределение ресурсов предприятия;

· подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.

· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;

· интерактивность обработки информации.

Классическими названиями системы класса С можно считать:

· ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);

· IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);

3. Выбор, требования, оценка эффективности внедрение информационной системы

3.1. Проблемы выбора информационной системы

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков решений ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональных систем. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, производственным предприятиям различного формата следует ориентироваться на западные системы. И тогда возникает следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально, это такие гиганты SAP, Oracle, Microsoft, которые предлагают комплексное программное обеспечение и услуги, стараются полностью отвечающие потребностям предприятий из различных секторов экономики.

Кроме того, различные системы предназначены для предприятий различных отраслей и размера. Одни, такие как SAP, Oracle или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок крупного бизнеса, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. В 2007 на российский рынок выводится еще одна система класса ERP-II от компании LAWSON для комплексной автоматизации предприятий (о ней будет рассказано подробно). Среди всего многообразия руководству предприятия нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

Критериями выбора системы выступают:

1. Функциональные возможности

2. Совокупная стоимость владения.

3. Технологичность

4. Перспективы развития.

5. Технические характеристики.

6. Минимизация рисков.

3.2. Требования к информационной системе

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:

1. Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации. Система должна обеспечивать возможность работы в единой централизованной базе данных

4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

3.3. Оценка эффективности внедрения информационной системы

Вопрос об оценке эффективности внедрения КИС является довольно важным вопросом, так как любые крупные затраты требуют обоснования, особенно со стороны руководителей организации.

Теоретически, можно провести полноценный проект, включающий в себя оценку (моделирование) ситуации “как есть”, оценку возможных при внедрении системы изменений “как будет”, сравнение обеих моделей и выявление результатов изменений с последующей финансовой оценкой. Такой проект был бы идеальным обоснованием вложения, но он весьма длителен и дорого стоит.

Кроме того, для проведения такого проекта требуются очень высококвалифицированные специалисты по информационным системам для оценки последствий внедрения, поэтому без посторонней помощи такой проект провести практически невозможно.

15-25% увеличение производительности

10-20% уменьшение складских запасов

20-50% сокращение сроков выполнения заказов

4. ERP -система управления бизнес процессами промышленного предприятия

Современная информационная система управления для промышленных предприятий должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания. Подобную функциональность, как было описано выше, включают в себя системы ERP класса и могут обеспечить для промышленного предприятия:

· Управление финансами.

· Планирование и управление производством.

· Управление размещением и распределением запасов.

· Управление реализацией и маркетингом.

· Управление снабжением.

· Управление проектами.

· Управление сервисным обслуживанием.

· Управление процедурами обеспечения качества продукции.

В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет мелкосерийное, среднесерийное или крупносерийное производство.

Система должна управлять производственным процессом (дискретным и процессным) и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю. В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации финансово-хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием.

Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер и провести анализ. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.

Подобный функционал включает в себя ERP-система LAWSON M3. Комплекс решений LAWSON M3 позволит предприятиям увеличить производительность, сократить расходы и повысить качество обслуживания клиентов.

5. LAWSON M3 - альтернатива SAP, Oracle, Axapta

6.1. LAWSON М3 - комплексный подход к управлению бизнесом

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования информационных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации предприятия.

В настоящее время при анализе запросов и потребностей российских предприятий, отмечается существенное увеличение спроса на специализированные решения для:

· Управления ремонтами

· Управления сервисным обслуживанием

· Управления процессным производством

· Управления цепочками поставок

· Управления розничными продажами

· Управления проектным производством

· Управления операциями аренды и лизинга

· Управления эффективностью предприятия (Business Intelligence)

Ранее эти задачи решались по принципу «заказных разработок». Но ряду компаний в качестве системы управления необходимо стандартное решение, что и явилось отправной точкой для анализа мирового ИТ - рынка. LAWSON M3 – это система, которая помимо стандартного функционала содержит в себе и специализированные блоки. LAWSON M3 – это - один из самых технологичных продуктов мирового рынка систем управления.

LAWSON M3 состоит из нескольких функциональных пакетов, в каждый из которых входит набор логически сгруппированных приложений и модулей:

· Продажи и сервисное обслуживание;

· Управление активами предприятия;

· Управление производством;

· Управление цепочками поставок;

· Управление бизнес - процессами.

LAWSON M3 предлагается как в комплексе, так и помодульно. Это крайне удобно для клиентов у которых задача основной автоматизации уже решена, но связи с ростом бизнеса появились процессы, требующие внедрения специализированных систем.

Основные преимущества LAWSON M3:

· Актуальные специализированные модули;

· Широкие и гибкие функциональные возможности;

· Разработана на передовой технологии Java (запускается в браузере);

· Многоплатформенность (MS SQL, DB2, Oracle);

· Интеграция с операционными системами: Linux, OS/400, i5/OS, Unix, Windows NT.

· Поддержка работы холдинговых структур в централизованной БД;

· Локализация продукта в соответствии с требованиями российского законодательства осуществляется компанией BSC (Business Solution Consulting, сайт ), имеющий огромный опыт по локализации программных продуктов иностранных производителей.

Это дает возможность совершенствовать ИТ-инфраструктуру предприятия поступательно - в зависимости от динамики развития, задач и финансовых возможностей компании, и сохранять при этом уже вложенные инвестиции.

5.2. Сравнение ERP -системы LAWSON M 3 с ближайшими конкурентами

Проведем конкурентный анализ системы LAWSON M3. Система класса ERPII LAWSON M3 наиболее полно отвечает потребностям рынка России и СНГ. Она превосходит ближайших конкурентов по всем ключевым параметрам и является разумной альтернативой таким системам, как SAP, Oracle и Microsoft Axapta (Dynamics AX).

К числу основных конкурентных преимуществ ERP-системы LAWSON M3 можно отнести следующие факты:

· изначально спроектирована для использования на предприятиях СМБ (среднего и малого бизнеса);

· соответствует требованиям Sarbanes Oxley;

· комплексная функциональность: система LAWSON M3 эквивалентна системам SAP и Oracle, однако значительно более легка в настройке;

· поддерживается непрерывное (процессное) и дискретное производство;

· функциональность для розничных продаж и дистрибуции;

· функциональность для сервисного обслуживания, управления ремонтами, цепочками поставок, арендой и лизинговыми операциями;

· разработана на технологиях Java (работает в Интернет-браузере);

· многоплатформенность (поддерживаются различные СУБД);

· инвестиции в выполнение проекта внедрения LAWSON M3 значительно ниже, чем в проекты SAP и Oracle, и сопоставимы со стоимостью проекта Axapta (Dynamics AX).

Сравнение ERP-системы LAWSON M3 с ближайшими конкурентами представлена в таблице:

Поясним информацию, показанную в таблице.

Целевые клиенты:

SAP , Oracle : Изначально - крупные территориально-распределенные холдинги, широкий спектр видов деятельности и отраслей. В последнее время позиционируется как системы для среднего бизнеса, однако, для таких предприятий есть ограничения по практическому применению;

Axapta (Dynamics AX ): Изначально - торговые предприятия среднего бизнеса. Этим объясняется недостаток ряда функциональных возможностей (особенно в части планирования). В настоящее время позиционируется как универсальная система для предприятий любого типа;

LAWSON M 3: Территориально-распределенные предприятия среднего бизнеса; торговая и производственная деятельность; аренда/лизинг и сервисное обслуживание оборудования. Также используется крупными предприятиями с оборотом в несколько млрд. евро и количеством пользователей достигающим 2,000 в централизованной БД.

Функциональные возможности:

Компания Gartner, когда ввела в обиход термины ERP и ERPII, довольно четко определила функциональные требования к системе, но не определила глубину его проработки. Именно по этой причине сегодня практически любая система управления предприятием может претендовать на титул ERP/ERPII, если у нее есть необходимый набор пунктов главного меню. Именно поэтому некоторые ERP-системы имеют ограниченное применение и не покрывают ряд ключевых задач управления.

Такие системы, как SAP , Oracle и LAWSON M 3 наиболее полно соответствуют типовым задачам управления торгово-производственным предприятием и основное различие между ними по данному критерию – легкость настройки, удобство использования и стоимость проекта. В то время как для системы Axapta (Dynamics AX ) характерно наибольшее количество ограничений:

· управление эффективностью предприятия (Business Intelligence, BI);

· бюджетирование (Budgeting ): в Axapta (Dynamics AX) реализованы только базовые возможности бюджетирования на уровне Плана Счетов.

· управление дистрибуцией и розничными продажами (Sales and Marketing);

· управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationships Management, CRM);

· управление непрерывным и дискретным производством: в Axapta (Dynamics AX) реализована функциональность только для дискретного (сборочного) производства;

· управление проектами (Project Management ): в Axapta (Dynamics AX) реализованы только базовые возможности;

· управление ремонтами и техническим обслуживанием (Enterprise Asset Management , EAM): в Axapta (Dynamics AX) отсутствует;

· управление цепочками поставок (Supply Chain Management, SCM): в Axapta (Dynamics AX) отсутствует;

· управление сервисным обслуживанием (Service Management ): в Axapta (Dynamics AX) отсутствует;

· управление арендой и лизинговыми операциями (Short and Long -term Rental ): в Axapta (Dynamics AX) отсутствует.

Технологии:

Довольно часто структурные подразделения предприятия территориально распределены. Например, офис продаж находится в Москве, а производственные и/или складские подразделения – в Московской области. В этих условиях становится критически важным создание централизованной БД и организация работы структурных подразделений через Интернет. Данная задача наиболее эффективно решается теми ERP-системами, которые изначально спроектированы для работы через Интернет-браузер. В этом случае инсталляция системы на компьютеры конечных пользователей не требуется, что также облегчает поддержку системы.

Кроме того, необходимо обратить особое внимание на средства разработки ERP-системы: если средства разработки являются современными и основаны на открытых промышленных стандартах, то у предприятия будет минимум вопросов с поиском персонала и масштабированием системы.

SAP : Различные технологии (от «уходящих» до передовых) в зависимости от версии системы;

Oracle : Java (запускается в Интернет-браузере), открытый промышленный стандарт;

Axapta (Dynamics AX ): X++ (собственный язык, «смесь» C++ и Java), стандарт Microsoft;

LAWSON M 3: Java (запускается в Интернет-браузере), открытый промышленный стандарт;

Платформы:

На сегодняшний день существует два основных подхода к проектированию ERP-систем. Многоплатформенные системы позволяют использовать СУБД (Системы Управления Базами Данных) различных разработчиков (Microsoft, Oracle, IBM и др.), что дает дополнительную гибкость предприятиям в части инвестирования в инфраструктуру и персонал при заданной целевой производительности ERP-системы. По мере роста предприятия, усложнения задач и увеличения объемов данных существует возможность перейти на другую СУБД (например, с Microsoft SQL Server на Oracle) без замены самой информационной системы.

Одноплатформенные ERP-системы изначально ориентированы на использование СУБД конкретного разработчика. В силу данного фактора у предприятия значительно меньше гибкости в части оптимизации инвестиций в выполнение проекта и использование системы. Ниже представлена краткая информация по используемым платформам в каждой из систем:

SAP: Microsoft SQL Server, Oracle, DBII

Oracle: Только Oracle

Axapta (Dynamics AX): Только Microsoft SQL Server

LAWSON M3: Microsoft SQL Server, Oracle, DBII

Стоимость проекта, TCO :

Стоимость проекта внедрения складывается из трех основных составляющих: лицензии системы, техническая поддержка и консультационные услуги по внедрению. Однако не следует забывать, что жизненный цикл ERP-систем составляет 7 – 10 лет, поэтому при расчете совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) добавляются затраты на персонал (заработная плата, обучение) и инфраструктуру (сервера, сетевое оборудование, рабочие станции, системное ПО и т.п.) в течение срока внедрения и эксплуатации ERP-системы. Ниже представлена экспертная оценка TCO по каждой из систем:

SAP : Высокая

Oracle : Высокая

Axapta (Dynamics AX): Средняя

LAWSON M 3: Средняя

Производителем системы LAWSON M3 является компания LAWSON Software. Компания образована в США 1975 г. со штаб-квартирой в г. Сен-Пол и насчитывает около 3,600 сотрудников (direct offices) по всему миру. У компании 4,000 клиентов в 40 странах, 7,000 инсталляций. Компания LAWSON Software также представляет систему S3 (HR & Payroll). Является глобальным бизнес-партнером IBM.

5.3. Конкурентные преимущества LAWSON M 3

Мировое признание:

LAWSON является брендом мирового уровня. Присутствие в 40 странах мира, поддержка 20 языков. Устойчивое финансовое положение.

Технологичность:

Одна из немногих компаний на сегодняшний день, которая инвестирует в развитие программных продуктов. Применяются передовые и самые эффективные технологии.

Специализация:

Отраслевые решения для фокусных отраслей, обладают высокой специализацией под потребности отрасли, а так же адаптированной для отрасли методологией внедрения.

Лояльность клиентов:

Для компании характерна высокая лояльность клиентов, благодаря корпоративной политики ориентированной в первую очередь на клиента.

Глобальное партнерство:

Благодаря стратегическому партнерству с компаниями мирового уровня, LAWSON предлагает решения, отвечающие высочайшим мировым требованиям.

5.4. Отраслевые решения на базе LAWSON M 3

Специализированные решения LAWSON МЗ разработаны специально для конкретных отраслей - это пищевая и химическая промышленность, добыча полезных ископаемых, нефть и газ, машиностроение, производство оборудования, фармацевтика, мебельное производство, дистрибуция, розничная торговля, сервисное и техническое обслуживание, логистика, финансы, телекоммуникации. В системе учтены специфические потребности предприятий со сложными цепочками поставок, которым приходится работать в условиях жесткой конкуренции, при ограниченных внутренних ресурсах.

Отраслевые решения на базе LAWSON M3 проиллюстрированы на рисунке:

Комплекс решений LAWSON МЗ позволяет учесть особенности той или иной отрасли, в рамках которой осуществляется работа предприятия. Интегрированное отраслевое решение МЗ столь же легко адаптируемо к специфике построения и ведения бизнеса конкретной компании. Это ключевая особенность линейки продуктов LAWSON МЗ, которая обеспечивает индивидуальный подход к каждому клиенту и позволяет настроить систему с учетом его потребностей.

Из всего вышеизложенного можно заключить, что решение LAWSON M3 - достойная альтернатива таким системам как SAP, Oracle, Axapta.

Заключение

Несмотря на сравнительную молодость ИТ-отрасли как таковой, это уже вполне сформировавшийся рынок, с брэндами-лидерами и лидирующими продуктами. На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, взаимоотношениями с клиентами, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.

В России, несмотря на большие затраты, связанные с внедрением информационной системы, владельцы крупных и средних предприятий понимают необходимость и огромную важность перехода на новый уровень управления предприятием или производством. Не взирая на множество неудачных попыток внедрения информационных систем, многие компании по всему миру серьезно задумываются о создании системы для улучшения своей деятельности. Скорее всего, это вполне оправдано, так как при разумном профессиональном подходе к внедрению информационной системы, можно создать инструмент для более эффективного управления бизнесом.

В заключение необходимо подчеркнуть, что и заказчику, и поставщику решения еще до выбора того или иного ПО для создания ИС необходимо, прежде всего, провести анализ, что им действительно необходимо автоматизировать, после чего заняться проектированием. Другими словами, только тщательное предпроектное обследование, а затем проектирование с учетом всех особенностей реальной структуры управления конкретной компании дадут в итоге действительный эффект от внедрения автоматизированной информационной системы, к которому в конечном итоге стремятся и заказчики, и системные интеграторы.

Список используемой литературы

1. М. Хохлова, статья «Современный рынок систем управления предприятием»

2. Д. Глямшин, статья «Выход из кризиса – система управления»

3. Ю. Токарев, статья «Корпоративные информационные системы и консорциум разработчиков»

4. М. Ильина, статья «Теория и методы промышленного управления»

5. В. Баронов, И. Титовский, статья «Методы построения систем управления»

6. В.П. Нестеров, И.Б. Нестеров, статья «Автоматизация деятельности организации»

8. С. Колесников, статья «Бизнес процесс реинжиниринг и внедрение автоматизированных систем управления»

9. С. Колесников, статья «Об оценке эффективности внедрения и применения

10. ERP систем»

11. В.П. Нестеров, «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений»

12. И.И. Карпачев, «Классификация компьютерных систем управления предприятием»

"Финансовая газета", 2009, N 24

Процессное управление становится для многих руководителей стандартом "де-факто", однако без использования современных инструментов управление бизнес-процессами организовать в компании достаточно сложно, и это в первую очередь связано с их сложностью как объектов управления. Помимо определения бизнес-процесса, его описания, совершенствования и регламентации необходима его "сквозная" автоматизация для внедрения в компании.

Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.

Несмотря на общее увлечение внедрением систем класса ERP, получаемые результаты не обеспечивают "сквозную" автоматизацию бизнес-процессов, и поэтому сейчас наблюдается рост интереса к решению ее задач с помощью специализированных информационных систем класса Business Process Management System (BPMS, BPM-система).

Системы класса BPMS являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Эксперт из Delphi Group (Бостонская консультационная компания, специализирующаяся в области workflow) высказывается по этому поводу: "Управление потоком работ подчеркивает важность процесса, которому отводится роль контейнера для информации... В основе этой модели лежат процессы, а не информация". Следовательно, workflow/BPM-система - это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание бизнес-процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие приложения. Фактически workflow/BPM-системы являются реакцией IT-рынка на процессный подход к управлению.

В то же время реалии российского рынка автоматизации бизнес-процессов имеют свою специфику, связанную с достаточно сильным присутствием на рынке систем класса Document Management System - DMS, которые в своем составе помимо функциональности хранения и поиска документов имеют модули маршрутизации документов - Docflow. Проблема заключается в том, что многие заказчики пока еще не различают функциональность Docflow и Workflow между собой, и при выборе информационных систем ищут единую платформу для решения задач управления документами и управления бизнес-процессами, несмотря на то что это разные классы систем. Поэтому при выборе информационной системы часто встречаются требования к функционалу, который присутствует в системах разного класса, что показывает недостаточную развитость рынков информационных систем управления документами и управления бизнес-процессами, в результате чего разные по своей сути задачи пытаются решить с помощью одного инструмента.

Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами. Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.

Внедрение BPM-систем тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPM-системы необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.

Основные классы BPM-систем

Если проанализировать аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для "сквозной" автоматизации данного процесса.

Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т.е. бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Всего, по мнению аналитиков Gartner, выделяется пять классов BPM-систем:

административные системы, отвечающие за контроль поручений;

средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow;

BPM-компоненты других систем - внутренние workflow-модули в других системах;

BPM-системы, предназначенные для интеграции, - системы с функционалом интеграции "система-система";

самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Следует отметить, что рынок BPM-систем, несмотря на сильную динамику развития, имеет большое число поставщиков, что, по мнению аналитиков Gartner, приведет в ближайшее время к масштабным слияниям и поглощениям. Разработчики "тяжелых" ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, и в дополнение к этому системы управления документами Document Management System (DMS) включают покупные или собственные workflow-модули, что в совокупности обусловливает усиление конкуренции на этом рынке и усложнение задачи выбора BPM-системы.

Области применения BPM-систем

В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование "монолитных" ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPM-систем. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPM-систем в банке является автоматизация процессов розничного кредитования. Доказательством этого может служить автоматизация процесса "Автокредитование" в Собинбанке, выполненная специалистами компании IDS Scheer на платформе Ultimus BPM Suite. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPM-системы, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов). Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке.

В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. Например , процесс "Организация подключения абонентов" был автоматизирован в телекоммуникационной компании КОМКОР с использованием BPM-системы Ultimus BPM Suite. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.

Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPM-систем в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например, в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур.

Важно отметить, что BPM-система может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей - все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPM-систем, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов.

Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPM-систем, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы. Некоторые компании используют BPMS для управления соответствием требованиям такого закона, как закон Sarbanes-Oxley (SOx), что позволяет создать систему внутреннего контроля, большинство действий в которой выполняется в автоматическом режиме (контрольные процедуры, создание свидетельств контроля и т.д.).

Еще одной обширной областью использования BPM-систем является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPM-систем, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др. Есть примеры использования BPM-систем в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).

Критерии выбора BPM-систем

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-системы, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, "громкость" имени и, конечно, стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений. Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров BPM-системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно, поэтому необходимо ответить на следующие вопросы:

каким образом выбрать информационную систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации;

как расставить приоритеты для бизнес-процессов, требующих автоматизации;

будет ли эффект от внедрения превышать затраты на приобретение BPM-системы.

Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100. Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:

поддержка задач "человек-человек" и удобство интерфейса пользователя;

поддержка организационной структуры и ролевых групп;

возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;

возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя;

удобство использования и администрирования;

присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;

поддерживаемые архитектуры и стандарты;

производительность и масштабируемость;

способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;

понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;

возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;

поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);

присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;

невысокая совокупная стоимость владения.

Учитывая указанные требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система.

Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам. Сейчас на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPMS, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации. Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе. На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также "попробовать", как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется "пилотное" внедрение BPM-системы на одном процессе.

Опыт реализации проектов показал, что выбор BPM-системы может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.

Заключение

По мнению аналитиков Gartner, к 2012 г. уже большинство компаний приобретет опыт управления бизнес-процессами и встанет на путь их усовершенствования.

Переход к процессному управлению может быть постепенным и проводиться через автоматизацию небольших процедур и вспомогательных процессов с использованием BPM-систем, поэтому, выбирая BPM-систему, необходимо понимать стратегические преимущества подхода с точки зрения изменения системы управления компанией. Важно отметить, что процессный подход и BPM-системы позволят применять такие современные подходы, как сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture - SOA).

Однако основной помехой внедрению BPMS в России является непонимание всех преимуществ процессного управления. Приверженность функциональной схеме управления часто не дает возможности сделать полноценную автоматизацию бизнес-процессов и внедрить процессное управление. Но в то же время усиление конкуренции во многих российских отраслях позволяет надеяться, что задачи совершенствования бизнес-процессов станут насущной потребностью, что вызовет еще больший интерес к BPM-системам.

А.Коптелов

Директор проекта "Контроллинг 24"

Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ