Кадровое дело документы необходимые для оформления. Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!
Перечень обязательных кадровых документов организации
| Документ | Закон | Срок хранения | Примечание | |
| 1. | Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника. | |
| 2. | Коллективный договор | ч.2 ст.190 ТК РФ | Все время существования компании | Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д. |
| 3. | Правило трудового распорядка | ч.4 ст.189 ТК РФ | Все время существования компании | Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ. |
| 4. | Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст.21 ТК РФ | Все время существования компании | При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная). |
| 5. | Положение об аттестации работников | ст.81 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения аттестации |
| 6. | Протокол заседания аттестационной комиссии | 15 лет | Оформляется аттестационной комиссией | |
| 7. | Положение о системе обучения | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов. |
| 8. | Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) | Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. | Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки. | |
| 9. | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей. |
| 10. | Приказы по основной деятельности | Все время существования компании | ||
| 11. | Журнал регистрации входящих /исходящих документов | Все время существования компании | Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу | |
| 12. | Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет | Регистрируются командировочные удостоверения | |
| 13. | Книги учета приказов | перечень Росархива от 06.10.2000 г. | Время хранения приказа | Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д. |
| 14. | Должностные инструкции | Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками. | ||
| 15. | Штатное расписание (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 лет | При каждом изменении формируется новое штатное расписание. |
| 16. | График отпусков | ст.123 ТК РФ | 1 год | Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года. |
| 17. | Трудовой договор | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 лет | Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу. |
| 18. | Приказ о приеме на работу | ст.68 ТК РФ | 75 лет | Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. |
| 19. | Трудовая книжка | ст.66 ТК РФ | 50 лет | Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука. |
| 20. | Личная карточка работника (ф.Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет | Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности |
| 21. | Анкета сотрудника | 75 лет | Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. | |
| 22. | Личное дело | 75 лет | Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. | |
| 23. | Приказ о переводе на другую работу | ст.72.1. ТК РФ | 75 лет | Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка. |
| 24. | Приказ об увольнении | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 лет | При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины |
| 25. | Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках | ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. | 5 лет | Оформляются по распоряжению руководителя |
| 26. | Табель учета рабочего времени | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 лет | Учитывается фактически отработанное время |
| 27. | Договор о материальной ответственности | 5 лет | Заключается с материально ответственным лицом | |
| 28. | График сменности | 5 лет | В случае работы по сменам. | |
| 29. | Список работников, работающих на вредном производстве | 75 лет. | Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии) | |
| 30. | Список работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | Для начисления льготной пенсии | |
| 31 | Инструкция по технике безопасности | ст.212, 225 ТК РФ | Постоянно | |
Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада. Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера. Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием. При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись. |
Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора - его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая "первичка" предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка "основание" приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь - цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново ().
Книжные тонкости
Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:
- о порядке оформления трудовой;
- о внесении записей при увольнении;
- о правилах исправления в трудовой.
Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:
- он проработал в ней свыше 5 дней;
- это место работы для него основное ().
Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, "переносить" в новую трудовую "заграничный" стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.
А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из "заграничной" не нужны ().
А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора - по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?
Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).
Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.
Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.
Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: "Запись под номером таким-то недействительна". Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.
В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, "закрывают" печатью и подписями.
Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.
Обязательны, но не для всех
Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.
Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах |
|
| Название документа | Обстоятельства, при которых документ становится обязательным |
Коллективный договор | Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению |
Должностные инструкции | Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах |
Положение об оплате и стимулировании труда работников | В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием |
График сменности | Сменная работа |
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения | В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну |
Договор о полной материальной ответственности | Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12) |
Журнал прохождения медосмотров | Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13) |
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности | В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, "повышено опасной" признается строительная деятельность. |
В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция - "не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника" (*14).
В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).
На ваше усмотрение
- служебные и докладные записки;
- личные дела;
- справки о трудовой деятельности;
- штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие - пока вакантны;
- номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 "Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения" (
Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.
Что такое кадровое делопроизводство?
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция
Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.
Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.
Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.
После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.
Обязательные внутренние документы
Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.
Документы, которые должны быть в организации:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персональных данных;
- график отпусков;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- табель учета рабочего времени.
Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:
- должностные инструкции;
- Положение об оплате труда и премировании;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение об аттестации;
- коллективный договор;
- Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
- Положение о командировках;
- личные дела сотрудников и т.д.
Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).
Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.
Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству
Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.
Документы, которые должны быть на каждого сотрудника
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.
На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.
По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.
На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.
По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.
По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.
Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы по личному составу;
- трудовая книжка (кроме совместителей);
- личная карточка;
- согласие на обработку персональных данных.
Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.
Новые требования к кадровому учету от 2019 года
В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.
Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:
- прием на работу;
- уведомление о начале отпуска;
- ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
- оформление командировок;
- формирование графика отпусков и т.д.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.
Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.
Заказать услугу
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
- трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
- трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
- медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
- документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
- по форме Т-1;
- личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .
Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !
Документы в процессе трудовой деятельности
В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:
- приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
- дополнительное соглашение. Например, при или .
Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .
Документы при увольнении
Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:
- заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;
- соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
- приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .
Локальные акты
Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
- штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье « ;
- , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.
Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.
Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .
Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации
Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
- дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
- в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Кроме того:
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000-3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
- ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
- ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.
Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.
- Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
- Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
- Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
- Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
- Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
- Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
- Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
- Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.
2. Введение в работу кадровика
Первые шаги
С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.
Важно помнить, что Вы - на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.
Для начала необходимо следующее:
- выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
- ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
- оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
- иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)
При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.
При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.
Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.
Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.
Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.
Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.
Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).
При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).
Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.
Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.
3. Освоение обязанностей кадровика
Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.
- Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один - для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
- Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».
Вам придется:
- выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
- собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.
Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.
4. Работа по содержанию
Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.
- Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
- Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.
Гл. 2. Профессионализация кадровика
Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.
Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего - только конкретные действия при отсутствии общего видения.
На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.
Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.
Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.
Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров - интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.
В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.
Приложения
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров:
N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.
Председатель Госкомстата России
В.Л.СОКОЛИН
Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.
Номенклатура дел ОК.
«Утверждаю»
Директор предприятия/Зам. по кадрам
« » _________ 201_ г.
- Папка корпоративных приказов.
- Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
- Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
- Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
- Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
- Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
- Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
- Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
- Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
- Папка с планами корпоративной и кадровой работы.
Примечания
- Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
- Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
- Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
- Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.
Федотов Александр Васильевич
Независимый HR-эксперт
- Корпоративная культура
Ключевые слова:
1 -1