Заключение договора не в бумажном, а элект­ронном виде экономит сторонам сделки и время, и средства. Однако этот способ оформить правоотношения имеет и некоторые риски, особенно с точки зрения доказывания заключенности такого договора. Какие правила необходимо соблюдать, чтобы бездокументарное соглашение имело силу? Учитывать требования закона, использовать электронную подпись или заключать первоначальный договор в бумажной форме с условием о дальнейшем электронном взаимо­действии.

В последнее время широкое распространение получил элект­ронный до­кумен­тооборот, поз­воляющий его пользователям оптимизировать временные и финансовые ресурсы, оперативно решать поставленные задачи, в том числе задачи, связанные с заключением гражданско-правовых сделок. Субъекты предпринимательской деятельности могут заключить гражданско-правовой договор в электронном виде, подписав его электронной подписью, а также установить электронный до­кумен­тооборот для своего удобства. При желании они могут даже договориться об осуществлении платежей по такому договору не обычными, а электронными деньгами.

Использование современных технологий облегчает жизнь участникам оборота, но в то же время оно сопряжено с определенными рисками в доказывании факта заключения элект­ронного договора.

Закон предусматривает возможность заключения электронных договоров

По общему правилу сделки юридических лиц между собой должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления до­кумен­та, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Письменную форму договора закон рассматривает довольно широко. Так, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного до­кумен­та, подписанного сторонами, а также путем обмена до­кумен­тами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что до­кумен­т исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Можно выделить несколько случаев, в которых заключение электронных договоров посредством подписания элект­ронной подписью допускается нормативными актами:

• заключение контракта по результатам электронного аукциона на специальной интернет-площадке — единой информационной системе (ст. 70 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»);
• использование простой элект­ронной подписи при оказании различных государственных и муниципальных услуг (постановление Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг»);
• подписание электронных уведомлений о назначении руководителя и (или) членов совета директоров профессиональных участников рынка ценных бумаг, направляемых в ЦБ РФ (информационное письмо Банка России от 24.10.2014 № 06-57/8401 «О представлении уведомлений в форме электронного докумен­та с электронной подписью») и др.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано в установленном порядке электронной подписью, рассматривается как обмен до­кумен­тами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). При использовании электронной подписи для подписания элект­ронных договоров в обычном гражданском обороте сторонам необходимо соблюдать требования специального законодательства, регулирующего правовые и технические аспекты использования электронной подписи в РФ, в первую очередь положения Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи).

Электронное соглашение требует усиленной электронной подписи

Законодательство признает равнозначность собственноручной и электронной подписей, но только при соблюдении определенных условий (ст. 1, п. 3 ст. 4 Закона об элект­ронной подписи). В частности, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, не признается электронным до­кумен­том, равнозначным до­кумен­ту на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления до­кумен­та исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Кроме того, если электронный до­кумен­т подписан усиленной электронной подписью и признается равнозначным до­кумен­ту на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, то для такого до­кумен­та считается выполненным установленное законом или обычаями делового оборота требование о заверении печатью (про обязательность печатей для хозяйственных обществ см. «ЭЖ», 2014, № 43, с. 09). Правда, сами участники электронного оборота или законодатель могут установить и дополнительные условия для признания такого требования выполненным (п. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Факт применения технических средств и устройств не может являться основанием для признания электронной подписи недействительной или полученной с нарушением установленного порядка оформления до­кумен­тов. Нормативное закрепление такого принципа придает официальный статус электронной подпи­си, приравнивая ее к собственноручной.

Учитывая приведенные выше правовые нормы, можно прий­ти к выводу, что закон допус­кает заключение гражданско-правовых догово­ров путем обмена до­кумен­тами, подписанными усиленными (а не простыми) электронными подписями, поскольку простая электронная подпись может признаваться равнозначной собственноручной только в случаях, преду­смотренных законом, иными нормативными правовыми актами РФ или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо получить квалифицированный сертификат с ключом проверки электронной подписи, созданный и выданный удостоверяющим цент­ром, аккредитованным в порядке, предусмотренном приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320.

Условие договора о переписке в Интернете придаст ей юридическую силу

Договоры в электронной форме, подписанные простой элект­ронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, могут быть приравнены по юридичес­кой силе к договорам на бумажных носителях только при условии, что они заключены во исполнение ранее заключенных сторонами рамочных догово­ров, которые предусмат­ривают такой порядок заключения последующих договоров (абз. 1 п. 2 Рекомендаций по заключению договоров в элект­ронной форме, утв. Ассоциацией российских банков 19.12.2012, далее - Рекомендации).

Однако если стороны идут по пути заключения сначала бумажного договора с последующим до­кумен­тооборотом в электронном виде (заключение дополнительных соглашений, обмен до­кумен­тами и информацией и т.д.), можно вообще обойтись без использования электронной подписи, поскольку действующим законодательством РФ допус­кается обмен информацией посредством электронной поч­ты без заключения соглашения об обмене элект­ронными до­кумен­тами и без применения электронной подпи­си. Получение или отправка сообщения с использованием элект­ронного адреса элект­ронной почты, известного как почта самого лица или служебная поч­та его уполномоченного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011). Такой способ взаимодействия участников гражданского оборота, закрепленный в догово­ре, в настоящее время является вполне легитимным при условии, что стороны его закрепили в своем соглашении (постановления ФАС Цент­рального округа от 21.01.2010 № Ф10-5994/09 по делу № А14-3050/2009/122/15, Московского округа от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977).

Если ни законодательно, ни соглашением сторон требования к до­кумен­тированию информации по тем или иным правоотношениям не установлены, участники гражданского оборота вправе использовать обмен электронными письмами без проставления электронной подписи, при условии, что такие письма позволяют установить отправителя, адресата, дату и время его отправки и информацию о получении, чтобы их можно было расценивать как относимые, допус­тимые и достоверные доказательства (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.06.2014 по делу № ­А33-15050/2013).

Государственная регистрация и электронный договор несовместимы

Необходимо иметь в виду, что далеко не все договоры могут заключаться в электронном виде. В частности, нельзя заключать в электронном виде договоры, для которых предусмотрено требование об обязательном нотариальном удос­товерении (договор ренты, договоры купли-продажи, дарения, залога долей в уставном капитале хозяйственного общества).

Спорным является вопрос о необходимости соблюдения простой письменной формы сделок при их совершении между юридическими лицами. С одной стороны, подписание электронного договора усиленной квалифицированной элект­ронной подписью признается равнозначным до­кумен­ту, составленному в письменном виде и подписанному собственноручной подписью (ст. 1, ч. 3 ст. 4 и п. 1 ст. 6 Закона об элект­ронной подписи). Но с другой стороны, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается элект­ронным до­кумен­том, равнозначным до­кумен­ту на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления до­кумен­та исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи).

По сути, требование к участникам гражданского оборота о соблюдении простой письменной формы сделки, невыполнение которого влечет ее недействительность, и является таким требованием о составлении до­кумен­та исключительно на бумажном носителе, о чем свидетельствует сам текст формулировки: «Договор должен быть составлен в прос­той письменной форме». Например, требование ст. 362 ГК РФ об обязательной простой письменной форме догово­ра поручительства.

Если законом не предусмот­рено такое последствие при несоблюдении простой письменной формы сделки, как признание ее недействительной, то для ее заключения в электронном виде нет препятствий.

Положение о соблюдении простой письменной формы сделки нельзя расценивать как требование о составлении до­кумен­та исключительно на бумажном носителе, поэтому такую сделку можно оформить в электронном виде и подписать электронной подписью (например, договор поставки между компаниями). Однако несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Участники оборота не смогут также заключить в элект­ронной форме договор, который должен быть представлен на государственную регистрацию для оформления перехода прав (договор купли-продажи недвижимости, договор аренды недвижимости, договор об ипотеке и др.), поскольку Федеральный закон от 21.07.97 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» не предусматривает возможности представления на регистрацию флэш-накопителей с электронными договорами вместо бумажных до­кумен­тов. Несмотря на то, что подлежат регистрации не сами договоры, а только переход прав по ним, заключение договоров в электронном виде не позволит регистратору проставить на них регистрационный штамп о проведенной регистрации.

Электронная подпись должна быть действительна, а удостоверяющий центр - аккредитован

Заключение электронного договора происходит по модели «оферта - акцепт», которыми обмениваются стороны. Они должны иметь усиленные квалифицированные электронные подписи для подписания элект­ронных до­кумен­тов.

Закон об электронной подписи не требует, чтобы свои усиленные квалифицированные электронные подписи стороны электронной сделки получали в одном и том же аккредитованном удостоверяющем центре. Это могут быть разные удостоверяющие центры, а достоверность обращения к ним за получением квалифицированного сертификата можно уточнить на основании представленных до­кумен­тов (анкета, учредительные и иные до­кумен­ты заявителя, заявление о заключении договора на выполнение работ по изготовлению сертификата ключа проверки электронной подписи и ключа электронной подписи).

Само заключение электронного договора может происходить на интернет-площадке, которая предоставляет такую возможность, либо если одна из сторон договора профессио­нально занимается коммерческой деятельностью, предлагая своим клиентам такой способ оформления сделки. Например, микрофинансовая организация, предоставляющая займы под процент, на своем сайте обеспечивает возможность зарегистрировать аккаунт, установить специальное программное обеспечение, через тот или иной удостоверяющий центр получить ЭЦП и начать работу.

Заключение электронных договоров также возможно посредством использования специальных функциональных систем с установкой необходимого программного обес­печения, в рамках которых возможен электронный до­кумен­тооборот. Такую услугу на практике часто предоставляют сами удостоверяющие центры.

Доказательством составления стороной по договору до­кумен­тов (в том числе оферты, акцепта) в электронной форме может являться квалифицированная электронная подпись отправителя до­кумен­та (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Наличие электронной квалифицированной подписи в элект­ронном до­кумен­те, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, то есть «исходит от стороны по договору» (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Однако эта презумпция может быть опровергнута в судебном порядке.

Заключая электронный договор со своим контрагентом, участник оборота должен проверить, что у того имеется усиленная квалифицированная электронная подпись на основании квалифицированного сертификата, созданного и выданного удостоверяющим цент­ром, аккредитация которого действительна на день его выдачи, притом что сам сертификат действителен на момент подписания электронного до­кумен­та. Если в квалифицированном сертификате предусмотрены какие-либо ограничения, необходимо также проверить, соблюдены ли они.

В противном случае без проведения вышеуказанной проверки участник оборота рис­кует столкнуться с тем, что суд просто признает недоказанным факт заключения электронного договора. Так, в одном деле суд, отказывая истцу в удовлетворении требования о взыскании стоимости оборудования, указал на то, что им не были представлены доказательства, подтверждающие факт заключения договора поставки и его подписания электронной подписью. Истец в обоснование своих доводов представил флэш-накопители, на которых были представлены файлы, составляющие электронный договор, однако согласно заключению эксперта электронные до­кумен­ты от имени ответчика были подписаны недействительной электронной подписью. Сертификат ключа электронной подпи­си, а также доказательства его внесения в реестр сертификатов ключей электронных подписей истец не представил (постановление ФАС Центрального округа от 07.04.2014 по делу № А62-2893/2011).

Помимо этого, для подтверждения факта заключения элект­ронного договора истец может привлечь к участию в деле аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал соответствующий квалифицированный сертификат электронной подписи (или сразу два таких удостоверяющих центра, если сертификаты он и ответчик оформляли в разных центрах), который может подтвердить принадлежность сертификатов сторонам спора. В крайнем случае можно ходатайствовать о назначении по делу компьютерной экспертизы для устранения всех спорных вопросов.

В заключение отметим, что участники гражданского оборота вправе не только заключить электронный договор, когда для этого нет препятствий, но и провести платежи по нему электронными денежными средствами через кредитные организации. Такая возможность предусмотрена ст. 7, 9, 12, 13 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Судебное решение

Постановление ФАС Центрального округа от 24.04.2013 по делу № А62-2893/2011

Общество с ограниченной ответственностью обратилось в арбитражный суд с иском к индивидуальному предпринимателю о взыскании стоимости оборудования, которое общество приобрело для ответчика за собственный счет, а также доходов, которые ответчик должен был извлечь из использования такого оборудования. В первой, а затем и в апелляционной инстанциях истец спор проиграл. Представленный истцом флэш-накопитель с файлами договора поставки, по мнению судов, не подтверждал факт заключения договора поставки.

Однако суд округа с этим выводом не согласился. В материа­лы дела был представлен акт экспертного заключения, в котором были проанализированы файлы, содержащие текст договора поставки. Время создания данных файлов было установлено экспертами и зафиксировано согласно данным файловой системы FAT, при этом договоры содержали электронную подпись. Поскольку нижестоящий суд никакой оценки данным доказательствам не дал, окружной суд решение отменил и направил дело на новое рассмот­рение.

Можно ли подписать договор электронной подписью? Как выглядит эта процедура, какими документами (если это применимо) сопровождается? Где можно проверить правомочность подписи?

да, можно, только договор должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Стороны при заключении договора могут обмениваться письменными документами не только по почте РФ, но и с помощью электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом договор, подписанный электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, направленный контрагенту по электронной почте, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Это связано с тем, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Поэтому если Ваша организация и контрагент будут иметь по сертификату ключа проверки электронной подписи, можно будет обмениваться документами по электронной почте без опасения, что сделка будет признана недействительной, а у контролирующих органов возникнут претензии к оформляемым документам.

сайте госуслуг . Заинтересованное лицо может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров и в список доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России . На сайте в поле «Выберите сертификат для проверки» нужно выбрать сертификат, подлинность которого требуется подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Из рекомендации Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот», Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента

Как упростить документооборот в бухгалтерии

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.

Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов.

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.

Из рекомендации Виктора Анохина , доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке, Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист», Максима Козлова, заместителя начальника юридического отдела ЗАО УКБ «Белгородсоцбанк»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

Вопрос о заключении договоров путем обмена письмами встает перед юристом в случае, когда договоренности между контрагентами достигнуты посредством телефонных переговоров или с помощью иных средств связи (факсимильной, телеграфной, электронной). Иногда стороны находятся в разных регионах. Или стороны по каким-то другим причинам не могут подписать единый письменный документ.

Особенно важно отрегулировать этот вопрос, если организация планирует регулярно заключать договоры именно путем обмена письмами. Кроме того, часто договоры путем обмена письмами заключают не юристы, а менеджеры отдела продаж и (или) отдела закупок. Менеджерам нужны строгие инструкции по заполнению оферты и акцепта. Поэтому важно разработать утвержденную форму документов (например, предложение заключить договор поставки, договор оказания услуг) и предусмотреть строгие правила внутри компании по вопросу регулирования отношений с потенциальными контрагентами. В частности, переписка должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Важно отметить, что с 1 июня 2015 года в Гражданском кодексе РФ появилась новая статья 434.1«Переговоры о заключении договора». Законодатель установил требования к проведению переговоров, за нарушение которых наступает преддоговорная ответственность.

Подробнее об этом см.:

· Законодатель урегулировал отношения сторон при проведении переговоров;

· Что нужно учитывать сторонам, вступая в переговоры о заключении договора.

Какими способами можно заключить договор

Сделки между юридическими лицами должны быть совершены в простой письменной форме за исключением тех сделок, которые требуют нотариального удостоверения. Такое правило содержится в пункте 1 статьи 161 Гражданского кодекса РФ. Кроме того, в ряде случаев есть дополнительное требование: сделку, совершенную в простой письменной форме, нужно зарегистрировать.

«Простая письменная форма» не означает, что это должен быть именно один документ, подписанный обеими сторонами. Закон предусматривает много способов для совершения сделок в простой письменной форме. Договор можно заключить путем:

· составления одного письменного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

· обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами (в т. ч. электронными документами, передаваемыми по каналам связи), позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

· подписания протокола о результатах проведения торгов. Он имеет силу договора в случае, когда предметом торгов было именно заключение договора, а не право на заключение договора (п. 5 ст. 448 ГК РФ);

· присоединения к договору, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах (ст. 428 ГК РФ);

· совершения лицом, получившим оферту в срок, установленный для ее акцепта, конклюдентных действий по выполнению указанных в ней условий договора, в том числе по отгрузке товара, предоставлению услуг, уплате денежной суммы и т. д. (п. 3 ст. 438 ГК РФ);

· выдачи документа, необходимого для того, чтобы письменная форма договора считалась соблюденной. Например, для договора хранения таким документом может быть сохранная расписка или иной документ, подписанный хранителем (п. 2 ст. 887 ГК РФ);

· направления акцепта на оферту, размещенную в сети Интернет.

Электронный документ, передаваемый по каналам связи, – это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту. Такое новое понятие ввел законодатель с 1 июня 2015 года абзацем 2 пункта 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ.

Что необходимо проверить при заключении договора

При заключении договора путем обмена письмами юристу необходимо совершить ряд действий, которые нужно было бы совершить и при обычной процедуре заключения договора. Подробнее об этом см. Как проверить нового контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).

Но следует учесть две особенности такого способа заключения договора.

Во-первых, нужно более тщательно подойти к проверке полномочий подписанта. Если бы переговоры проходили в офисе одной из сторон, можно было бы легко проверить подлинники документов (устав, лицензии и т. д.). Заключая договор «на расстоянии», нужно запросить у контрагента необходимые документы, чтобы исключить юридические риски. В противном случае может оказаться, что переписка не будет иметь юридических последствий для обеих сторон, так как со стороны контрагента документы подписаны неуполномоченным лицом.

Во-вторых, нужно, чтобы полное согласие сторон по существенным условиям договора было выражено четко и недвусмысленно.

Идеальный вариант, когда одна сторона посылает оферту, а другая сторона направляет согласие на заключение договора – акцепт.

Электронные письма

Договор можно заключить и путем пересылки писем по электронной почте. Такой способ раньше вызывал много вопросов. Например: имеют ли письма, отправленные по электронной почте, такую же силу, что и письма, отправленные классическим почтовым отправлением. Но в последнее время с развитием интернет-технологий участники гражданского оборота признают легитимность отправленных писем. В ходе судебных процессов даже не ставится под сомнение легитимность того, что обмен письмами осуществляется не по почте, а по Интернету.

Пример из практики: суд признал, что стороны заключили договор посредством электронной почты, несмотря на то что сам договор требовал обмена документами по факсимильной связи

ЗАО «Т.» обратилось в суд с иском о взыскании неосновательного обогащения в размере 640 000 руб. и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ в размере 12 400 руб. Истец оспорил в суде как сам факт заключения договора подряда, так и факт выполнения работ подрядчиком.

Суды установили, что стороны согласовали все существенные условия договора и при этом ответчик исполнил свои обязательства. На довод истца о несоблюдении формы сделки суды ответили следующее. Действительно, согласно пункту 9.2 договора он считается заключенным посредством обмена документов по факсимильной связи. Тем не менее суд кассационной инстанции указал: «суды правильно пришли к выводу, что не имеет правового значения тот факт, что обмен документами произведен не по факсимильной связи, а посредством электронной почты» (постановление ФАС Московского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А40-125570/10-47-1097).

Внимание! Главный риск и сложность применения электронных писем состоит в том, как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим.

Ведь законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту. А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за три минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации – стороны договора.

Пример из практики: суд не принял электронную переписку в качестве доказательства и перечислил, каких сведений для этого не хватило

ООО «А.» обратилось в суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции в части отказа в возмещении 1 817 899 руб. налога на добавленную стоимость.

Чтобы доказать реальность совершенных сделок, ООО «А.» представило суду отчеты поверенного и электронную переписку с контрагентами. Суд не принял распечатку электронной переписки. Суд указал, что такая переписка сама по себе не свидетельствует о реальности хозяйственных операций, так как отсутствовали адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, а также о почтовом сервере, с которого отправлено электронное сообщение (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008 по делу № А32-20193/2007-3/370).

Если возникнет спор в суде, необходимо сослаться на следующее положение Арбитражного процессуального кодекса:

«Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным судом Российской Федерации» (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Исходя из указанной выше нормы Арбитражным процессуальным кодексом РФ, если электронная переписка является основным средством обмена информацией между сторонами сделки, то имеет смысл включить оговорку о статусе электронной переписки непосредственно в договор.

Подробнее об этой теме см. также Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства.

Электронная подпись

По закону порядок заключения договора путем обмена электронными письмами существенно не отличается от обычного порядка обмена письмами на бумажном носителе. Но есть некоторые особенности признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

В целях заключения договоров обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в порядке, установленном законом или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Где можно получить ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре.

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные и неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России .

Лучше обратиться в удостоверяющий центр, который имеет госаккредитацию. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте министерства .

Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключквалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи, надо представить следующие документы:

1) физическому лицу:

· паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа электронной подписи;

· свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа электронной подписи (где указан СНИЛС);

2) организации:

· учредительные документы;

· выписку из ЕГРЮЛ;

· свидетельство или другой документ о госрегистрации;

· свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

· документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решение об избрании);

· перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей (для иностранной организации).

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз. 4 п. 3.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19;п. 3 Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России, утвержденногоприказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся руководитель, заместитель руководителя, финансовый директор, главный бухгалтер организации. Важно отметить, что, если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера, начальника договорного отдела), необходимо представить доверенность на право подписывать документы.

После подачи документов удостоверяющий центр должен выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр в своем регламенте устанавливает срок и порядок изготовления сертификата ключа электронной подписи. В итоге владелец электронной подписи получает:

· ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);

· квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России .

Как можно проверить подлинность электронной подписи контрагента

Проверить подлинность электронной подписи можно на сайте госуслуг . Данный сервис предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Пользователь может бесплатно подтвердить подлинность электронной подписи сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в

Гражданский оборот давно требует перехода бизнеса на электронный дoкyмeнтооборот . Однако переходу на электронные дoкyмeнты, в том числе переходу на заключение сделок в электронной форме , активно препятствуют контролирующие органы (особенно налоговые службы), которые, как правило, не могут и не хотят воспринимать тенденции и потребности оборота, не понимают и, видимо, боятся Интернета и современных технологий. Налоговые органы, как правило, не считают заключенными сделки, оформленные путем подписания договора не собственноручной подписью, а через Интернет с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иного aнaлoга собственноручной подписи (АСП), в том числе факсимиле. Они вообще редко воспринимают электронные дoкyмeнты в качестве юридически значимых и имеющих силу дoкyмeнтов.

Требования налоговых и иных контролирующих органов о ведении бумажного дoкyмeнтооборота, о проставлении на договорах, актах, счетах, счетах-фактурах и иных дoкyмeнтах собственноручных подписей представляются не основанными на законе .

Закон прямо предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Составление договора в бумажной форме и собственноручное его подписание - далеко не единственный вариант заключения сделки в письменной форме, как это пытаются представить налоговые органы. Хотя, ради справедливости отметим, с недавних пор налоговые органы информируют, что признают договоры, подписанные электронной цифровой подписью, заключенными в простой письменной форме, но почему-то при этом отказываются воспринимать дoкyмeнты, подписанные иным aнaлoгом собственноручной подписи .

Мы предлагаем внести свой вклад в борьбу за изменение подхода к заключению договоров и к ведению дoкyмeнтооборота, которого придерживаются налоговые органы. Тем более, что такая борьба началась и, более того, суды встают на сторону участников гражданского оборота, налогоплательщиков и совершенно верно признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписанными aнaлoгом собственноручной подписи, которыми стороны договора обменялись через Интернет (например, по электронной почте).

Ниже вашему вниманию предлагается юридическое обоснование действительности договоров, заключаемых в электронной форме, и законности электронного дoкyмeнтооборота.

Обратите внимание, что с 08.04.2011 вступил в силу новый закон об электронной подписи. По своей сути простая электронная подпись относится и к ранее предусмотренному Гражданским кодексом аналогу собственноручной подписи, рассмотренному в настоящем юридическом комментарии, поэтому данные здесь рекомендации и комментарии до сих пор актуальны, но с учетом юридического комментария .

Законные основания для заключения договоров в электронной форме

Для большинства сделок допустима простая письменная форма, если иное прямо не предусмотрено законом для конкретной категории сделок.

Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме

1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

2. Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со статьей 159 настоящего Кодекса могут быть совершены устно.

Статья 159. Устные сделки

1. Сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно.

2. Если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

3. Сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно, если это не противоречит закону, иным правовым актам и договору.

При заключении договора следует иметь в виду два момента:

• способ подписания договора сторонами И
• порядок (способ) заключения договора в письменной форме.

Соответственно, при заключении договора в электронной форме необходимо ответить на два вопроса – как стороны подпишут дoкyмeнты и как ими обменяются.

Способ подписания договоров в электронной форме

Стороны могут договориться, что они признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса). Гражданский кодекс прямо относит факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) и электронную цифровую подпись к aнaлoгам собственноручной подписи, при этом оставляя перечень допустимых АСП открытым. Иными словами стороны договора сами вправе определить используемый ими aнaлoг собственноручной подписи и порядок подписания договора таким АСП .

Гражданский кодекс

Статья 160. Письменная форма сделки

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления дoкyмeнта, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон .

3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.

Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором .

Способ заключения договора в письменной форме

Практический интерес в отношении заключения договоров в электронной форме представляют следующих два способа:

• Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также электронной или иной связи , позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса).
• Заключение договора в электронной форме путем направления одной стороной договора оферты (в том числе, например, самого текста договора), а другой стороной ее принятие путем совершения т.н. конклюдентных действий , т.е. совершение действий по выполнению указанных в оферте условий договора (п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса).

Гражданский кодекс

Статья 434. Форма договора

1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи , позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

Статья 435. Оферта

1. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

Оферта должна содержать существенные условия договора.

2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.

Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

Статья 438. Акцепт

1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом , если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

Арбитражный процессуальный кодекс

Статья 75. Письменные доказательства

3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи , а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором .

Гражданский процессуальный кодекс

Статья 71. Письменные доказательства

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные дoкyмeнты и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность дoкyмeнта способом.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ №6, Пленума ВАС РФ №8 от 01.07.1996 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации"

58. При разрешении преддоговорных споров, а также споров, связанных с исполнением обязательств, необходимо иметь в виду, что акцептом, наряду с ответом о полном и безоговорочном принятии условий оферты, признается совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором (пункт 3 статьи 438).

Следует учитывать, что для признания соответствующих действий адресата оферты акцептом Кодекс не требует выполнения условий оферты в полном объеме. В этих целях для квалификации указанных действий в качестве акцепта достаточно, чтобы лицо, получившее оферту (в том числе проект договора), приступило к ее исполнению на условиях, указанных в оферте и в установленный для ее акцепта срок .

Итак, если стороны решили заключить сделку удаленно, без обмена "бумажными" договорами, подписанными собственноручно, они могут прибегнуть к электронной форме договора и подписать его "электронной подписью", что прямо допускается действующим законодательством.

Для этого согласно требованию п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса в самом тексте договора должно быть прямо предусмотрено, что стороны признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи .

Определение ВАС РФ №653/08 от 07.02.2008

При этом суды исходили из положений статьи 160 Гражданского кодекса, в соответствии с которыми использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Судами не установлено, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи. При этом судами указано, что договор поставки товара от 01.12.2005, являясь по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения являться не может, учитывая отсутствие в его тексте специально оговоренного условия .

При этом, сторонам договора необходимо согласовать, что именно будет являться aнaлoгом собственноручной подписи . Это может быть логин и пароль к аккаунту на сайте, адрес электронной почты и т.п. Как один из наиболее удачных универсальных вариантов можно порекомендовать именно адрес электронной почты, т.к. только конкретные лица имеют доступ к своему электронному ящику, а сообщения фиксируются (сохраняются) на почтовых серверах (такие дoкyмeнты надежнее в доказательственном плане). Адрес электронной почты можно фактически (но не юридически, т.к. юридически законом прямо предусмотрены требования к ЭЦП) рассматривать как своеобразную электронную цифровую подпись, а фактически и юридически он будет являться aнaлoгом собственноручной подписи .

Настоятельно рекомендуем всю корреспонденцию (входящую и исходящую), включая сам договор и связанную с ним переписку, сохранять на почтовых серверах (сохранение ее только на компьютере в случае оспаривания может быть недостаточно).

В этих целях лучше всего подойдет электронный адрес на gmail.com (кстати, почтовый сервис Google можно использовать и для ваших корпоративных ящиков №oi№dex> с вашим собственным доменным именем). Google (Gmail) обеспечивает сохранение как входящих, так и исходящих сообщений, в том числе направляемых через ваш почтовый клиент (Outlook, TheBat и др.), а также принадлежит крупной, уважаемой компании, в связи с чем доверие к доказательствам, хранимым на почтовых серверах Google может быть выше, чем на иных почтовых серверах, принадлежащих, например, хостинг-провайдеру или вообще расположенных на ваших собственных серверах.

Для большей надежности электронной сделки мы рекомендуем также с учетом п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса (предусматривающих заключение сделки путем совершения конклюдентных действий) провести по вашей электронной сделке оплату (или аванс) банковским платежом, в назначении которого указать номер вашего электронного договора, дату его заключения, а также адреса электронной почты сторон (или только плательщика), которые используются сторонами для обмена электронными дoкyмeнтами и признаны ими aнaлoгом собственноручной подписи.

Такое примечание к платежу и сохранение всей переписки на почтовых серверах послужат доказательством того, что направленный исполнителем (продавцом) договор (оферта) и полученный им акцепт договора от заказчика (покупателя) исходили действительно от сторон электронной сделки. А стороны таким образом выполнят требование п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса о том, что при обмене дoкyмeнтами средствами связи должна существовать возможность установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

Также можно в договоры, акты, счета, составляемые в электронной форме, добавлять факсимиле (прямо предусмотрев в электронном договоре такую возможность – как обязательную или возможную, по желанию стороны). Таким образом, при распечатке указанных дoкyмeнтов на них будет отображаться копия собственноручной подписи: в ряде случаев налоговым органам, банкам и т.п. достаточно обычной копии дoкyмeнта, т.е. и необязательно обращать их внимание на то, что договор заключен в электронной форме и подписан aнaлoгом собственноручной подписи.

Для сторон договора, использующих в своей деятельности платежную систему WebMoney и, тем более, проводящих оплату по договору через WebMoney, можно порекомендовать при заключении договора в электронной форме использовать систему WebMoney , а именно сервис "Контракты" Арбитража WebMoney , позволяющий зарегистрированным пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи. Такой способ заключения и подписания договора в электронной форме будет надежнее, если у сторон договора имеются персональные аттестаты WebMoney.

Вполне допустимо заключение электронной сделки путем опубликования исполнителем публичной оферты на сайте и принятия ее заказчиками путем совершения конклюдентных действий, однако рекомендации в этой части потребовали бы значительного увеличения объема данного юридического комментария, а потому не будем здесь углубляться в такой способ заключения электронных договоров.

Законодательство о налогах и бухгалтерском учете в отношении электронных сделок

Почему налоговики и бухгалтеры считают договоры в электронной форме незаключенными, а электронный дoкyмeнтооборот незаконным?

Первые, вероятно, потому, что они далеки от понимания электронного дoкyмeнтооборота и видят в нем много рисков. Хотя по факту риски не выше, чем, например, при обмене собственноручно подписанными договорами по почте или курьером – где здесь гарантия того, что договор подписал действительно генеральный директор? Да даже нотариальное удостоверение сделки не дает 100%-ных гарантий.

Бухгалтерам же ничего не остается, как выполнять необоснованные требования налоговой. Бухгалтер – не юрист, в его задачи входит вести бухгалтерию без лишних вопросов со стороны налоговой, а потому бухгалтер, как правило, будет выполнять любые требования налоговой (в том числе и незаконные), лишь бы оградить предприятие от лишних вопросов со стороны налоговой, от налоговых проверок и штрафов.

Руководителю предприятия необходимо определиться, насколько ему выгодно терять, например, удаленных клиентов или вообще вести бумажный дoкyмeнтооборот, стоит ли единожды воспользоваться услугами юриста в случае претензий налоговой, а после вести свою деятельность без особых проблем, спокойно заключая сделки через Интернет. Каждому предприятию, бизнесу необходимо оценить свою схему деятельности, взвесить риски и в случае необходимости выработать четкую процедуру заключения договоров в электронной форме и саму форму электронного договора, чтобы в случае претензий налоговой суметь отстоять законность своего электронного дoкyмeнтооборота.

На самом деле нет никаких законных препятствий к заключению договоров в электронной форме, а равно к составлению электронных счетов, актов и даже счетов-фактур .

Гражданский кодекс прямо допускает подписание договоров (а соответственно, и всей сопутствующей дoкyмeнтации) не только собственноручной подписью, но и aнaлoгом собственноручной подписи, включая факсимиле, электронную цифровую подпись и любой иной aнaлoг собственноручной подписи, о котором договорятся сами стороны сделки.

Ни Налоговый кодекс, ни Закон о бухгалтерском учете не содержат требований к дoкyмeнтам о том, что они должны быть подписаны именно собственноручной подписью.

Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете"

Статья 9. Первичные учетные дoкyмeнты

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование дoкyмeнта;

б) дату составления дoкyмeнта;

в) наименование организации, от имени которой составлен дoкyмeнт;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных дoкyмeнтов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Дoкyмeнты, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный дoкyмeнт должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных дoкyмeнтов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти дoкyмeнты.

7. Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Налоговый кодекс

6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные дoкyмeнты содержали "личную подпись ", которая необязательно должна быть собственноручной. "Личная" свидетельствует о принадлежности подписи конкретному лицу, "личная" не означает "собственноручная". Иными словами личная подпись может быть и в форме aнaлoга собственноручной подписи , включая электронную цифровую подпись, факсимиле и др. Налоговый кодекс также требует наличие подписи в дoкyмeнтах, но не ограничивает ее вид именно собственноручной подписью.

Предложенный подход к терминологии разделяется и судами (см., например, Постановление ФАС МО по делу №КА-А40/2727-03 – текст решения приведен в выдержках из судебной практики в конце данного юридического комментария).

Таким образом, можно констатировать, что прежняя практика (когда факсимиле не считалась личной подписью, а в отношении счетов-фактур, например, говорилось, что законодательство не предусматривает такой способ подписания) изменилась и изменилась в лучшую, правильную сторону.

Вычет по НДС можно получить и по счету-фактуре, составленному в электронной форме и подписанному aнaлoгом собственноручной подписи (например, факсимиле).

Просим обратить внимание, что данный юридический комментарий не гарантирует вам отсутствие проблем с налоговой в случае заключения сделок в электронной форме и ведения электронного дoкyмeнтооборота. Его цель - показать, что заключение сделок в электронной форме не только законно, но и практически возможно и допустимо, а равно допустим электронный дoкyмeнтооборот. Тем не менее, на практике могут возникнуть проблемы различного рода и надо быть готовыми их преодолевать (но это не значит, что они непреодолимые). Так, даже

Министерство финансов Российской Федерации

Письмо №03-02-08/85 от 26.11.2009

Вопрос: 1. Можно ли при наличии письменного договора, в котором предусмотрено признание электронной цифровой подписи, в дальнейшей работе подписывать первичные дoкyмeнты по этому договору электронной цифровой подписью, а именно новые договора, дополнительные соглашения, счета, акты?

2. Будет ли первичная дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься налоговыми органами? Не является ли такое оформление первичных дoкyмeнтов нарушением порядка ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, установленного законодательством РФ?

3. Будет ли дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься в качестве доказательств в судах РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу об использовании первичных дoкyмeнтов, дoкyмeнтов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон №1-ФЗ) целью названного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных дoкyмeнтах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном дoкyмeнте признается равнозначной собственноручной подписи в дoкyмeнте на бумажном носителе.

Действие Закона №1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (пункт 2 статьи 1 Закона №1-ФЗ).

Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи установлены статьей 4 Закона №1-ФЗ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" расходами признаются обоснованные и дoкyмeнтально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под дoкyмeнтально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) дoкyмeнтами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными дoкyмeнтами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.

Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных дoкyмeнтов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаем, что если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные дoкyмeнты, дoкyмeнты бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом №1-ФЗ .

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин

Напомним, что ЭЦП является одним из видов aнaлoга собственноручной подписи, поэтому данную позицию Минфина можно распространять в собственных интересах и на иные АСП, в том числе на факсимиле, на адрес электронной почты и т.п.

Хотя буквально в начале 2009 года Минфин высказал иную позицию, вероятно, не рассмотрев противоречия. Нижеприведенное письмо Минфина свидетельствует лишь о том, что еще предстоит продолжать битву за электронный дoкyмeнтооборот, хотя в судебной практике уверенно признаются электронные сделки и электронный дoкyмeнтооборот при их верном юридическом оформлении.

Вопрос: Об отсутствии оснований для использования счетов-фактур, составленных с использованием факсимильной подписи, в качестве условия для принятия НДС к вычету, поскольку такие счета-фактуры являются составленными с нарушением установленного порядка.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу правомерности использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур и сообщает.

Согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счет-фактура является дoкyмeнтом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

В соответствии с п. 6 ст. 169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации.

Пунктом 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Таким образом, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

Ссылка на страницу: Заключение договора в электронной форме (через Интернет, по факсу и т.п.) и электронный документооборот. Электронная подпись и письменная форма (автор Вадим Колосов)

ФЗ от 6 апреля 2011 года прията юридическая сила ЭЦП. Согласно принятым положениям, подпись имеет вид простого изображения. С ее помощью разрешается подписать юридический документ, договор купли-продажи или аналогичную документацию.

Применение электронного образца подписи подтверждает согласие ответственного лица на услугу или заключение соглашения. Сила и значимость ЭЦП имеет признание наравне с собственноручно подписанным вариантом.

Использование ЭЦП упрощает вопросы документооборота. Ее сила позволяет ускорить процесс передачи информации о согласии стороны на услугу или действие. Применима подпись в случаях, когда поддерживается система приема/передачи цифровой электронной подписи.

Изображение имеет силу, если оно правильно зарегистрировано и внесено в реестр. Провести эти действия рекомендуется не самостоятельно, а обратившись к специалистам. Это исключит ошибки при создании образца, гарантированно утвердит юридическую силу заложенной информации.

Что придает юридическую силу ЭЦП

Разберем вопрос, что подтверждает юридическую значимость электронной подписи. Справка: электронная подпись - это изображение или группа символов/цифр, позволяющие подписать юридический цифровой документ или поручение.

Важно разделять два понятия: сила и значимость подписи. Информация на бумажном носителе представляет самостоятельный объект. Нанесенный вручную на нее опознавательный знак призван подтверждать его достоверность. Процесс его создания не оспаривает достоверность причастности ответственного лица.

Цифровой вариант подразумевает возможность вмешательства третьих лиц. Только применение сертифицированного ключа подтверждает отношение субъекта к формированию документа. Иметь доступ к зашифрованным данным может только владелец или ответственное доверенное лицо.

Именно благодаря внесению в систему электронного документооборота (СЭД) данных о владельце договор, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу. Он позволяет достичь договоренности между сторонами о признании равнозначности бумажного и цифрового носителя. В этом заключается сила электронной формы подписи.

Формализованные документы

В СЭД формальными документами считаются:

отчетность

счета-фактуры

трудовой договор с
сотрудником, работающим на
удаленной основе

истребуемые
документы, их опись

Юридическое значение подпись принимает в случае соответствия формату и соблюдения условий оформления подписи. Необходима передача электронной информации строго по протоколам. Если после проверки подтверждается достоверность поставленного знака, договор официально признается. Формат подписи должен отвечать правилам регистрации квалифицированной ЭП (КЭП).

При получении подобного договора сторона имеет право на проверку через соответствующие системы. Зашифрованная подпись на информации (КЭП) по умолчанию считается равной собственноручному созданию документа. Она имеет юридическую силу, признается наравне с рукописным вариантом. Подобный электронный договор с изображением подписи, юридическая сила которого признается значимой, регулируется государством.

Неформализованные документы

Признанная юридическая сила электронной подписи формата КЭП подтверждает, что ответственное лицо создало документ собственноручно. Таким образом, носитель является официальным.

В список формального документооборота входят категории:

договоры

доверенности

листы-визитки

чек-листы и т. д

Подобные варианты разрешается подписать простым видом или неквалифицированной подписью. Все лица, причастные к созданию ЭДО, заключают предварительные соглашения о взаимном подтверждении согласия на юридическую силу и значимость подобной подписи.

Необходимым условием является заключение соглашения от обеих сторон. В нем прописывается формат носителя, условия оформления реквизитов и их содержание. Учитываются все детали, нюансы и мелочи. Именно это соглашение позволяет признать достоверность или недостоверность изображения в ходе определения его правовой силы.

Равноценность ЭЦП с бумажным документом

Для многих актуален вопрос, имеет ли силу электронная подпись наравне с бумажным вариантом. Юридическая сила признается за носителем, если он содержит соответствующие реквизиты.

При необходимости рукописный вариант сравнивается с зафиксированными в базах данных образцами из паспортного стола и налоговой инспекции. Для ЭП это отдельная база, в которой содержится полная информация о владельце. Эти данные заносятся при регистрации цифрового автографа, должны иметь полный перечень сведений без ошибок и неточностей. Именно поэтому рекомендуется обращаться к специалистам, чтобы избежать несоответствий.

Составленная по всем правилам подпись приравнивается к рукописному варианту. В зависимости от тонкостей оформления и назначения ее можно применять в создании договоров, соглашений и др. Законодательством признаются электронные носители, в которых проставлены необходимые реквизиты.

Наша компания предоставляет услуги регистрирования и оформления ЭЦП. Гарантируется быстрое и грамотное заведение баз данных. Наши специалисты проведут всю операцию, от сбора реквизитов до установки на ваш ПК.

Оформленная нами электронная подпись имеет юридическую силу и распознается без ошибок. Если вы хотите иметь цифровую подпись, вам достаточно подписать с нами договор на выполнение работ. Стоимость услуг имеет демократичные рамки.

В марте 2011 года общество ООО «СЭЛТЕХСТРОЙ» (далее - ООО) было признано победителем открытого аукциона. Оно подписало контракт в электронном виде и направило его заказчику, ФКУ «Управление автомобильной магистрали Москва-Бобруйск Федерального дорожного агентства». Однако заказчик посчитал контракт подписанным неуполномоченным лицом и в апреле 2011 года обратился в Калужское управление Федеральной антимонопольной службы (УФАС) с заявлением о включении ООО в реестр недобросовестных поставщиков в связи с уклонением от заключения государственного контракта.

События развивались следующим образом:

• в марте 2011 года в ООО произошла смена генерального директора. В соответствии с протоколом общего собрания участников общества от 10.03.2011 № 01/03 и приказом от 11.03.2011 № 2, на момент подписания при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП) государственного контракта В. уже не являлся генеральным директором общества и потому не имел полномочий на подписание такого документа;
• при этом В. остался работать в данной организации, пересев в кресло заместителя генерального директора. Кроме того, 10.03.2011 на него была оформлена доверенность, дающая право подписывать подобные договоры уже не на основании устава ООО, а на основании этой доверенности;
• изучение сертификатов открытых ключей подписи В. и нового генерального директора П. показало:
  • срок действия сертификата открытого ключа ЭЦП, согласно сертификату Удостоверяющего центра ОАО «Единая электронная торговая площадка», выданного на имя нового генерального директора П., был установлен с 04.07.2011 по 03.07.2012, т.е. на момент подписания государственного контракта новый генеральный директор не имел действительного сертификата ЭЦП;
  • срок действия сертификата открытого ключа ЭЦП, оформленного на бывшего генерального директора В., был установлен с 19.01.2011 по 19.01.2012, при этом сертификат ключа В. не приостанавливал свое действие и не был аннулирован после смены руководства ООО;
  • проект государственного контракта и документ об обеспечении исполнения контракта, направленные обществом на электронную торговую площадку, были подписаны ЭЦП В. как генеральным директором ООО «СЭЛТЕХСТРОЙ» 14.03.2011. При этом В. был обозначен в контракте как лицо, действующее на основании устава и уполномоченное на право заключения государственного контракта;
• сведения об освобождении от должности генерального директора В. и назначении генеральным директором П., а также доверенность от 10.03.2011 на осуществление действий от имени ООО, выданная В. как заместителю генерального директора, были размещены на сайте электронной торговой площадки только 24.03.2011, т.е. уже после подписания и направления контракта заказчику.

При разбирательстве в Калужском УФАС в апреле 2011 года выплыли все эти обстоятельства. При этом новый генеральный директор ООО П. в своих объяснениях антимонопольному органу подтвердил готовность к подписанию госконтракта и признал допущенную ошибку при его подписании, не оспаривая при этом полномочия В., указанные в доверенности.

Посчитав, что государственный контракт был подписан неуполномоченным лицом, УФАС России включило сведения об ООО в реестр недобросовестных поставщиков сроком на 2 года. Не согласившись с таким решением, ООО обратилось в арбитражный суд.

И вот тут внимание: согласно ст. 183 ГК РФ, если сделка от имени юридического лица заключена неуполномоченным лицом, но эта организация подтверждает ее, то сделка считается действительной и за всеми ее сторонами сохраняются принятые ими на себя обязательства и права. А в рассматриваемой ситуации как раз другая сторона хочет увильнуть от заключения сделки, но Гражданский кодекс такой возможности не предусматривает. Однако давайте посмотрим, как данный спор разрешили судьи.

Позиция суда менялась

Арбитражный суд Калужской области рассматривал это дело в сентябре 2011 года (№А23-2637/2011). Он посчитал, что на момент подписания контракта В. имел действительный сертификат ЭЦП и доверенность от 10.03.2011, выданную генеральным директором общества П., и решил, что факт несвоевременного размещения данной доверенности на официальном сайте электронной площадки не может свидетельствовать о недобросовестности в поведении ООО. Более того, доверенность пусть с опозданием, но все-таки была размещена на официальном сайте торговой площадки. Это суд расценил как активные действия ООО по устранению допущенной ошибки. В итоге суд первой инстанции обязал Калужское УФАС исключить общество из реестра недобросовестных поставщиков.

В декабре 2011 года Двадцатый арбитражный апелляционный суд поддержал позицию суда первой инстанции.

Но Федеральный арбитражный суд Центрального округа в марте 2012 года посчитал, что судами первой и апелляционной инстанции при рассмотрении этого дела были допущены нарушения. По его мнению:

• 14.03.2011 ЭЦП использовалась В. с нарушениями положений ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и условиями, указанными в сертификате ключа подписи. Электронный документ с ЭЦП, не соответствующей условиям, внесенным в сертификат, не имеет юридического значения! В данном случае в сертификате В. значился генеральным директором ООО, но 14.03.2011 он таковым уже не являлся;
• государственный контракт был подписан неуполномоченным лицом, что является нарушением со стороны участника аукциона положений ч. 2 ст. 41.2 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

В итоге ФАС признал законным решение антимонопольного ведомства о включении ООО в реестр недобросовестных поставщиков и признании сделки недействительной.

Выводы

Если совокупное толкование ч. 2 ст. 41.2 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ и ст. 183 ГК РФ еще могло бы склонить чашу весов Фемиды в пользу ООО «СЭЛТЕХСТРОЙ», то для «обезвреживания» ст. 4 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» козыри найти сложно.

Вывод, который нам следует сделать, ознакомившись с позицией ФАС Центрального округа: если бы процедура подписания контракта проходила на бумажных носителях, то у организации в такой ситуации непреодолимых проблем не возникло бы, поскольку, в отличие от ЭЦП, собственноручная подпись человека не «привязана» ни к его должности, ни к сроку действия сертификата подписи.

Но ведь и при подписании бумажного договора реквизит «подпись» включает указание должности, ее расшифровку (в виде фамилии, имени, отчества) и личный росчерк. Получается, что должность здесь тоже прописывается. Тогда в чем разница? Кто-то может подумать, что у желавших перехватить этот госзаказ мускулы оказались покрепче. А всем остальным стоит отнестись к этой истории не как к частному случаю, а как к прецеденту, чтобы не допускать подобных ошибок при подписании документов электронными подписями и своевременно размещать сведения на сайте электронной торговой площадки.