Фрилансер отличается от обычного рабочего вовсе не спецификой своей трудовой деятельности, а необходимостью принуждать себя к исполнительской дисциплине. Ведь если на работе это понятие считается само собой разумеющимся и выполняется, как правило, априори, то у фрилансера от хорошо организованной исполнительской дисциплины зависит уровень заработка.

Знакомство с исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина характеризуется как процесс выполнения работником или приказов, указаний, решений и распоряжений, которые были приняты начальством. Возникает такой вид дисциплины от авторитарного поведения вышестоящих лиц или жестко регламентированной социальной необходимости.

Еще под исполнительской дисциплиной подразумевают своевременное и высококвалифицированное выполнение поставленных задач. Когда компания состоит из нескольких человек, то такое понятие, как исполнительская дисциплина в организации нивелируется. Ведь есть начальник, который за всем следит, а подчиненные понимают, что если начальник что-то говорит, то нужно это делать.

В случае если речь заходит о большой корпорации, исполнительская дисциплина, точнее ее отсутствие, может превратиться в серьезную проблему.

Управление дисциплиной

В каждой организации работа формируется следующим образом:

1. Начальник дает поручение сотруднику, четко ставит цель и требования, согласно которым будет оцениваться проект.
2. Определяются сроки реализации проекта.
3. Сотрудник сдает работу.

Схема достаточно проста: начальник сказал - подчиненный сделал, однако, сотруднику не стоит забывать о промежуточных фазах разработки того или иного проекта. Управление исполнительской дисциплиной заключается именно в этом.

Каждый руководитель должен позаботиться о том, чтобы сотрудник время от времени отчитывался о проделанной работе. Как показывает практика, проекты, которые были сданы в день дедлайна намного ниже по качеству, чем те, которые курировались начальством на протяжении всего этапа разработки. Фирме это может принести огромные убытки, которые будут зависеть от размеров неустоек и количества упущенных, выгодных предложений.

Управление исполнительской дисциплиной поможет избежать подобных казусов. Под управлением подразумевается внедрение в фирме системы контроля, которая будет следить за сроками исполнения договоров, улучшать качество проектов и обеспечивать коллективную работу.

Повышение уровня дисциплины

Исполнительная дисциплина или исполнительская, характеризуется четырьмя основными показателями:

• Качество работы.
• Оперативность.
• Своевременность.
• Результативность.

Эти показатели могут быть улучшены, если уделить особое внимание некоторым моментам. Во-первых, прежде чем нанимать сотрудника необходимо удостовериться в его уровне квалификации и опыте работы. Внимательно стоит изучить личностные характеристики кандидата и его прошлый опыт работы. Некоторые владельцы корпораций придерживаются мнения, что лучше брать на работу человека «без опыта» ведь намного проще научить, чем переучивать. Нанимая сотрудников необходимо учитывать все факторы.

Во-вторых, необходимо наладить структуру внутри организации:

• Дисциплина. Конечно, речь не идет о том, чтобы на личную гигиену выделяли времени несколько минут и контролировали вплоть до секунд. Но дисциплина должна быть. Панибратство в коллективе - это с одной стороны хорошо, но с другой - от этого может пострадать фирма. Поэтому дисциплинарный порядок должен быть одинаковым для всех, а за невыполнение установленных правил следует накладывать штрафные санкции.
• Универсальность. Каждый проект имеет свои особенности и нюансы, поэтому специалисты рекомендуют создавать в фирме несколько групп сотрудников. Одни будут выполнять проекты согласно универсальным требованиям по качеству, а другая группа подгонять этот проект под личные требования заказчика.
• Квалификация. Сотрудники должны развиваться. Ведь чем опытнее сотрудник, тем выше уровень исполнительской дисциплины, а соответственно, и прибыль компании.

Нужна ли исполнительская дисциплина?

Исполнительская дисциплина - это своевременное и качественное выполнение задания, поставленного руководством. Рассматривая трудовую дисциплину как единственный вариант формирования отношений в трудовом коллективе, многие упускают из виду, категорию исполнительской дисциплины. И впоследствии остаются в недоумении, почему фирма теряет свои позиции и заказчиков, терпит убытки и трещит по швам. Ведь сотрудники не опаздывают и придерживаются дресс-кода, выполняют все поручения в срок.

Возможно, для трудовой показатель, но исполнительская дисциплина ориентирована на другие критерии. Сотрудники должны не просто сдавать работу в срок, а отчитываться после каждого проделанного этапа и гарантировать высокое качество проекта, только тогда можно будет говорить о развитии компании и увеличении прибыли.

Исполнительская дисциплина в Вооруженных Силах Российской Федерации - выполнение всеми военнослужащими и гражданским персоналом Вооруженных Сил Российской Федерации требований правовых актов Министерства обороны Российской Федерации и Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, а также приказаний, распоряжений, указаний, поручений командиров и начальников по конкретным вопросам.

Исполнительская дисциплина включает контроль за исполнением поручений командиров (начальников) и исполнением служебных документов.

Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных в документах поручений.

Контроль за исполнением служебных документов включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которым давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, а в случае необходимости - применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

Командир (начальник) органа военного управления при осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:

Организовать упреждающий контроль за исполнением служебных документов в подчиненных органах военного управления, включающий определение средств и методов контроля за своевременным исполнением предупредительных запросов (карточек контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручения, осуществление контрольных проверок хода исполнения поручения, другие мероприятия;

Назначить должностных лиц, ответственных за ведение контроля за исполнением служебных документов в подчиненных органах военного управления;

Обеспечить представление в вышестоящий контролирующий орган информации о состоянии и результатах исполнения служебных документов;

При получении из вышестоящего контролирующего органа уведомления о неисполнении в установленный срок или недостаточной проработке документов принимать строгие меры к нарушителям исполнительской дисциплины, о чем указывать в представляемых докладах командиру (начальнику), давшему поручение.

Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников) органов военного управления.

Должностные лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

Иметь всю необходимую информацию по контролируемым документам;

Не позднее чем через 3 дня (по документам с указанием «срочно» - немедленно) после получения поручения представить в вышестоящий контролирующий орган информацию об исполнителе (должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона);

Осуществлять постоянный контроль за исполнением служебных документов и периодически, в зависимости от важности и срочности документов, получать текущую информацию о ходе их исполнения;

Не менее чем за 7 дней (по срочным - за 1 день, по документам с указанием «оперативно» - за 3 дня) до окончания срока исполнения, а при получении запроса - немедленно представлять в соответствующий контролирующий орган военного управления информацию о состоянии исполнения каждого контролируемого документа;

В случае когда ход исполнения контролируемого документа не гарантирует исполнение служебного документа в установленный срок, принимать все необходимые меры, обеспечивающие своевременное его исполнение. Если принимаемые меры не дают должных результатов, следует сообщать об этом в вышестоящий орган и выполнять его рекомендации;

Периодически проводить анализ состояния исполнения документов, результаты которого докладывать соответствующим командирам (начальникам);

Разрабатывать мероприятия по усилению контроля за исполнением служебных документов и вносить командирам (начальникам) предложения по улучшению этой работы.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в год (по состоянию на 1 января и 1 июля) специально назначенными комиссиями. Результаты проверок отражаются в актах.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ), в которых должны быть отражены: дата, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручение должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные.

Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда:

Выполнены все данные по нему поручения;

Результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам;

Результаты исполнения сообщены в вышестоящий контролирующий орган, где получено подтверждение о снятии данного документа с контроля.

Все служебные документы должны исполняться в установленный срок. Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с отметкой «срочно» - не более 3 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом. По служебным документам, содержащим обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации срок исполнения - 30 дней, депутатский запрос - 30 дней, парламентский запрос - 15 дней со дня их первичной регистрации в органе военного управления.

При необходимости продления срока исполнения поручения не позднее чем за 3 дня (по срочным документам - за 1 день) до истечения срока исполнения должностному лицу, давшему поручение, представляется доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) поручения. Доклад с ходатайством о продлении срока допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении, а в случае необходимости - и с другими должностными лицами.

Соисполнители должны представить все необходимые материалы, при согласии с проектами подготовленных документов их завизировать, а в случае несогласия дать мотивированное заключение. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с ответственным исполнителем документа.

Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов на все поставленные в поручениях вопросы, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке юридический контроль или представленные с нарушением сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, возвращаются для доработки и повторного представления или докладываются с проектами приказов о наказании виновных.

Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока исполнения.

30 марта 2016 г. 11:28

Если мы спросим представителей бизнеса, принимающих решение о покупке СЭД, что они ожидают от системы, то наверняка услышим, что им очень важна помощь в организации бизнес-процессов компании. Рынок СЭД предлагает много решений, и помимо упорядочивания взаимодействия внутри компании система поможет и в работе канцелярии, договорного отдела, отдела продаж.

Но насколько эффективно решена начальная проблема отсутствия контроля за процессами?

Как правило, выстраиваются процессы согласования документов, исполнения поручений. Для контроля применяются различные отчеты, такие как процент просроченных поручений на дату. Такая статистика может быть полезной, но она не всегда показывает динамику, что важно для понимания того, становится ситуация лучше или хуже. Не всегда есть возможность провести углубленный анализ, от общих показателей к конкретным людям и их заданиям.

Поэтому важным фактором успешного использования системы может являться инструмент, с помощью которого можно сделать все процессы в компании более прозрачными и предоставить максимально полную информацию руководителю для принятия решений.

Мы с вами попробуем представить, как может выглядеть подобный инструмент для интерактивного анализа эффективности работы сотрудников в системе.

Сводная картина

Мы сосредоточимся на отслеживании исполнения процессов и выделим несколько универсальных показателей:

● Исполнительская дисциплина – одна из самых простых, но в то же время полезных метрик. Она показывает насколько своевременно сотрудник выполняет поставленные ему задания.

● Загруженность сотрудников пригодится при поиске «бутылочных горлышек», то есть сотрудников, на которых завязано слишком много процессов. При этом важно понимать, успевает ли сотрудник все выполнять в срок.

● Своевременность выполнения различных процессов (поручения, согласования документов) может дать информацию о наличии системных проблем с их исполнением. Например, некоторые процессы могут быть не оптимальны, или сотрудники могут считать какую-то часть работ низкоприоритетной.

● Также будет полезной общая динамика по количеству заданий. На стадии внедрениях она позволяет оценить, насколько интенсивно сотрудники используют систему и определить тенденции исполнения заданий в срок. Она может служить хорошим индикатором при введении различных организационных мер.

Если свести эти показатели в одну сводную картинку, мы получим пример стартовой страницы инструмента для анализа работы сотрудников в системе.

Показатели отображаются с помощью графических диаграмм:

● «Исполнительская дисциплина» со значением от 0 до 100%. Сразу видим общую картину по компании в целом.

● «Процессы с нарушением срока» в виде круговой диаграммы, долями которой являются разные процессы. Быстро определяем «проблемные» типы процессов.

● «Сотрудники с высокой загрузкой» в виде двух полосок по каждому: зеленая – это количество заданий без нарушения срока, красная – число просроченных заданий. Быстро определяем сотрудников, которые являются «бутылочными горлышками»: количество заданий высокое в сочетании с большим количеством «красного».

● «Динамику работы с заданиями» изобразим в виде графика с двумя линиями: общее число активных заданий на каждую дату и число заданий с нарушением срока (красным). Сразу видим общую динамику по красной линии: ситуация стабильная, улучшается или ухудшается.

В таком представлении можно оценить общее состояние работы сотрудников в системе, но что делать если мы хотим детально рассмотреть каждый показатель?

Удобным решением станет добавление интерактивности: при выборе значения показателя на стартовой странице мы можем перейти к странице с расширенными данными по нему. Например, выбрав конкретного сотрудника с высокой загрузкой перейти к странице, которая покажет из чего сложилась такая загрузка.

Рассмотрим каждую такую страницу отдельно.

Анализ исполнительской дисциплины

Исполнительская дисциплина отражает то, сколько процентов заданий выполняются в срок.

● Либо система вообще не используется.

● Либо сотрудники работают неэффективно.

● Либо сроки заданий заведомо нереальны.

Если исполнительская дисциплина за прошлый месяц не превысила 50%, то без сомнений можно дать оценку – плохо. Но как понять, из чего сложилось такое значение, есть ли позитивные или негативные тенденции? Поэтому для исполнительской дисциплины нужна ее детализация.

Из сводной картины, выбрав показатель «Исполнительская дисциплина», переходим на страницу с ее детальным анализом.

Здесь мы видим процент показателя в разрезе сотрудников. С тех сотрудников, у кого значение исполнительской дисциплины минимально лучше всего и начинать проработку организационных мер по увеличению исполнительской дисциплины.

По выбранному сотруднику можно посмотреть:

● Какие конкретно задания сотрудник не выполнил в срок и на сколько он их просрочил, определить причины их просрочки.

● Оценить динамику показателя.

Если показатель исполнительской дисциплины стабильно высокий, то все хорошо.

Если ранее были приняты организационные меры по повышению исполнительской дисциплины, то значение показателя должно увеличиваться

Уменьшение значения показателя говорит о том, что принятые меры были неэффективны

● Простое забывание. Если сотрудник работает в системе нечасто легко забыть проверить пришедшие задания.

● Непонимание того, зачем выполнять задания. Работа уже по факту может быть сделана, какая разница, когда будет выполнено задание.

● Незнание того, что выполнение заданий - это цепочка работ и несвоевременное невыполнение задания может сорвать сроки целого процесса.

В таких случаях нужно донести до исполнителей информацию о том, как и зачем нужно работать в системе.

Анализ загрузки сотрудников

В сводной картине мы видим самых загруженных сотрудников, количество полученных ими заданий и долю просроченных. Зеленая доля отображает число заданий без нарушения срока, красная – число просроченных.

Для понимания того, какие конкретно задания он не выполнил в срок мы переходим в страницу с детализацией его заданий по процессам.

Здесь мы видим:

● Из заданий по каким типам процессов складывается загрузка сотрудника.

● Какого рода задания сотрудник не успевает выполнить в срок.

● Какова динамика числа получаемых им заданий и доли просроченных среди них. Если были приняты меры по снижению нагрузки на сотрудника, то общее количество и количество просроченных должны снижаться, иначе меры были неэффективны.

На практике часто «бутылочными горлышками» в СЭД являются руководители, которые являются согласующими и подписывающими в ходе согласования документов, а также делопроизводители. Среди руководителей причиной большого потока входящих заданий может быть микроменеджмент – замыкание всех процессов компании на себя.

Но возможна ситуация, когда нагрузка на сотрудника постепенно возрастает и приводит к его перегрузке. Тогда он просто физически не может справиться со своим объемом работ.

Здесь возможны два вида мер:

● Оперативные: дать кого-то ему в помощь, передать часть работ другим исполнителям.

● Стратегические: пересмотреть и оптимизировать процессы компании.

Анализ процессов

На стартовой странице со сводными данными мы видим типы процессов, среди которых чаще всего бывают нарушения срока.

Чтобы посмотреть, за счет каких конкретно заданий в рамках этих процессов сложилась такая ситуация, откроем страницу с расширенной информацией.

На странице мы видим:

● Какие конкретно задания в рамках выбранного процесса были просрочены и кто был исполнителем.

● Какова динамика: меняется ли ситуация, в какую сторону.

Нормальной ситуацией в долгосрочной перспективе являются минимальные стабильные значения объемов процессов с нарушением срока.

Анализ графика с динамикой заданий позволяет увидеть проблемные ситуации:

В системе уменьшается количество инициированных процессов.

Это может быть сигналом к тому, что сотрудники перестают пользоваться системой.

Сотрудники не выполняют задания в срок.

Это отображается на графике в виде приближения красной линии процессов с нарушением срока к линии общего числа процессов.

Это может означать следующее:

● Сотрудники не справляются со своими обязанностями.

● Сроки заданий слишком оптимистичны.

● Сотрудники перестают пользоваться системой и задания остаются невыполненными.

Поняв, какие есть проблемы можно найти их причины, ведь процессы не всегда бывают оптимальны:

● Внутри процесса может быть скрытый подпроцесс еще из нескольких этапов. Например, когда согласующий должен еще с кем-то самостоятельно согласовать документ, при этом на все 1 день.

● Может быть использовано одновременное параллельное согласование вместо последовательного, но при этом один согласующий все равно ждет решения другого. Например, главный инженер может ждать пока документ не рассмотрит юрист, при этом нарушая сроки своего задания.

● Функции могут быть возложены не на того человека. Например, сопроводительное письмо по договору готовит делопроизводитель. Он вынужден идти к сотруднику договорного отдела и узнавать, что же нужно написать. В такой ситуации лучше было бы самому сотруднику договорного отдела подготовить сопроводительные документы.

Вместо заключения

Мы рассмотрели на примере каким может быть инструмент для интерактивного анализа эффективности работы сотрудников в системе. Исполнительская дисциплина поможет нам понять общую «температуру» по своевременности исполнения заданий, список самых загруженных сотрудников упростит задачу поиска «бутылочных горлышек», а отображение процессов с нарушением срока позволит эти процессы оптимизировать.

Системы электронного документооборота хранят в себе огромное количество информации, но как правило большая ее часть скрыта. Визуализация скрытых данных открывает новые возможности и позволяет системе выйти на качественно новый уровень контроля процессов.

Развивать практики анализа можно и в других предметных областях: продажи, управление проектами, работа канцелярии. Ведь какую бы область мы не выбрали всегда есть показатели отражающие реальное состояние дел в ней. А то, как это преподнести пользователю уже задача СЭД и предоставляемых ими инструментов визуализации.

Как этот инструмент реализован в DirectumRX можно

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

П рактически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

• проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
• быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна - обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга - руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение,
• срок исполнения,
• конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения - уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

Свернуть Показать

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором , создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом .

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения - привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Пример 2

Свернуть Показать

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас . По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю - автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

• вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
• в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
• еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel - поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение , должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно - это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

• сам исполнитель либо
• подчиненный ему секретарь,
• сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

• отдельного должностного лица-исполнителя;
• конкретного подразделения или
• организации в целом;
• поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное - четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Мнение

ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Свернуть Показать

Екатерина Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы»:

Могу порекомендовать следующую форму отчетности по исполнительской дисциплине. В ней хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также очень полезна детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных.

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обещаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представленные руководству, указываются:

· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

· количество (%) выполняемых с опережением установленных сроков;

· количество (%) не выполненных или выполненные позднее установленных сроков;

· задержки исполнения в рабочих долях;

· причины задержек исполнения.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Форма ответственности за несвоевременное исполнение документов

В соответствии с УСОРД к причинам, по которым документы задерживаться со сроками исполнения относятся:

· большой документооборот, т.е. превышение загруженности работника;

· низкая исполнительская дисциплинированность (халатное отношение сотрудника);

· большая занятость руководителя, что вызывает ослабление контроля за своими работниками;

· недостаток технических средств оформления и тиражирования.

Существует две формы ответственности:

· административная (штраф, лишение премии, устное и письменное замечание, выговор);

· дисциплинарная (временное понижение в должности, передвижка отпуска и увольнение в случае, если работник не предоставил объяснительную записку по причине нарушения сроков контроля).

Анализ ведения контроля исполнения документов на базе исследования - в Семеновском районном суде Нижегородской области

Все началось с того, что в Семеновском районном суде заинтересовались историей судебной системы родного края. И начали по мере сил и возможностей собирать исторические материалы. Сам Семеновский район имеет большое историческое прошлое. Как известно из истории. Осле раскола православной церкви в наши заволжские леса бежали сторонники старой веры, селились на берегах реки Керженец, создавали скиты и по своего расположения получили название «кержаки», что означало и означает оплот старой веры. Историю семеновского края, и не только его, описал в своей книге М. Печерский «В лесах».

В 1780 году в Нижегородской губернии были образованы уездные суды - сословные судебные органы по гражданским и уголовным делам дворян, позднее и другие сословия в сельской местности и уездах.

В 1787 году в г. Семенове не было уездного суда и дворянской опеки, своего магистрата тоже не было, а когда семеновцы обратились с просьбой учредить у них совестной суд, т. к. за малочисленностью населения они могли судиться у городничих.

В 1796 году был создан Семеновский уездный суд, куда в результате ревизии был переведен судьей заседатель Верхнего земского суда Жедринский. Судья Семеновской уездной Нижней управы П. Бощанов был избран заседателем, а Д. Шнитинков - секретарем Семеновского уездного суда.

Судебная реформа 1864 года коренным образом изменила судоустройство и судопроизводство, созданные на основании «Учреждения о губерниях» 1775 года, были ликвидированы, образованы новые судебные учреждения: суды с назначаемыми судьями (окружные суды и судебные палаты) и суды с избираемыми судьями) мировые судьи и съезды мировых судей).

23 апреля 1869 года был образован Нижегородский окружной суд. Мировые суды, возглавляемые мировыми судьями, являлись низшей судебной инстанцией с упрощенным судопроизводством. Решения мирового суда могли быть обжалованы на уездном съезде мировых судей.

Почетными мировыми судьями Семеновского уезда были;

· Поручик А.Н. Белочовский:

· Губернский секретарь Н.Н. Бологовский:

· Князь А.М. Волконский;

· Коллежский с секретарь граф Шалашин.

Судьи Семеновского городового магистрата:

· 1835 год - Д. Скушовский, Ф. Миледин;

· 1863 год - К. Прудовский, Ф. Хехнев, Ф. Хренов;

· 1864 - И. Елунов, Е Милелин;

· 1854 - С. Шоронов, М. Киселев, Бочкарев.

После революции Семеновский городовой магистрат переименовали в Семеновский районный суд.

3 июля 1917 года, были избраны местные мировые судьи, и создан шесть участков местных судей, которые обслуживали как Семеновский, так и Борский район, входящий в то время в Семеновский уезд. Некоторые сведения о тех, кто осуществлял правосудие на территории Семеновского района, были обнаружены в архивах, но только с 1934 года.

Так, было установлено, что в октябре 1034 года народным судьей Семеновского района был избран В.В. Жаринов, который проработал на этой должности до 1040 года, затем был переведен на работу в министерство юстиции РСФСР. С 1945 по 1967 год правосудие в Семеновском районе осуществлял С.М. Соколов, председателем Семеновского народного суда с 1960 по 1969 год была К.Е. Шевчук. Затем с 1969 по 1989 год председателем Семеновского суда работала В.П. Задорина. В 1989 году судьей Семеновского нарсуда был избран Михаил Петрович Смирнов, который затем с 1993 по 1996 год работал председателем Семеновского райсуда. М.П. Смирнов преждевременно ушел из жизни. Также с 1963 по 1982 год судьей Семеновского суда работал Д.И. Кульков, ветеран Великой Отечественной войны, ушедший из жизни в 2006 году.

В настоящее время в отставке находятся судьи Т.А. Андронычева, которая проработала с 1981 по 2001 год, Л.И. Толькова - с 1997 по 2005 год.

С 1986 по 1994 год судьей Семеновского суда работала В.С. Мясникова, в настоящее время - судья Нижегородского областного суда.

В настоящее время Семеновский райсуд располагается в здании, ранее принадлежавшему Семеновскому райкому партии. Сюда по инициативе бывшего председателя Семеновского суда М.П. Смирнова, а также судьи В.С. Мясниковой, преодолевая сопротивление некоторых чиновников, переехал суд из ветхого деревянного здания, выполняя распоряжение Президента РФ №32-рп от 3 сентября 1991 года «О неотложных мерах по улучшению работы судов РСФСР». Занимаемое здание не вполне отвечает требованиям, предъявляемым к помещению суда, необходимо провести капитальный ремонт здания.

В данное время производится компьютеризация суда, создан сайт Семеновского суда в Интернете, то способствует открытости и гласности, доступности судопроизводства для населения района.

До 2003 года в разбирательстве дел участвовали народные заседатели, что говорит об открытости судебных разбирательств. Сейчас любой человек может попасть на прием к любому судье на прием.

В 2003 году поступило на рассмотрение уголовных дел 190 (еще гражданских 213), то в 2005 - уже 244 (248 гражданских), а за девять месяцев 2006 года - 175 (плюс 174). Получается, на одного судью приходится около ста дел, а некоторые из них длятся месяцами.

Служба документационного обеспечения правления строит свою работу на следующих нормативных документах:

· Приказ Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 января 1999 года №8;

· Временная инструкция по делопроизводству в районном суде (в редакции приказа Верховного Суда Российской Федерации от 29 января 1999 года №94);

· Инструкция по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· Уголовно-процессуальный Кодекс российской Федерации;

· Гражданско-процессуальный Кодекс Российской Федерации;

· Административный Кодекс Российской Федерации.

В Семеновском районном суде функции документационного обеспечения управления осуществляет канцелярия, которая организует под руководством председателя суда свою работу в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в районном суде и Инструкцией по ведению судебной статистики. Председатель суда

В силу специфики организации контроль исполнения документов существует в своеобразной форме. Поступающие документы (жалобы, предложения, заявления) от граждан и организаций регистрируются в журнале (форма №23) с указанием даты их поступления. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю суда, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю. Отдельные обращения (например, поступившие от органов власти и должностных лиц, на которые после разрешения требуется дать ответ) могут быть поставлены председателем на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма №23). Заведующий канцелярией секретарь суда) систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, докладывает председателю суда. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции суда, оно не позднее пяти дней после поступления в канцелярию направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю. Обращение считается разрешенным и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале.

Субъектами контроля являются председатель суда и заведующая канцелярией, а объектами - сроки рассмотрения дел и исполнения решений по ним, и технология работы с ними.

На заведующую канцелярией возлагается контроль:

· за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам и др.) 4

· за сроками исполнения поступающих в суд предложений, жалоб, заявлений, за исполнением указов президента РФ о помиловании;

· контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов.

Заведующая канцелярией ведет регистрационные учетные карточки, журналы формы №23 и №51, в которых указывается сведения об исполнительных документах.

В Семеновском районном суде основными документами, работа над которыми постоянно контролируется, являются уголовные, гражданские и административные дела. Контроль разделен на два этапа:

1. непосредственное рассмотрение дела на судебных заседаниях - председателем суда или его помощниками;

2. исполнение решения с уда службой судебных приставов или других уполномоченных лиц.

В организации существуют типовые сроки рассмотрения дел, которые указаны в Уголовно-процессуальном Кодексе РФ, Гражданско-процессуальном Кодексе РФ и в Административном Кодексе РФ. Уголовные дела рассматриваются, в соответствии с Уголовно-процессуальным Кодексом РФ, 30 дней; гражданские дела - 14 дней (с Гражданско-процессуальный Кодекс РФ); административные дела могут рассматриваться до 2-х месяцев (Административный Кодекс РФ).

Индивидуальные сроки рассмотрения может назначить председатель суда, например, когда требуется вынести срочное решение по делу или обращение пришло из вышестоящих органов.

После вынесения вердикта суда по тому или иному делу, выписывается исполнительный документ, который направляется соответствующему подразделению судебных приставов - исполнителю приговора Далее служба судебных приставов (или иные должностные лица) приводят приговор суда в действие, (срок исполнения приговора может быть любой). Исполнительный документ по завершении исполнительных действий возвращается суду. Зав. канцелярии ежеквартально проверяет возврат исполнительных листов. Обнаружив факты длительной задержки с возвратом исполнительных документов, зав. канцелярии готовит напоминания в адрес соответствующих подразделений судебных приставов, которым были направлены для исполнения указанные исполнительные документы. На отдельные дела (например, возмещение ущерба) заводится контрольно-исполнительное производство, регистрирующееся в специальном журнале (форма №51) и в учетной карточке. Контрольное производство хранится в канцелярии суда до полного взыскания присужденных сумм (в нем находятся копия приговора суда, сведения о направлении для исполнения исполнительных документов, сведения о суммах производственных взысканий).

Нарушение сроков исполнения документов происходит не по вине работников канцелярии, а из-за других структур, не приславших во время дело, например, судебные приставы задержали возвращение исполнительных документов. В этом случае председатель выносит напоминание судебным приставам.

Все оконченные производством обращения (дела) хранятся в канцелярии суда, а по истечении календарного года сдаются в архив. У каждого дела свои сроки хранения (наиболее важные хранятся в государственном архиве постоянно).