Открытие смены на кассовом аппарате. Как закрыть смену на онлайн кассе и получить чек закрытия

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм - корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса - устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах - тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта. Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия - месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств. При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

документирование с помощью учетных документов - во всех случаях;
документирование с помощью фискальных документов - в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса - в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

Приходных операций .

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов - приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов - чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов - первые могут составляться на основании вторых.

Расходных операций .

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки - но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе .

Главная из таких операций - отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется - поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Касса в узком смысле - именно как обустроенное место работы кассира, на котором установлена ККТ (в современной модификации - онлайн-касса), предполагает совершение:

Операций по приему наличных денежных средств (либо оплаты с помощью банковских карт) от покупателей (клиентов) в счет оплаты товаров или услуг.

Вне зависимости от того, каким образом приняты денежные средства - наличными или по карте, факт их приема прописывается в фискальном регистраторе онлайн-кассы. Затем формируется кассовый чек - в бумажном и электронном (если покупатель попросит) виде с определенным признаком (в общем случае — «приход»).

Операций по выдаче наличных средств покупателям (отправке денежных средств на счета банковских карт):

при возврате товаров (например, некачественных), компенсации за некачественные услуги;
при приобретении каких-либо товаров у физических лиц (например, овощей у фермеров).

Все они, в свою очередь, также прописываются в фискальном регистраторе, а затем фиксируются в специальных кассовых чеках с соответствующим признаком (при возврате некачественного товара это признак «возврат прихода», при покупке товара у физического лица — «расход»).

После выполнения онлайн-кассой предусмотренных функций на ней могут быть сформированы дополнительные фискальные документы - прежде всего, различные отчеты.

Отметим, что непосредственно перед началом пользования кассой - когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня - отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены. Все фискальные документы в установленном порядке передаются в ФНС (через Оператора фискальных данных).

Не предполагается распечатка каких-либо отчетов в бумажном виде в целях передачи в ФНС. Большинство из них передаются налоговикам электронно.

Главный нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется формирование фискальных документов - Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, на рабочем месте кассира, на котором стоит онлайн-касса, совершаются следующие 2 независимые категории операций:

как и на любой другой кассе - те, что подлежат отражению в РКО, ПКО, Кассовой книге;
фискального характера - свойственные исключительно для онлайн-кассы (при этом, к кассовым операциям не относятся те, что осуществлены в рамках эквайринга).

При этом, РКО и ПКО могут заполняться на основе сведений из фискальных документов (как частного примера носителей платежных данных, подлежащих документированию в рамках кассового учета). Поэтому, определенная взаимосвязь между указанными видами операций все же есть. Но, очевидно, если на кассе не используется ККТ, то документирование будет происходить только с применением указанных унифицированных документов.

В обоих случаях - как при документировании, так и при фискализации, на кассе могут оформляться различные дополнительные документы - в подтверждение юридической обоснованности операции.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется документирование кассовых операций в рамках 2-х процедур - (условно данную процедуру можно назвать «учетным документированием») и фискализации. Их сочетание типично для работы торгового предприятия.

Ознакомимся также с дополнительными документами, которые могут применяться при обеих типах операций на кассе магазина.

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

Начало смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
в рамках учетного документирования - внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

Работа в течение смены - прием оплаты от покупателей за товары или услуги .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге - чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
в рамках учетного документирования - нет;
прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

«приход» — когда происходит обычная оплата за товар или услугу;
«возврат прихода» — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
«расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
«возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), который .

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами - для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции - документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо - наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Чек коррекции - это, по сути, разновидность обычного чека, но только без детализации фискализируемой суммы (поскольку, очевидно, состав товаров, которые бы эту сумму составляли, определить крайне сложно).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом - пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть - разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

Завершение смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

На онлайн-кассе рабочая смена должна быть в любом случае закрыта не позднее, чем через 24 часа после формирования отчета об открытии смены.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

о закрытии смены;
о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены - которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после - вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Важный нюанс: в отчете о состоянии счетчиков, который дополняет отчет о закрытии смены, операции по приему (выдаче) наличных денежных средств и те, операции, что совершены в рамках эквайринга, разделены. В РКО и ПКО нужно отразить только операции с наличными денежными средствами по отчету.

Эквайринговые операции документируются:

в рамках фискализации;
в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации - если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного - поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется ПКО - нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Резюме

В процессе использования онлайн-кассы могут использоваться документы:

Фискальные - чеки, отчеты.

Они формируются строго на онлайн-кассе с помощью кассового ПО. В общем случае подлежат отправке в ФНС через ОФД. При необходимости могут быть распечатаны на чековом принтере.

Кассового учета - ПКО, РКО, Кассовая книга.

Они отражают все приходы и расходы на кассе предприятия - не только те, что проведены через онлайн-кассу (при этом, из числа проведенных на ККТ исключаются эквайринговые операции, поскольку они не относятся к кассовым, а проводятся с использованием расчетного счета хозяйствующего субъекта).

По тем операциям, которые связаны с движением наличных средств, при котором осуществляется их фискализация с помощью онлайн-кассы, ордера и Книга заполняются на основании сведений по фискальным документам (в общем случае - по отчету о состоянии счетчиков, который создается вместе с отчетом о закрытии смены).

Дополнительные - в обоснование проведения кассовых операций.

Например — объяснительные записки кассира о неприменении ККТ, заявление от покупателя на замену или сдачу товара.

Видео — открытие и закрытие смены, снятие кассовых отчетов на Смарт-Терминале Эвотор:

Переход на онлайн-кассы вызывает у предпринимателей массу вопросов не только общего, но и «прикладного» характера. Так, многих интересует, что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе? Считается ли это основанием для штрафа со стороны ФНС? В каком размере его могут начислить? И что делать, чтобы штрафа избежать? На эти и другие вопросы ответим в нашей статье.

О чем вы узнаете:

Что такое кассовая смена?

Кассовая смена – это промежуток, который начинается с отчета об открытии смены и завершается отчетом о ее закрытии (Z-отчет).

Отчет о завершении смены – обязательный фискальный документ, который формируется фискальным накопителем онлайн-кассы и содержит информацию обо всех расчетах (наличными или электронными средствами) в течение рабочей смены.

На его основании производится учёт выручки, полученной при помощи конкретной онлайн-кассы. Формирование этого отчета является сигналом к обнулению информации о расчетах и автоматической онлайн-передаче данных ОФД (а от него – в ФНС).

Каждый отчет о завершении смены распечатывается на бумажной ленте, но имеет и электронный вариант, который благодаря возможностям онлайн-кассы хранится в течение 30 дней без возможности корректировки.

Требования к формированию отчетов об открытии и закрытии смены при применении онлайн-кассы сформулированы Минфином РФ в письме от 05.05.2017 № 03-01-15/28066.

Что будет с онлайн-кассой, если не закрыть смену?

Каждая кассовая смена в обязательном порядке должна завершаться формированием итогового отчета.

Максимальная продолжительность кассовой смены – 24 часа (п.2 статьи 4.3 ФЗ-54).

Важно! Если вы забыли закрыть кассовую смену на онлайн-кассе, и она работала больше суток, будет заблокирован фискальный накопитель.

Он перестанет формировать фискальные признаки, а это, в свою очередь, приведет к ограничению функциональных возможностей онлайн-кассы – будет приостановлена печать новых документов, прекращены продажи, и ОФД не получит необходимых ему данных о расчетах.

В итоге будет нарушен установленный законом порядок работы онлайн-кассы, и ее владельца оштрафуют.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и получите возможность удаленно контролировать действия кассира: проверять открытие и закрытие кассовых смен и устанавливать запрет на продажу и выдачу из кассы «в минус». С умной кассой, подключенной к интернету, вы сможете из любого места работать в товароучетном модуле и следить за работой своего магазина.

Как действовать, если касса заблокировалась

Как правило, в режиме блокировки онлайн-касса способна только пробить отчет о завершении смены.

Важно! Чтобы снять блокировку, необходимо как можно скорее закрыть смену на онлайн-кассе.

Для этого достаточно выполнить последовательность действий, предусмотренных программным обеспечением конкретной модели онлайн-кассы.

Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе Элвес-МФ

Пошаговая инструкция закрытия кассовой смены:

Если онлайн-касса позволяет сформировать отчет в автоматическом режиме – выбрать раздел «Закрытие кассы» и нажать «Закрыть смену»;
Если доступен только ручной режим, то скорее всего придется воспользоваться возможностями администратора – выбрать раздел «Отчеты», затем «Кассовые отчеты» и нажать «Завершение смены».

После этого можно будет открыть новую смену и продолжить работу в обычном порядке.

Возможные штрафы

После закрытия кассовой смены и снятия блокировки с онлайн-кассы нужно быть готовым к тому, что оператор фискальных данных незамедлительно передаст информацию о случившемся в ФНС, так что вопросов со стороны налоговиков не избежать. А вот минимизировать потери – вполне возможно.

Для этого нужно в первую очередь постараться не выбивать чеки, потому что для налоговиков именно этот момент будет ключевым при определении степени вашей ответственности за нарушения правил применения онлайн-кассы.

Важно! От того, выбивали вы чеки или нет, будет зависеть, начислят вам штраф или просто ограничатся предупреждением (п. 4 статьи 14.5 КоАП).

Если чеки не выбивались – будет предупреждение .

Если выбивались – административный штраф , размеры которого установлены законом:

юридическое лицо заплатит от 5 000 до 10 000 руб.;
должностное лицо (директор) или предприниматель – от 1 500 до 3 000 руб.

И все-таки, есть способ избежать штрафа, даже если кассир выбивал чеки. Для этого нужно как можно скорее (желательно, до того, как это успеет сделать ОФД) сообщить в ФНС о том, что вы забыли закрыть кассовую смену на онлайн-кассе (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Для этого нужно лично отправиться в ближайшее отделение налоговой службы или сообщить о проблеме через личный кабинет на сайте ФНС.

Свои доводы можно изложить в виде письма или ходатайства с объяснениями, что в произошедшей ситуации не было злого умысла, нарушения устранены и владелец онлайн-кассы приложит все усилия к тому, чтобы они не повторились.

Не стоит надеяться, что «пронесет», и оператор фискальных данных не сообщит ФНС о сбоях в работе в вашей онлайн-кассе – по закону ОФД обязан это сделать, и он это сделает.

Поэтому единственный вариант избежать жестких санкций (или, по крайней мере, снизить размер штрафа) – это самому пойти с повинной к налоговикам.

Ответственный пользователь, совершающий все операции на кассе – кассир. Именно он пользуется установленной техникой при взаимодействии с покупателями, на нем лежит бремя принятия всех ключевых решений. Он должен четко знать все особенности применения КК-аппаратов, понимать, с чего начинается работа, каким образом открывать смену и формировать отчет о закрытии смены на онлайн кассе. Современная розница изменилась и корректное использование устройств, отражающих расчеты с клиентами, требует определенного навыка.

Где купить онлайн-кассу

Что такое закрытие и открытие смены

Начало работы с контрольно-кассовым терминалом предполагает получение продавцом в служебное пользование необходимых предметов. К ним относятся:

ключи от денежного ящика;
разменные денежные средства;
чековая лента.

Все это требуется, чтобы кассовый аппарат функционировал бесперебойно. Старт непосредственной работе дает открытие кассиром новой смены.

Эта операция должна быть отражена в перечне тех, которые подлежат регистрации. Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта. Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:

идентификационных данных самого устройства;
информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.

Учет разменных денежных средств ведется по-другому. Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.

Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия. При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.

Работа заканчивается формированием специального фискального документа. Он называется отчетом о закрытии смены на онлайн кассе. В нем должна обязательно содержаться информация, которая касается:

количества чеков, пробитых на протяжении смены;
того, сколько чеков было сформировано, но не передано в ОФД;
индивидуальных сведений о сдающем смену кассире.

Когда отчет сформирован, задача кассира – сдать вырученные наличные денежные средства тому, что отвечает за инкассацию. После этого он должен выключить онлайн-кассу и сдать полученное при открытии смены имущество, необходимое для работы ККТ.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе

Оформление подобной отчетной информации не вынуждает использовать дополнительные финансовые, материальные, трудовые или какие-либо особенные временные затраты. Современная кассовая техника запрограммирована так, что автоматически формирует так называемый Z-отчет. Для корректного функционирования достаточно информации, которая поступала в течение смены. Какие-то дополнительные сведения абсолютно не требуются.

Профессиональному кассиру требуется только тщательно изучить прилагаемую к кассовому аппарату инструкцию и неукоснительно следовать ее алгоритму. Достаточно нажать на необходимые кнопки – и будет распечатан итоговый чек.

Одна и та же информация из Z-отчета требуется различным специалистам с разными целями:

кассир закрывает смену и сдает выручку ответственным лицам – это может быть инкассатор, старший продавец, бухгалтер;
бухгалтер имеет возможность вовремя проконтролировать, соответствуют ли объемы сдаваемой выручки итоговой цифре произведенных операций;
владелец бизнеса в любой момент может проверить, насколько честно работают кассиры и как высока эффективность торгового предприятия или организации по оказанию услуг;
специалисты налоговой инспекции во время проверок отслеживают правильность использования контрольно-кассовых терминалов, а также то, правильно ли начислены и уплачены налоги – когда происходит обнуление, итоговая сумма выручки остается в памяти фискального накопителя.

Прикладное предназначение отчета заключается в обнулении результатов работы магазина, передаче данных в налоговую службу для контроля.

Важно! Z-отчет – основа для управления магазином, первичная информация, на основании которой формируется и оформляется бухгалтерская и статистическая отчетность.

Позволительно снимать разные виды Z-отчетов:

Базовый. Он формируется, когда смена завершается и происходит обнуление работы всего магазина.
По подразделениям. По содержащейся в нем информации видны итоги деятельности каждого из отделов.
По продавцам. Отличный вид индивидуального контроля.
По ассортименту. Нужен для оценки скорости товарооборота продаваемых позиций.
Нулевой. Это происходит, когда операции в итоговом периоде совершенно не проводились.

Важно! Если касса обнулена, из нее уже запрещено выдавать деньги, к примеру, возвращать клиенту, который решил отказаться от покупки. Подобные операции, в том числе и возврат прихода, возможны только с использованием центральной кассы, и на них потребуется запастись разрешением от руководителя с бухгалтером на правах главного.

Как закрыть смену на онлайн кассе

В зависимости от модели используемого кассового аппарата последовательные алгоритмы могут несколько отличаться. Однако основные особенности всегда остаются неизменными. Кассир должен выполнить несколько идущих друг за другом операций (это предусмотрено программой оборудования). Нужно, используя представленный образец как ориентир, выбирать необходимые позиции в меню сенсорного экрана или нажимать соответствующие кнопки на аппарате.

Чтобы смена была завершена распечатыванием необходимого фискального документа, работающему кассиру нужно:

Найти раздел «Закрытие кассы» на контрольно-кассовом терминале и попасть в него.
В выпавшем меню активировать кнопку «Закрыть смену».
Полученный в результате автоматической печати отчет о закрытии подшить в специально предназначенной для этого папке.

Если не получается воспользоваться возможностью закрыть кассу в автоматическом режиме, придется напечатать документ вручную. Сдающему смену кассиру придется выбрать необходимый в предлагаемом перечне раздела «Кассовые отчеты». Сразу же после набора нужной команды отчет будет напечатан, а касса – закрыта. После этого появится возможность открытия новой смены. Онлайн касса будет функционировать в повседневном режиме.

Один отчетный чек – основание для оформления разных приходно-кассовых ордеров. Они соответствуют аналогичным бухгалтерским проводкам – в зависимости от того, какие операции были проведены. В бухгалтерской программе ведется учет кассовых смен: карточка дополняется временем и датой окончания смены, а общий статус меняется на «Закрыто».

Что делать, если забыли закрыть смену

На законодательном уровне установлено, что чек онлайн-кассы о продажах формируется не позднее 24 часов с того момента, как была закрыта предыдущая смена. Значит, следующая должна уложиться в рамки астрономических суток. Такое жесткое требование исходит из особенностей фискальных накопителей: если смена вышла за рамки предусмотренной нормами продолжительности, формируемые чеки не будут содержать фискальные признаки.

Лучшие предложения по цене и качеству

Однако бывает, что кассиры элементарно забыли закрыть смену на онлайн кассе (как вариант – не сумели справиться с формированием отчета о закрытии). Это чревато нарушением кассовой дисциплины, ведь в таких случаях касса уже не отправляет чеки оператору фискальных данных, поскольку на них уже не проставляются фискальные реквизиты.

Режим блокировки ограничивает функциональные возможности ККТ. Единственное, что по-прежнему можно сделать без проблем – сформировать отчет о закрытии.

Чтобы вывести контрольно-кассовый аппарат из состояния так называемой блокировки, кассир-операционист должен незамедлительно устранить причину, которая привела к подобным последствиям:

закрыть смену;
сформировать отчет о закрытии кассы.

Если на онлайн кассе смена превысила 24 часа, но сотрудники, по забывчивости упустив необходимость закрытия смены, чеки не выбивали, это не называется серьезным нарушением.

А вот когда чеки пробиваются, а продолжительность кассовой сессии – более суток, нарушитель может быть подвергнут серьезному наказанию. Сумма административного штрафа для юридического лица варьируется в промежутке от пяти до десяти тысяч рублей, а должностное лицо или индивидуальный предприниматель заплатит полторы-две тысячи рублей.

Важно! Законом предусмотрена возможность для невольного нарушителя снизить сумму штрафа или вообще обойтись предупреждением. Это произойдет в том случае, если налоговая инспекция сочтет приводимые доводы как подтверждение чрезвычайной ситуации, а не злоумышленного действия.

Это происходит в тех случаях, когда должностное лицо или ИП самостоятельно сообщают в ФНС о произошедшем инциденте, превышении длительности смены – еще до того, как в инспекцию поступят данные от ОДФ.

Может ли смена превысить 24 часа

Требования федерального законодательства подразумевают, что деятельность с использованием фискальной техники подразделяется на временные промежутки, которые называются кассовыми сменами. До того как начали осуществляться расчеты с применением контрольно-кассовых терминалов, необходимо сформировать отчет, фиксирующий открытие смены. После окончания расчетов формируется другая отчетность – о том, что смена закрыта.

Очень важно, чтобы чек, завершающий работу контрольно-кассового аппарата, был сформирован в течение 24 часов с того момента, как смена была открыта. Фактически смена при работе с онлайн-кассой не может выходить за рамки астрономических суток. Такое правило сформировано с учетом возможностей фискального накопителя.

Однако допускается, что смена на онлайн кассе открывается в один день, а закрывается уже на следующий. Такое случается, когда ее временные рамки укладываются в параметры установленной на законодательном уровне (ст. 4.1 федерального закона №54-ФЗ) длительности. Другие ограничения относительно продолжительности смены отсутствуют. Общее для всех точное время для закрытия-открытия смен не установлено.

Контрольная лента нужна для сохранения информации о производимых в течение дня кассовых операциях. При замене ЭКЛЗ порядок действий в 2018 году зависит от причин обновления этой детали – поломка или достижение показателя планового износа. Причём устройство не может быть заменено работниками самостоятельно: для этой процедуры необходимо привлекать компанию, обслуживающую ККМ.

Причины и условия обновления блока ЭКЛЗ

ЭКЛЗ представляет собой устройство со встроенной флэш-памятью и системой криптографического шифрования данных. Максимальный объем сохраняемой информации составляет 16 мегабайт. Все проведенные платежные операции автоматически записываются на контрольной ленте. Эти сведения невозможно откорректировать или частично изъять.

ЭКЛЗ содержит защищенную от внешнего воздействия контрольную ленту, на которой отражена информация по каждому выбитому чеку. Блок памяти опломбируют и этим обеспечивают сохранность его внутренних элементов от несанкционированного доступа пользователей.

Срок действия ЭКЛЗ зависит от двух факторов:

Запас фиксируемой информации ограничен объемом чеков, равным 100 тыс. экземпляров.
Истечение временнОго ресурса работы блока, который устанавливает производитель на уровне 1 года с одним дополнительным месяцем.

При исчерпании любого из лимитов работа ЭКЛЗ приостанавливается, функционирование ККМ блокируется.

Узнать о том, что скоро нужна замена ЭКЛЗ, можно из появившегося на z-отчете предупреждения о нехватке памяти. После первого уведомления об исчерпании ресурса работы до блокировки ККМ проходит около 3-х месяцев.

Назовём условия, возникновение которых служит причиной обязательного обновления блока ЭКЛЗ:

память заполнена на 9/10;
отведенный производителем эксплуатационный срок подходит к завершению;
сбои в функционировании ЭКЛЗ;
проведение процедуры перерегистрации кассового аппарата.

Порядок замены блока с контрольной лентой

Для обновления внутренних элементов кассового аппарата, отвечающих за накопление фискальных данных, необходимо заключить договор со специализированной компанией. При наличии действующего соглашения сразу оформляют заявку на ремонт. Уведомить о необходимости планового или гарантийного обновления ККМ должен руководитель предприятия или его доверенное лицо.

При плановой замене устройства расходы по оплате услуг привлекаемых специалистов производят за счет компании, эксплуатирующей кассовый аппарат. В стоимость услуги входит:

покупка нового блока ЭКЛЗ;
оплата тарифа работы специалиста, проводящего замену;
доставка ККМ в сервисный центр или оплата проезда специалиста к месту установки оборудования.

Алгоритм действий субъекта хозяйствования при плановой замене блока с памятью ККТ таков:

Если в течение первого года эксплуатации устройство вышло из строя, но память не исчерпала свой ресурс, замена поврежденного элемента происходит в рамках гарантийного обслуживания. В этом случае пользователь ККМ передает аппарат в ЦТО вместе с приложенным к нему:

последним зед-отчетом;
паспортом ЭКЛЗ.

При ремонте всю накопленную фискальную информацию переносят на внешний носитель. По выявленным неполадкам оформляют акт и заявку на экспертизу генеральным поставщиком с последующим обновлением неисправных элементов.

Документальное подтверждение процесса замены

При обновлении блока памяти в кассовом аппарате этот факт должен быть зарегистрирован в Налоговой службе. Для этого в ФНС необходимо представить:

паспорт кассового аппарата;
документ, отражающий информацию о версии устройства;
паспорт на заменяемый блок ЭКЛЗ;
журнал по форме КМ-4;
заявление на замену на бланке, выданном в ЦТО;
действующее соглашение на ТО кассового аппарата;
оформленная первая часть бланка КМ-2, которую визирует специалист ФНС.

После проведения всех процедур по замене блока памяти в налоговую инспекцию надо принести паспорт на новый блок ЭКЛЗ с формуляром ККМ и журналом по форме КМ-8. Также обязательно прикладывают дополнительный лист и паспорт на сам кассовый аппарат.

Предприятия любой организационной формы до 1.07.2019 обязательно должны поменять старые контрольно-кассовые машины на новые , которые способны получать и передавать всю необходимую информацию с помощью интернет-связи.

Кроме этого, предприниматели, уплачивающие единый налог на временный доход (ЕНВД) или стоящие на патенте, должны будут до 01.07.2019 производить свою предпринимательскую деятельность при наличии онлайн-кассы .

Согласно действующим нормативно-правовым актам, применение кассового оборудования нового образца необходимо будет для следующих категорий лиц, занимающихся реализацией товаров/услуг :

Определение

Контрольно кассовой машиной, называется электронное оборудование, которое применяется для официального денежного взаиморасчета между продавцом и клиентом . Данная техника может использоваться при осуществлении наличных платежей и с помощью банковских карточек.

К такому оборудованию относятся все электронно-вычислительные и программно-технические устройства, которые имеют установленную фискальную память. Помимо этого кассы оснащаются клавиатурой, встроенным денежным ящиком и принтером для печатания чеков .

Таким образом, предприятие поставщик должно пропускать все полученные финансовые средства от потребителя за проданный товар или оказанную услугу, только через счетную машину. После чего клиенту в обязательном порядке должен быть выдан соответствующий чек, который подтверждает произведенную сделку между ним и продавцом.

Все предприятия осуществляющие продажу продукции или реализацию услуг, с 01.02.2017 могут провести регистрацию в налоговом госоргане, только новых моделей чеко-печатающих машин, которые способны передавать в госучреждения сведения о взаиморасчетах в режиме настоящего времени.

Еще одним условием для предпринимательской деятельности является обязательное заключение соглашения между бизнесменом и операторами фискальных данных (ОФД) . Которые в свою очередь принимают и хранят всю информацию от каждого кассового устройства в отдельности, и дальше передают ее в налоговые органы.

Регистрация в налоговой

Чтобы зарегистрировать обновленный ККТ, его владельцу нужно предоставить в налоговый орган следующие документы :

Соответствующее заявление с просьбой о . При этом заявление составляется на специальном бланке налоговой инспекции.
Паспорт приобретенной кассовой техники, который выдается при покупке аппарата.
Соглашение о технической поддержки со стороны специализированной организации. Данный договор должен быть заключен сразу после приобретения устройства.

Если по каким-либо причинам собственник не может лично представить вышеперечисленные документы в госучреждение, он имеет полное право передать их через доверенное лицо.

После принятия пакета документов сотрудники налоговой инспекции:

осматривают контрольно-кассовую машину;
тестируют ее;
устанавливают свою номерную пломбу.

По завершению всех необходимых процедур госорган выдает акт №КМ-1, который свидетельствует об обнулении счетчиков и, соответственно, регистрации ККМ.

Весь процесс регистрации от момента подачи заявления до получения заключения занимает порядка пяти рабочих дней .

Стоимость

Наличие и использование кассы предусматривает определенные расходы для ее владельца. Таким образом:

покупка нового кассового оборудования будет составлять не менее 20000 рублей;
ее усовершенствование специалистами обойдется приблизительно в 15000 рублей;
предусмотренная плата за интернет.

Согласно действующему законодательству, при применении ККТ необходимо участие ОФД, которое является платным:

для ИП стоимость услуг составляет от 3000 до 7000 рублей в месяц;
для юрлиц такая колеблется от 8000 до 20 000 рублей ежемесячно;
для крупных организаций оплачиваемая сумма равняется 30 000 — 70 000 рублей.

К иным расходам можно отнести:

оплата интернет-услуг;
ремонт оборудования в случае ее поломки;
заправка печатающего картриджа;
покупка чековой ленты.

Стоимость таких затрат напрямую зависит от правильной эксплуатации устройства. В целом, за один отчетный год содержание чеко-печатающей машины будет составлять:

для малого бизнеса – около 15 000 рублей;
для среднего бизнеса – приблизительно 5000 рублей;
для крупного бизнеса – до 100 000 рублей.

Штрафы

Действующие в 2018 году нормативно-правовые акты за неиспользование ККМ предусматривают такие штрафные санкции :

для физических лиц — от 1500 рублей до 60 000 рублей.
для юридических лиц — от 40 000 рублей до 70 000 рублей.

При этом, если нарушение выявлено впервые, то контролирующие службы обычно выносят предупреждение. А в случае повторных правонарушений со стороны собственника к нему будут приняты наиболее жесткие санкции в виде административного взыскания .

Положительным нюансом нововведения является разработка электронных чеков, которые потребитель может получить на свой мобильный номер телефона с помощью «СМС» или на личную электронную почту.

Плюсы и минусы

К плюсам относятся:

отпадает необходимость в сдаче «зет-отчетов»;
минимизируются выездные проверки налоговых сотрудников;
постоянное онлайн контролирование за осуществляемыми взаиморасчетами.

Отрицательные моменты:

значительные затраты на переоснащение;
финансовые и временные затраты на обучение кассиров;
круглосуточный контроль со стороны налоговых органов.