Деловая переписка

Умение писать - одно из ключевых умений в жизни человека. Безусловно, существует масса областей, где способность четко выразить свои мысли высоко ценится, но в данном учебном пособии более подробно раскрыты проблемы, связанные с такой немаловажной сферой деятельности человека, как служебные отношения и бизнес. Здесь умение писать подразумевает под собой умение грамотно составлять деловые письма и вести деловую переписку в целом.

Деловое письмо - письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки. Письмо остается основным средством коммуникации между различными предприятиями, организациями или учреждениями. С помощью деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т.п.

Без преувеличения можно сказать: это один из самых распространенных видов служебных документов. От того, насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом зависит успех решения конкретных вопросов, значит, и всего предприятия или фирмы в целом.

Виды деловых писем:

• 1. Письма-извещения;
• 2. Письма-напоминания;
• 3. Письма-приглашения;
• 4. Письма-просьбы;
• 5. Письма-предложения;
• 6. Письмо-запрещение;
• 7. Письма-подтверждения;
• 8. Письма-соглашения;
• 9. Письма-отказы;
• 10. Информационно-разъяснительные письма;
• 11. Письма-циркуляры;
• 12. Письма-разрешения;
• 13. Сопроводительные письма;
• 14. Гарантийные письма.

Виды деловой переписки

Интернет прочно вошел в нашу жизнь, внес свои коррективы и в деловую среду. Прогресс не стоит на месте; консервативные формы деловой коммуникации давно потеснили ее современные прототипы. Имеются в виду электронные письма и SMS-сообщения.

Электронная почта - это совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. Электронные письма стали незаменимы при международном сообщении; Интернет намного ускорил процесс передачи сообщений. Электронное письмо эквивалентно письму на бланке в юридическом смысле (при условии, что оно верно составлено). Стиль его практически не отличается от стиля обычного письма, и особых рекомендаций на этот счет нет. Есть лишь некоторые нюансы, которые стоит учесть при составлении и отправлении электронных сообщений.

Помимо электронных писем, в повседневную жизнь прочно вошли SMS-сообщения SMS (МФА: [?s?m??s], сокр. от англ. Short Messaging Service - "служба коротких сообщений") - технология, позволяющая осуществлять приём и передачу коротких текстовых сообщений с помощью сотового телефона. К настоящему времени входит в стандарты сотовой связи.. У участников делового общения появилась возможность обмениваться короткими сообщениями (не более 160 знаков). Они используются чаще всего для передачи цифровых данных, краткой информации об определенных фактах и событиях, а также для оперативного уточнения каких-либо деталей. Такие сообщения не содержат служебной части содержания, обязательной для традиционных форм деловой переписки. Еще одна особенность SMS-сообщений - использование акронимов Акромним (от греч. Ькспт - высший, крайний + ьнхмпт - имя) - вид аббревиатуры, образованной начальными звуками (напр. НАТО, вуз, НАСА, ТАСС). Фактически, акроним представляет собой слово, являющееся сокращением, которое можно произнести слитно (в отличие от аббревиатуры, которую произносят "по буквам", например: КГБ - "ка-гэ-бэ"). Некоторые акронимы (например: лазер, вуз) фактически стали самостоятельными словами и употребляются как существительные с применением соответствующих падежей русского языка (вуз, вуза, вузу и т.п.), хотя это применимо не ко всем акронимам (обычно "среднего рода": НАТО, НАСА и т.п.).. Чаще всего к таким сокращениям прибегают при международной деловой переписке, так как в русском языке нет устойчивых выражений подобного рода.

Электронная переписка - это перспективное направление развития деловой корреспонденции, она заметно облегчает процесс пересылки сообщений, но не стоит забывать, что существуют ситуации, когда традиционное письмо уместнее. Например, претензионное письмо, когда необходимо обстоятельно изложить суть жалобы, лучше отправить в "старом" классическом формате.

Кроме того, письмо на официальном бланке является лицом компании-отправителя: фирменный логотип, здесь важен сам ритуал.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо-бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею-щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор-ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере-писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде-ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо-вания:

Письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес-тителями в рамках предоставленной им компетенции;

Письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;

Независимо от содержания письмо должно излагаться спокой-ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста-точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери-стик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь-зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо-соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи пред-приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, те-леграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управ-ленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых пи-сем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой клас-сификации. Огромное количество писем при однотипности управ-ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает ост-рую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточи-тельству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а инфор-мация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

1. Виды и разновидности деловых писем

   Реферат >>

   ... делового письма 6 1.1 Оформление делового письма 6 1.2 Требования к тексту делового письма 9 Глава 2 Виды и разновидности деловых писем 14 2.1 Классификация деловых ... и т.д. Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. ...

2. Деловая переписка с зарубежными партнерами

   Реферат >> Промышленность, производство

   ... ……………………………………………………………………....3 Деловые письма и их классификация …………………………………...4 Виды некоммерческих деловых писем………………………………...5 Виды коммерческих деловых писем... деловой переписки с зарубежными партнерами. 1. Деловые письма и их классификация Деловые ...

3. Деловая переписка (4)

   Реферат >> Промышленность, производство

   Специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим... для переписки . Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию ... ; информационное письмо. Отдельные виды писем подразделяются по признаку...

4. Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

   Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

   Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

   При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

   • письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
   • письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
   • независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
   • содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

   Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

   Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

   Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

   • документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
   • юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
   • юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

   К реквизитам делового письма относятся:

   • Государственный герб Российской Федерации;
   • герб субъекта Российской Федерации;
   • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
   • наименование организации;
   • справочные данные об организации;
   • дата документа;
   • регистрационный номер документа;
   • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
   • адресат;
   • заголовок к тексту;
   • текст документа;
   • отметка о наличии приложения;
   • подпись;
   • оттиск печати;
   • отметка об исполнителе;
   • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

   Письма оформляют в двух экземплярах – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

   Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

   Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельно-сти, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

   *Не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт.

   По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

   По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные (посвящены решению одного вопроса) и многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов.

   *Состоят обычно из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Содержат просьбу, извинение, гарантии.
   **Относятся к этикетной переписке.

   Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

   Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

   По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.

   Один из методов составления плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

   1. сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;
   2. формулирование выводов на основе базы данных;
   3. использование выводов в качестве плана для составления текста.

   Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

   Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

   В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

   Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

   В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

   В заключение формулируется основная цель письма.

   В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

   Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

   Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

   Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:
   «О нарушении договорных обязательств»
   «Об оказании научно-технической помощи»

   Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

   Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

   Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

   Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

   Деловая переписка – это не только обмен коммерческой и деловой информацией, это еще и часть сложного делового этикета, и ее правилам делопроизводителей даже специально обучают на курсах.

   Одна из важных составляющих делового письма – создание и поддержание солидной репутации компании, формирование серьезного отношения к вам со стороны партнеров и клиентов. Помимо вопросов менеджмента, деловое письмо – это корпоративная дисциплина, а с технической точки зрения - инструмент улучшение взаимодействия между различными компаниями холдинга или подразделениями одной формы.

   Виды деловой переписки

   Деловая переписка предполагает несколько видов документов, каждый из которых имеет свои правила оформления и предоставления, может отличаться формой изложения и приемами подачи содержания. Специалисты деловое письмо разделяют на: 1. благодарственные письма; 2. коммерческие письма (сопроводительное, заказ, напоминание, презентация, отказ, гарантийное письмо и т.д.); 3. запросы и требования; 4. извинения и опровержения; 5. поздравительные письма; 6. письма с соболезнованиями.

   Даже современная электронная переписка учитывает особенности каждого вида письма, использует готовые шаблоны, манеру написания и правила делового письменного этикета.

   Правила деловой переписки

   От того, на чем и как оформлено, как составлено и упаковано ваше деловое письмо, партнеры и клиенты могут составить представление о респектабельности и успешности вашего бизнеса. Поэтому, соблюдая правила деловой переписки, вы формируете свою репутацию в бизнесе. Итак, о правилах: Бланк письма. Хорошая компания использует в переписке только фирменные бланки с реквизитами компании (угловое или продольное размещение) и элементами фирменного стиля. Фирменный стиль предполагает нанесение логотипа и использование фирменных шрифтов, а в реквизитах должно быть указано название организации и его аббревиатура, юридический и почтовый адрес, телефоны, электронная почта и сайт. Разметка страницы. Письмо пишется на листе с полями (слева 20, справа 10 мм, сверху и снизу 20 мм), в случае наличия второго и последующих листов у документа, они нумеруются посредине сверху страницы. Стиль. Письмо пишется только официально-деловым стилем – с кратким изложением сути вопроса, точными формулировками, стандартными фразами. Обязательное условие: в письме освещается только один вопрос или несколько взаимосвязанных. В противном случае – лучше написать несколько писем. Структура текста. Обычно деловое письмо состоит из трех частей: 1. Обращение к адресату («Уважаемый, …!»). 2. Вступление (изложение причин и оснований для письма). 3. Основная часть (предложение решений, просьб, рекомендаций по решению проблемы). 4. Заключение (резюме с подведением итогов). Язык. Фразы должны быть простыми, краткими, ясными и недвусмысленными. Эмоциональность, жаргонизмы, просторечные слова, диалектизмы и излишние подробности исключены (грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки – тоже)!