Как составить гарантийное письмо о предоставлении услуг. Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

одна из форм деловой переписки между юридическими лицами , подтверждающая наличие обязательств одной стороны перед другой, когда недостаточно обычных договоренностей.

Обязательства могут возникнуть при заключении сделок купли-продажи, при отгрузке продукции, осуществлении подрядных работ и проч.

Нормативных актов, регулирующих форму гарантийного письма, не существует , поэтому требования к нему те же, что и к оформлению других видов деловой корреспонденции.

Следует помнить, что гарантийное письмо — это не коммерческий документ, а одна из форм деловой переписки , в письменной форме подтверждающая обязательства сторон. При его оформлении следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства.

сродни договору , поэтому приобретает юридическую силу только при правильном составлении.

Подробнее о видах гарантийных писем, правилах их составления расскажет данная публикация. В качестве примеров будут рассмотрены некоторые из них.

Какие бывают письма

В зависимости от цели составления гарантийные письма подразделяются на следующие разновидности :

о предоставлении нежилого помещения в аренду (организация должна находиться по юридическому адресу, то есть по месту регистрации);

об оплате задолженности (письмо содержит намерение отвечать по финансовым обязательствам в полном объеме без просрочек и задержек или погашать долг согласно графику);

об обязательствах по договору (данная бумага гарантирует оплату товаров или услуг в определенные сроки, выполнение каких-либо работ, подтверждает качество товара по ГОСТу и другим стандартам);

о приеме на работу (гарантирует прием на работу и оплату согласно штатному расписанию).

Этот документ необходим иностранному специалисту для трудоустройства в нашей стране и получения визы, а также студенту во время стажировки.

Последний вид гарантийных писем также очень востребован и требуется повсеместно.

Так, в некоторых учебных заведениях дипломы об окончании выдаются только после предоставления справки о трудоустройстве. Освободившимся заключенным необходимо отчитываться о приеме на работу перед надзорными органами. Иностранные сотрудники доставляют гарантийное письмо в миграционную службу.

Как оформляются и что содержат

Поскольку конкретной формы гарантийного письма, которая предусмотрена законом, нет, оно должно соответствовать общим рекомендациям :

стиль написания – официально-деловой, так как это документ;
краткое, четкое и конкретное изложение сути вопроса;
понятное и простое содержание документа;
грамотное оформление без орфографических и синтаксических ошибок.

Гарантийное письмо от имени юридического лица заполняется на бланке учреждения и обязательно содержит нужные реквизиты.

На фирменном бланке обязательно ставится штамп , указываются название организации и форма собственности . В верхнем правом углу указываются реквизиты адресата.

следует обязательно регистрировать в журнале исходящих документов.

В нем должны быть указаны следующие реквизиты :

кому адресовано, от кого отправлено;
контакты и адреса сторон;
исходящий номер, срок отправления;
кто и что гарантирует, сроки;
ФИО, должность подписавшего письмо лица;
доверенность, сведения о доверенном лице, заверенные печатью организации;
контакты, данные исполнителя;
ОГРН и ИНН организации.

Оформляется гарантийное письмо на листе формата А4, печатается на фирменном бланке, подписывается ответственными лицами и скрепляется печатью.

Все страницы должны быть сшиты как один документ и оформлены опечатывающей наклейкой с подписью, печатью и указанием количества прошитых страниц. Если оно не прошито, страницы необходимо пронумеровать и на каждой поставить подпись ответственного лица.

Если гарантийное письмо составлял индивидуальный предприниматель , к документу прилагаются копии всех страниц листа записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Гарантийное письмо составляется не только юридическими лицами, оно является гарантией урегулирования взаимоотношений физических лиц .

Значение и сила гарантийных обязательств

Гарантийное письмо является одним из способов заключения договора.

Предложение обязательно содержит предмет договора (оферта – товар, услугу, виды работ), описанный конкретно и подробно. Кроме того, в гарантийном письме указываются сроки предоставления перечисленных услуг.

Период , указанный в письме-предложении, играет решающую роль при определении порядка исполнения гарантийных обязательств. Если это не прописано в письме, отменить его нельзя .

Ответ лица, которому было направлено предложение, является второй частью договора . К нему требования не так строги. Он может быть развернутым или однозначным (согласие или несогласие с предложенными условиями).

Однако в любом случае все деловые письма должны иметь подлинные подписи, в противном случае документ не имеет юридической силы .

Если ответ отзывается, сделать это надо быстро, пока не совершено какого-либо действия.

Особого внимания заслуживают гарантийные письма, касающиеся финансовых обязательств , так как они составляют немалую долю исходящей документации предприятий.

Бывают случаи, когда выполнить условия соглашения или своевременно рассчитаться нет возможности.

Поэтому надо обязательно предупредить партнера о возникновении непредвиденных обстоятельств и попросить его отодвинуть срок платежа.

Сделать это лучше в форме гарантийное письма с указанием реквизитов участников договора и платежных обязательств по нему.

При этом обязательно указывается процент за просрочку , в противном случае по умолчанию будут начисляться 0,036% от суммы ежедневно.

Кроме того, надо описать причину , по которой срок обязательств должен быть перенесен.

Такой вид гарантийного письма должен содержать прошение не применять штрафные санкции или согласие выплатить неустойку . В конце документа следует указать срок полного расчета.

Если вышеупомянутая форма не допускается, следует оформлять извещение в порядке, предусмотренном статьей 450 Гражданского кодекса РФ («Основания изменения и расторжения договора»).

Извещение составляется и в случае, если денежные средства не перечислены заказчику или появился новый ассортимент товара.

Гарантийное письмо с просьбой об отсрочке платежа на определенный срок можно написать и в банк , указав при этом уважительную причину , по которой невозможно выплатить задолженность. Как правило, банки в таких случаях идут навстречу должникам.

Резюме

Делая вывод вышесказанному, можно отметить плюсы и минусы гарантийных писем.

К недостаткам гарантийного письма относится его малый объем , который не позволяет подробно описать условия гарантийных обязательств, определить полностью все права и обязанности сторон, меру их ответственности друг перед другом.

Не оговаривается и сама п роцедура предоставления услуг, в связи с чем не исключаются конфликтные ситуации, разрешать которые приходится в суде.

Несмотря на перечисленные недостатки, к положительным моментам относится то, что гарантийное письмо м ожно не оформлять как договор, так как оно имеет достаточную юридическую силу п ри соблюдении требований к его оформлению.

При рассматривании судебных исков письмо принимается наравне с договором .

Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.

Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма

В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:

Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
Гарантия отсроченного платежа.
Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
Предоставление информации 3-им лицам.

Особенности составления гарантийного письма:

Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
Четкость формулировок.
Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
Скрепление документа печатью компании-отправителя.
Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.

Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.

Что должно быть в письме?

Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
Данные адресата (ФИО либо название компании).
Суть обращения – в содержании письма.
Подпись адресата (руководителя).
Гербовая печать организации (читаемый оттиск).

Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц

Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:

Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

Гарантийное письмо с юридической стороны - имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

Назначение гарантийных писем – предоставление адресатам письменных гарантий. В них подтверждаются оговоренные условия или обещания, намерения или действия отправителя, связанные с интересами адресата.

Письма могут быть адресованы физическому лицу или организации. Они являются документом, содержащим гарантии, даже если в тексте не присутствует само слово «гарантия». Такие письма могут подтверждать сроки выполнения работ, оплату выполненной работы или полученной продукции, качество поставляемого товара или выполнения работ, сроки поставок и прочее. Такие оговорки необходимы в тех случаях, когда одна сторона не уверена в выполнении договоренности.

Данные пункты составляют содержание письма либо являются его составляющей. Гарантийное письмо носит юридический характер и по статусу соответствует документам договорного характера (дополнительному соглашению, договору и т.д.).

Зачастую письма предоставляют для подтверждения совершенной оплаты. Здесь указывают ссылку на номер счета или договора, на основании которых должна была быть произведена оплата. Помимо этого, письма служат документом для третьих лиц и принимаются банком как обеспечение кредита (подтверждают факт получения адресатом необходимой суммы для его погашения).

К примеру, при регистрации юридических лиц на предоставление юридического адреса достаточно гарантийного письма, так как невозможно заключить договор аренды офиса.

Документ отличается точностью, ясностью и однозначностью формулировок, так как в нем повествуется о предоставлении гарантий по поручению или от имени должностного лица или организации. В нем указывают вид операции или полную процедуру, которую будут проводить.

Письма начинают с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату, например:

Настоящим письмом гарантируем……

В других случаях они содержат изложение причин, по которые автор заявляет о готовности предоставить адресату определенные гарантии. Здесь заявление содержится в заключительной части, к примеру:

Полную и своевременную оплату гарантируем

Характерная черта документа – наряду с подписью директора (автора) стоит подпись должностного лица, ответственного за ведение финансовых и иных денежных вопросов. При направлении письма в качестве обязательства оплаты за оказанную услугу, покупку и т.д. в тексте указывают банковские реквизиты предприятия-плательщика.

Характерные фразы письма:

Гарантируем…
Настоящим гарантируем…
Компания «Название» гарантирует…
Оплату в срок …. гарантируем… и т.д.

Гарантийные письма оформляются по общим правилам составления .

(Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 61 976)

(Размер: 24,0 KiB | Скачиваний: 54 369)

(образец) заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. Сфера применения гарантийных писем обширна. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

Что такое гарантийное письмо ?

Гарантийное письмо - это один из документов делового оборота, который составляется одной из сторон сделки (или физическим лицом) и содержит в себе подтверждение соблюдения определенных условий или выполнения каких-либо действий.

Гарантийное письмо является одним из способов обеспечения обязательств.

На практике этот документ встречается не только во взаимоотношениях между юридическими лицами, но и в контексте взаимодействия физических лиц. Примерами сфер применения гарантийных писем могут быть:

Трудовое право. В данном случае составляется гарантийное письмо о приеме на работу. Оно, как правило, требуется при подаче документов в ФМС для мигрантов.
Договорное право. Здесь довольно много ситуаций, которые могут потребовать составления гарантийных писем. Например, договор займа, аренды и т. д. Например, гарантийное письмо об оплате задолженности, гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо (образец) составить не сложно, так как форма его написания - произвольная, а содержание зависит от конкретной ситуации.

Направить гарантийное письмо можно несколькими способами:

Лично в руки. В этом случае получающая сторона должна расписаться на втором бланке документа.
По почте заказным письмом.
Посредством электронной почты.

Как написать гарантийное письмо ?

Законодатель не предусматривает в нормах права образец гарантийного письма. Однако при его составлении рекомендуем обратить внимание на несколько обстоятельств:

обязательно указывайте получателя документа, в частности его полное ФИО (или наименование юридического лица), адрес, телефон и иные сведения;
в тексте письма прописывайте все самым подробным образом - на основании чего возникли правоотношения сторон и что обеспечивается письмом, в какие сроки будут производиться те или иные действия и т. д.;
к письму можно приложить все документы, с которыми вы посчитаете нужным ознакомить вторую сторону;
если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
как правило, гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, поэтому целесообразно в самом тексте документа данный факт отразить;
в конце письма обязательно ставьте дату и подпись, причем подпись должна быть только уполномоченного лица (юридическое лицо дополнительно ставит свою печать).

Форма гарантийного письма

Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Гарантийное письмо - как написать ?

Не знаете свои права?

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

Пример гарантийного письма

Скачать гарантийное письмо

Директору ООО «Рога и копыта»

Иванову Игорю Викторовичу

от Петрова Владимира Ивановича,

проживающего по адресу:

г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.

Контактный тел.: +7 111 111 11 11

Гарантийное письмо

Я, Петров Владимир Иванович, обязуюсь оплатить работы, выполненные ООО «Рога и копыта», согласно договору на оказание услуг от 16.05.2014 № 2 в сумме 16 500 (шестнадцать тысяч пятьсот) рублей в срок до 15.05.2015.

Роспись (расшифровка)

Гарантийное письмо является одним из документов деловой переписки между партнерами. Таким документом одна сторона по договору дает гарантию на исполнение определенных действий (оплата, выполнение работ) перед другой.

В законе отсутствуют нормы, на которые необходимо ориентироваться при составлении текста письма. Однако, в условиях деловой переписки, сформированы устоявшиеся правила при написании гарантийного письма.

В деловой корреспонденции полученные письма фиксируются секретарем, обязательно проставляется входящий номер для документа.

Предназначение

Основное назначение письма состоит в заверении своего делового партнера в том, что работа, указанная в договоре подряда будет непременно выполнена. Часто в тексте письма указываются конкретные сроки исполнения работ.

Ситуации, когда необходимо его составление

Гарантийное письмо может составляться как отдельно, так и в ответ на письмо-претензию со стороны заказчика. Такое письмо представляется второй стороне, если есть необходимость подтвердить свои намерения относительно выполнения работ по контракту. Подрядчик этим письмом может также указать конкретные сроки окончания исполнения работ или услуг, если они просрочены. Стоит сказать, что получение Заказчиком письма не обязывает принять условия, изложенные Подрядчиком или Исполнителем.

Гарантийное письмо не является двусторонним документом в отличие от дополнительного соглашения к договору или контракту, подписываемого сторонами. Однако в судебной практике в разрешении споров существуют дела, в которых информация, содержащаяся в этом документе, учитывается при вынесении решений.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок составления данного письма

Требования

Гарантийное письмо оформляется на листе формата А4, как правило, на одном. Этот документ может быть написан на фирменном бланке организации или при его отсутствии обычном листе, заверенном печатью организации.

Этот документ имеет одну структуру. В зависимости от конкретной ситуации изменяется лишь текст письма.
Письмо о гарантиях на исполнение работ помимо подписи руководителя компании подразумевает подпись ответственного лица (заместителя директора, прораба и т.д). Стиль написания - сугубо деловой, не должен содержать лирических отступлений.

В тексте письма используются следующие обороты :

ООО «ХХХ» гарантирует выполнение…;
«Настоящим письмом гарантируем…»;
«Настоящим письмом ООО«ХХХ» гарантирует…».

Гарантийное письмо состоит из:

Шапки документа, в котором содержатся реквизиты компании-отправителя, исходящий номер, адресат).
Текст –гарантия.
Заключительная часть с подписями ответственных лиц.

Обязательные пункты

Гарантийное письмо направляется стороне на фирменном бланке организации.

При этом оно должно включать :

Реквизиты компании, дату и исходящий номер.
Получатель письма. Здесь может указываться как непосредственно лицо, которому оно адресуется (руководитель), так и компания-получатель (юридическое лицо).
Сам текст письма с указанием сроков выполнения работы или графика.
Автор в обязательном порядке указывает должность и свои данные (фамилия, инициалы), ставится подпись.
Печать.

Приложения

Как правило, гарантийные письма направляются без приложений. Но при необходимости в приложении можно указать график проведения работ с указанием срока сдачи по каждому объекту или этапу.

О необходимости составления гарантийного письма и акта сверки рассказано в следующем видеоматериале:

Особенности составления некоторых видов

Выполнение строительных работ

При выполнении строительных работ по контракту Подрядчик может гарантийным письмом гарантировать соответствие проводимых работ на объекте нормам Госта или СНИП. Такое письмо показывает добросовестность подрядчика.

Выполнение работ подрядчиком

При выполнении работ подрядчиком в гарантийном письме может указываться срок выполнения работ по договору: « Настоящим письмом ООО «Строймонтажинвест»гарантирует выполнение работ по договору № от 01.01.2015 года в срок до 31.06.2015 года.

Смещение сроков

В случае нарушения сроков сдачи объекта или выполнения ремонтных работ подрядчик вправе направить заказчику гарантийное письмо о выполнении работ. В нем он может указать сроки , в течении которых планируется сдача объекта, указать причины задержки исполнения договоренностей по контракту.
Таким образом, письмо в первую очередь составляется для подтверждения намерений подрядчика или обоснования задержки сроков и указания окончания действий своих обязательств по договору.