Как округляется среднесписочная численность работников за месяц. Округление среднесписочной численности

Согласно пункту 7 статьи 5 закона от 30.12.2006 года № 268-ФЗ каждый руководитель предприятия, будь то индивидуальный предприниматель или глава общества с ограниченной ответственностью, должен подавать в налоговую службу по месту регистрации организации сведения о среднесписочной численности работников. В статье ниже мы постараемся подробно рассказать, как посчитать среднесписочную численность работников, потому что с 2007 года такие сведения должны подавать абсолютно все предприниматели, даже те, у которых в штате нет ни одного работника (в таком случае в отчетной форме в соответствующей главе просто пишут ноль). Среднесписочная численность работников – формула расчета Среднесписочное количество работников рассчитывается за календарный год для любого предприятия: хоть новообразованного хоть работающего уже несколько лет.

Можно ли округлять среднесписочную численность работников?

Например, основной работник, находящийся в отпуске, командировке, отсутствующий в связи с болезнью или по другим причинам, включается в списочную численность как единица. Очень подробно правила включения в списочную численность перечислены в п. 79 приказа. Если сотрудник работает в организации внутренним совместителем или занимает более одной ставки, в списочной численности он учитывается как один человек - по основной работе.

Внимание

Если сотрудник работает в организации внешним совместителем, то в списочной численности он не учитывается. Другие (более редкие) исключения из подсчета списочной численности перечислены в п. 80 приказа. Обратите внимание, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.

Как правильно округлить значение среднесписочной численности?

Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые в среднесписочной численности работников При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются как целые единицы по дням явок на работу При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются подп. «в» п. 80, п. 81.2 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428 Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «г» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г.

Численность работников: списочная и среднесписочная

Не включаются в списочную численность работники: 1) внешние совместители; 2) выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера; 3) привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы; 4) переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу; 5) направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии; 6) подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации.

Расчёт среднесписочной численности работников

ССЧ полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца п. 78 Указаний. Например, списочная численность с 1 по 21 июня — 30 человек, а с 22 по 30 июня — 31 человек. Тогда ССЧ за июнь — 30,3 ((30 чел. x 21 дн. + 31 чел.

x 9 дн.) / 30 дн.). С учетом округления — 30 чел. п. 81.4 Указаний. В списочную численность включайте всех полностью занятых работников, которые числятся в вашей компании на конкретный день. Не имеет значения, работал человек в этот день, был в отпуске или на больничном. Не надо учитывать только работников в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также в неоплачиваемых учебных отпусках п.
81.1 Указаний. Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день п. 78 Указаний.

Расчет среднесписочной численности для отчетности

Российской Федерации; Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу согласно табелю учета рабочего времени. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Округление среднесписочной численности

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке: а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например: 40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе); 36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе); 24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе). б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Округление при расчете среднесписочной численности

Числа Списочная Сотрудники, Сотрудники,месяца численность исключаемые попавшие в. сотрудников из списочной среднесписочную. численности численность 1 500 1 499 2 501 1 500 3 501 1 500 4 503 1 502 5 503 1 502 6 505 2 503 7 505 2 503 8 505 2 503 9 505 2 503 10 504 2 502 11 504 2 502 12 504 2 502 13 504 2 502 14 504 2 502 15 504 2 502 16 505 2 503 17 505 3 502 18 505 3 502 19 505 3 502 20 505 3 502 21 506 3 503 22 507 3 504 23 506 3 503 24 506 3 503 25 506 3 503 26 507 3 504 27 507 3 504 28 507 3 504 29 507 3 504 30 507 3 504 31 507 3 504 Итого 15578 Сумма численности работников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 15578, календарное число дней в месяце – 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составила 503 человека (15578: 31). Численность показывается в целых единицах.

Округление среднесписочной численности работников за год

Порядок расчета среднесписочной численности работников В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п.
81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1). Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст.

Округление среднесписочной численности работников

Важно

Расчет среднесписочной численности с работниками на неполном времени На 01.06.2017 в организации 37 работников: 33 — с полным рабочим временем; два внешних совместителя; два с неполным рабочим временем, отработавших в июне 203 часа. 20 июня одна из работниц ушла в декрет. 23 июня на ее место принята другая работница. В июне 2017 г. — 168 рабочих часов. Расчет ССЧ за июнь 2017 г. Списочная численность полностью занятых работников: на 1 — 19 и 23 — 30 июня (27 дней) — 33 человека; на 20 — 22 июня (3 дня) — 32 человека.

ССЧ полностью занятых работников — 32,9 чел. ((27 дн. x 33 чел. + 3 дн. x 32 чел.) / 30 дн.). Средняя численность не полностью занятых работников — 1,21 чел. (203 ч. / 168 ч.). ССЧ всех работников с учетом округления — 34 чел.
В письме Федеральной налоговой службы России от 26.04.2007 года № ЧД-6-25/353 можно посмотреть подробные рекомендации по заполнению самой формы. Расчет среднесписочной численности работников 2012-2013 Расчет среднесписочной численности работников за 2012 календарный год для предоставления его в налоговую службу до 20 января 2013 года должен охватывать месяцы с января 2012 года по декабрь 2012 года. Существует удобная методика расчета среднесписочной численности работников: сначала считают работников, занятых полный рабочий день, потом тех, кто работает неполный день.
Складывают сумму первых и вторых и таким образом высчитывают каждый месяц, а потом и год. В сущности, расчет сведений среднесписочной численности работников предприятия не так уж и сложен, необходимо лишь точно определить среднесписочную численность работников, которые должны быть учтены.

Округление среднесписочной численности в 4-фонд

Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия) Количество таких сотрудников учитывается полностью п. 81.3 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428 Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «к» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428 Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются один раз При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются подп. «б» п. 80, абз. 3 п. 83 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г.

При формировании в 1С ЗУП сведений о среднесписочной численности работников на 01.01.2016 для предоставления в ИФНС, по форме КНД 111018, отражается среднесписочная численность работников в количестве 73,при расшифровке колонки выводится число 73,416. Через отчет "средняя численность" за год, в графе среднесписочная численность (всех) формируется количество 74, при пересчете вручную помесячно, по этому же отчету, среднесписочная численность -73,416. Из этого следует, что два отчета, округляют по разному один показатель.Вопрос в том, как правильно округлить эти цифры и какие данные будут считаться верными для передачи в ИФНС?

При расчете среднесписочной численности сотрудников значение округлите до целого числа, т.е. до 73.

Обоснование

Из статьи журнала «Бухгалтерия ИП», январь 2011

Средняя или среднесписочная численность работников: ищем различия и учимся считать

Правила расчета численности работников установлены приказом Росстата от 12.11.2008 № 278, которым утвержден порядок заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения (далее – приказ № 278).

Согласно пункту 80 приказа № 278 понятие «средняя численность работников» намного шире, поскольку включает в себя не только среднесписочную численность сотрудников, но и среднюю численность внешних совместителей и сотрудников, трудящихся на основании гражданско-правовых договоров*.

Подаем сведения о среднесписочной численности

ПОРЯДОК РАСЧЕТА ПОКАЗАТЕЛЯ

Методика расчета среднесписочной численности работников приведена:

в пунктах 8-11 Указаний по заполнению формы №Т-1, утвержденных приказом Росстата от 13.10.2008 №258 (письмо ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@);
пунктах 81-84 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных приказом Росстата от 12.11.2008 №278 (далее - Указания) (письмо Минфина России от 21.07.2008 №03-02-07/1-297).

Вкратце напомним ее 1 Подробно о том, как посчитать среднесписочную численность, читайте в статье «Отчитываемся по форме №1-Т за 2009 год» // Зарплата, 2009, №12..

Среднесписочная численность работников за год

Данный показатель определяется по формуле:

Среднесписочная численность за месяц

определить списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число). При этом списочная численность за день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени. Для ее уточнения можно воспользоваться другими первичными документами по учету труда и его оплаты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и т. п.). В расчет нужно включить праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день;
просуммировать показатели списочной численности за каждый день;
разделить полученную сумму на число календарных дней в этом месяце.

Числовое значение показателя среднесписочной численности округляется до целых единиц и в отчете показывается в целых единицах (

Среднесписочная численность сотрудников – параметр, применяемый в статистическом учете. Он используется и для налогового контроля.

Руководители предприятий или бухгалтеры, сталкиваясь впервые с расчетом среднесписочной численности работников, задают различные вопросы. В статье будут рассмотрены некоторые из них. Каким образом сдавать отчетность? Какие сроки установлены для этого? Какие формулы применяются? Все ли категории учитываются при расчетах или существуют исключения? Ответив на поставленные вопросы, бухгалтер безошибочно осуществит подсчет показателя, и вовремя предоставит отчетность в контролирующие органы.

Что это такое и для чего нужна

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – отчет, сдаваемый в инспекцию федеральной налоговой службы до 20 января следующего за отчетным года.

Отправка происходит ежегодно. Эти положения закреплены в Налоговом Кодексе РФ (статья 80 пункт 3).

Если ССЧ за предыдущий год составила более 100 человек, отчет сдается только в электронном виде. Компании предоставляют отчетность вне зависимости от количества работников.

Если не сдать отчет о среднесписочной численности работников, то это грозит штрафными санкциями. Штраф составит 200 рублей (Налоговый Кодекс РФ пункт 1 статья 126), а директора или главного бухгалтера ожидает штраф 300 — 500 рублей. Штраф небольшой, но компания из-за отсутствия данных о ССЧ может лишиться налоговых льгот или будут пересчитаны налоги, то есть будут: дополнительное его начисление, последуют пени и штрафы. После оплаты штрафа, компания все равно обязана предоставить отчетность о численности сотрудников.

Где используются сведения о среднесписочной численности работников:

Заполнение отчетов :

РСВ-1;
4-ФСС;
форма N ПМ;
форма N МП (микро).

Подтверждение или получение льгот :

налог на прибыль;
право применения УСНО;
имущественный налог;
земельный налог.

Учет сотрудников

внешние совместители (учитываются отдельно);
заключившие гражданско-правовой договор;
работающие за рубежом (без сохранения заработной платы);
учредители, не получающие заработную плату;
адвокаты;
военнослужащие при исполнении службы;
подавшие заявление об увольнении;
прекратившие работу, не предупредив руководство;
находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
в декретном отпуске;
работающие по ученическому договору, которым выплачивается стипендия;
обучающиеся с отрывом от производства.

В ССЧ персонала учитываются фактически работающие и отсутствующие по разным причинам. Целые единицы сотрудников, которые учитываются в списочной численности:

явившиеся на работу;
не работающие из-за простоя;
находящиеся в командировках (в том числе и за границей)
заболевшие (в соответствии с больничным листом);
выполняющие государственные обязанности;
работающие неполный рабочий день;
работающие во время испытательного срока;
работники-надомники;
имеющие звания;
учащиеся с отрывом от производства при сохранении заработной платы;
студенты-практиканты, при условии зачисления на должность;
находящиеся в учебном отпуске при сохраненной им заработной плате;
находящиеся в очередных ежегодных или дополнительных отпусках;
имеющие выходной;
замещающие отсутствующих работников;
находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
участвующие в забастовках;
граждане других стран, работающие на территории Российской Федерации;
работающие вахтовым методом;
не явившиеся на работу по причине прогула;
находящиеся под следствием.

К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график. К ним относятся:

граждане до 18 лет;
сотрудники, работающие на вредных и химических производствах;
сотрудницы, для которых утверждены перерывы для кормления;
женщины, занятые в сельской местности;
инвалиды 1 и 2 групп.

Следует принять во внимание несколько положений:

Сотрудник, который получает вознаграждение за работу, находясь на 0,5 ставки или на двух (количество не важно), учитывается как целая единица (1 человек).
Сотрудник, являющийся внутренним совместителем, учитывается как 1 человек.
Наемный сотрудник, работающий в рамках гражданско-правового договора, а также находящийся в штате этой же организации (по основному договору), учитывается как 1 человек.
Сотрудник занятый неполный рабочий день по инициативе работодателя учитывается 1 человек.

Расчет среднесписочной численности работников

За месяц

ССЧ персонала за отчетный период — это средний показатель, который базируется на среднесписочной численности за все месяца. Надо рассчитать ССЧ за каждый месяц требуемого периода.

Формула расчета:

ССЧ за месяц = ССЧ полный день + ССЧ неполный день

Параметр для сотрудников, которые работают полный рабочий день, определить не сложно. Делается это по следующей формуле:

ССЧ полный день = Общая СЧ / Количество календарных дней

ССЧ сотрудников, которые работают неполный день, вычисляется иначе. Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, которое было отработано сотрудниками. Этот параметр необходимо умножить на число календарных (отработанных) дней. Дни, которые сотрудник отсутствовал (больничные, прогулы, отпуска), принимаются за количество часов предыдущего трудового дня:

Число человеко-дней = Отработанные часы / Норматив продолжительности рабочего дня

Формула для расчета среднесписочной работников, занятых неполный рабочий день выглядит следующим образом:

ССЧ неполный день = Сумма человеко-дней / Количество календарных дней

Таблица по нормативной продолжительности дня:

Число рабочих часов в неделе	Продолжительность дня (пятидневная неделя)	Продолжительность дня (шестидневная неделя)
40	8	6,67
36	7,2	6
35	7	5,83
24	4,8	4

В качестве списочной численности сотрудников за выходные и праздничные дни принимают данный показатель за предыдущий рабочий день.

Пример расчета

В компании «Омега» шесть работников в апреле были заняты на работе неполный рабочий день:

пять сотрудников отработали по 2 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,25 человека (2 ч при установленном нормативе для 40-часовой неделе 8 ч);
один работник отработал по 6 часов в день в течение 22 дней. Этот работник учитывается как 0,75 человека (6 ч при установленном нормативе для 40-часовой неделе 8 ч);
средняя численность занятых неполный рабочий день, составила 2 человека (0,25 * 22 + 0,25* 22 + 0,25 * 22 + 0,25 * 22 + 0,25 * 22 + 0,75* 22) / 22 рабочих дня в апреле).

Всего работников, которые заняты в компании полный рабочий день 28 человек.

В этом случае расчет среднесписочной численности сотрудников за месяц составит 30 человек = 28 + 2.

За квартал

Квартальная ССЧ сотрудников получается путем сложения среднесписочной численности работников за месяцы работы, которые входят в квартал и деления на 3 (месяцев). Приведем формулу:

ССЧ квартал = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3) / 3

Пример

Компания «Омега» имела среднесписочную численность работников в апреле 491 человек, в мае - 486 человек и в июне - 499. Среднесписочная численность сотрудников за II квартал составила 492 человека ((491 + 486+ 499) / 3).

В случае неполной работы в квартал, то ССЧ определяется суммированием за месяцы функционирования в квартале и деления на 3.

За год

Годовая ССЧ сотрудников получается путем сложения среднесписочной численности работников за месяцы работы и деления на 12 (месяцев). Представим в виде формулы:

Годовая ССЧ = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 12) / 12

Если компания функционировала неполный год (например, была создана в марте), то ССЧ сотрудников рассчитывается как сумма среднесписочной численности за каждый месяц работы, поделенная на те же 12 месяцев.

Пример расчета

Компания «Омега» имела среднесписочную численность работников:

Январь – не функционировала
Февраль – 20
Март – 23
Апрель — 30
Май – 32
Июнь – 34
Июль – 36
Август – 45
Сентябрь – 42
Октябрь – 42
Ноябрь – 38
Декабрь – 42

Среднесписочная численность равна 31 человеку: (0+20+23+30+32+34+36+45+42+42+38+42) / 12. Такой результат получился потому, что мы сложили все среднесписочные за указанный период и разделили на 12 месяцев.

Таким же образом можно высчитывать ССЧ для полугодия или девяти месяцев:

ССЧ за полугодие = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 6) / 6

ССЧ за 9 месяцев = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 9) / 9

Как округлить

Иногда при подсчете ССЧ может быть получено не целое число, в этом случае число округляется. Отчет в ИФНС не подразумевает наличие десятых или сотых долей. Правильное округление будет следующим:

если после запятой получена цифра 5 или больше, число перед запятой увеличивается на единицу.
если после запятой получена цифра меньше 5, число остается прежним, дробная часть опускается.

Расчет для ПФР и ФСС

Для предоставления сведений в Пенсионный фонд (отчет РСВ 1) и Фонд социального страхования (4-ФСС) также требуется указывать среднесписочную численность. Отличие расчета заключается в том, что здесь учитываются внешние совместители и сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам.

В статье были рассмотрены примеры и приведены формулы по расчету среднесписочной численности работников. Подробно разъяснены нюансы, которые учитываются при подсчете, отличие отчетов в ПФР и ФСС от ИФНС. Таким образом бухгалтеру с любым уровнем подготовки несложно сделать расчет среднесписочной численности сотрудников своей организации.

Видео — разъяснения о порядке подачи сведений о среднесписочной численности:

Одним из важнейших показателей любого предприятия является среднесписочная численность работников. Как рассчитать этот параметр, знают не все предприниматели и должностные лица. Поэтому стоит заранее изучить методику и принципы, чтобы потом без ошибок использовать полученные знания на практике.

Кому потребуется среднесписочная численность сотрудников?

Некоторые организации и предприниматели могут полагать, что им производить подобные расчеты не нужно. Однако ФНС имеет другую точку зрения. Кто должен считать среднесписочную численность работников на самом деле? Такая необходимость есть и у организаций, и у ИП.

Обязанности по расчетам обычно ложатся на кадровика. Если такового в организации нет, то заниматься подсчетами может директор или даже бухгалтер при наличии таких условий в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Чем руководствоваться при расчете?

Существуют строгие правила и порядок расчета среднесписочной численности работников. Они отображены в приказе Росстата №428 от 28 октября 2013 года. Документ станет наглядным пособием для должностного лица.

Чтобы собрать сведения о работниках максимально быстро и исключить возможность ошибок, стоит использовать информацию из табеля учета рабочего времени. Там содержатся все актуальные данные.

Общие принципы расчета ССЧ

В общем виде методика расчета среднесписочной численности работников выглядит следующим образом:

определение ССЧ на каждый месяц отчетного периода;
расчет среднего значения (полученные данные по месяцам суммируются и делятся на количество месяцев в отчетном периоде);
округление получившегося параметра.

Зная, кого включить в списочный состав, расчет среднесписочной численности работников сводится к произведению математических вычислений.

Остается лишь разобраться с тем, как сосчитать значение ССЧ за месяц. Здесь тоже нет ничего сложного. Нужно просто суммировать показатели по каждому календарному (не рабочему) дню, а после разделить полученное значение на количество дней в рассматриваемом месяце. На этом определение среднесписочной численности работников за месяц будет завершено.

Как округлять списочную численность?

Нередко в ходе расчетов получаются нецелые числа. Оставлять их в таком виде нельзя. В отчете ФНС, например, значение обязательно должно быть целочисленным. Использование дробей или запятых в отведенной графе не предусмотрено. Поэтому важно знать, как округлять среднесписочную численность работников. Делать это нужно следующим образом:

если число после запятой меньше 5, то округление идет в меньшую сторону;
если после запятой стоит цифра 5 и более, то значение округляется в большую сторону.

Например, число 23,4 будет округлено до 23, а числа 23,5 и 23,7 до 24.

Что еще нужно учесть при расчете ССЧ?

Иногда вопрос о том, как рассчитать среднесписочную численность, может усложниться тем, что на предприятии есть сотрудники, работающие неполный рабочий день. Таких лиц учитывать нужно в соответствии с отработанным временем. Например, если человек работает 4 часа из 8, то учитывать его нужно как 0,5 при расчете ССЧ.

Учитывать одного работника несколько раз следует. Он должен отражаться в отчетах ССЧ по одному разу.