Организация open air

Необходимая информация для будущих организаторов опен эйра.

Начнем Open-air - это вид вечеринок проводимых на открытом воздухе. В наше время данные вечеринки набирают оборот и пользуются все большей популярностью. Ведь это отдых на природе сопровождающий активный отдых и конечно же танцы! Но возникает главный вопрос как сделать так, чтобы ваша вечеринка прошла безупречно? Как организовать подобное мероприятие вне города?Какие существуют нюансы при подготовке мероприятия? На эти и многие другие вопросы мы поможем найти вам достойные ответы.

Если у вас это первый опыт проведения вечеринок данного формата, то задумываться о огромном количестве людей не разумно. Open-air в 200-300 человек для первого раза более чем реализуемо

С чего же вам следует начать?

Концепция open-air . Определить для себя главную цель - для чего open-air будет проводиться и в чем будет его «фишка», чем Вы сможете привлечете людей. Ведь обычные танцы под луной уже давно практикуются среди молодежи и чем то подобным их особо не удивить. Людям интересны всевозможные тематические вечеринки, отличающихся форматом от подобных мероприятий, так же нужно определиться с музыкальным форматом. потому что именно от этого будет зависеть выбор, артистов, место проведения, да и бюджет в конце концов.

План вечеринки . Следующий этап это составление плана Open-airа, по возможности с полным продумыванием времени проведения: время на подготовку площадки, размещение и настройка оборудования, во сколько прибудут артисты, сколько идет их программа, время сетов DJев и т.д.Это упорядочит процесс подготовки к опен эйру, но конечно же могут происходить ситуации при которых от данного плана можно немного отойти.

Создание бизнес-модели . Далее стоит разработать бизнес план с отражением как ваших затрат, так и дальнейшая возможная прибыль от услуг которые вы собираетесь оказывать в ходе мероприятия. Далее — определяем цену билетов, стоимость ваших услуг и составляем меню из напитков и пищи. Не забудьте также расписать расходные статьи: откаты администрации, оклад охране, покупка либо аренда звукового оборудования итд. Главное сделать это максимально точно и полно.

Выбор площадки

Одна из самых главных вещей при организации вечеринки это — правильный выбор место проведения мероприятия. Запомните главное это разместить запланированное количество гостей, транспорт приехавших, организовать место под сцену и самое главное танцпол, отделить несколько зон отдыха. Лучшим вариантом это место неподалеку от водоемов. Площадка выбрана? — Замечательно! Теперь самый сложный шаг… согласовать запланированное с администрацией. Причем надо выбить именно письменное разрешение мэра или муниципального образования. На основе этого постановления перед Вами должны открыться двери милиции, пожарной службы и медиков. Должны, но не обязаны Есть вариант — обращение в охранные агентства, но это уже оплачивается вами.

Техническое обеспечение опен эйра

Наверное самое главное. Обеспечить мероприятие достойным звуковым и световым оборудованием. У вас существует два варианта: либо арендовать оборудование, либо купить его для постоянного пользования, если вы всерьез загорелись организацией «уличных»вечеринок постоянно. Первый вариант неплох тем, что сложную техническую часть выполняют профессионалы, таким образом вы не будете касаться оборудования и будете заняты только лишь организационной деятельностью. Второй вариант выгоден для людей, которые занимаются опенами постоянно.

Звук . По-хорошему «количество» звука для уличных вечеринок рассчитывается по количеству людей по простой формуле «20-30 Вт x 1 чел».После несложных расчетов можно сделать выбор оборудования. Если вечеринка проходит в количестве около 100 человек, то должно хватить и нескольких киловатт. Если же это более крупная вечеринка, то и звуковой и оборудование нужно на порядок мощнее. Также не забываем про райдеры приглашенных лиц, заранее стоит обговорить какое оборудование им необходимо. Стоит уточнить какими моделями «вертушек» будут пользоваться DJи итд.

Свет . Здесь все зависит конечно же только от Вашей фантазии. Вообще все световое оборудование можно разделить на несколько типов: заливной, сканирующий, полного вращения. Не забывайте о спецэффектах,: дым-машина, пена и др.

Сцена . Выступающие DJи и артисты будут выгоднее лучше на сцене. Поскольку вечеринка проходит на воздухе не забудьте про защиту от дождя. Звуковая система не любит сырость поэтому стоит предусмотреть водонепроницаемые накидки.

Нюансы с питанием

Имейте ввиду, что если Вы планируете продажи пищи, приготовляемой на месте, необходим человек, имеющий лицензию на данную деятельность. Все тоже самое и с продажей алкоголя — наличие лицензии обязательно.

Пожалуй, многие в последнее время часто слышат такое слово, как open-air. Переводя дословно, выражение означает «вечеринка на открытом воздухе». Подобного рода мероприятия набирают все больше популярности, и на то есть ряд определенных причин. Ведь, согласитесь, очень здорово выехать за город – на пляж или в лес, в составе большой и дружной компании, танцевать и развлекаться всю ночь. А если в планах вечеринка в честь дня рождения или свадьбы, то решение провести ее на открытом воздухе будет идеальным. Часто для таких вечеринок нужны сценические надувные навесы, особенно если дело касается праздника для ребенка. Потому надувные навесы недорого можно приобрести сегодня без проблем и быть уверенным в том, что ваша вечеринка пройдет на ура.

1. Если вы не имеете опыта в проведении подобного рода вечеринок, то лучше сразу не браться за крупный проект. Вместо этого следует начать с малых тусовок, в процессе которых удастся отработать все моменты организационного характера и испробовать разные схемы управления гостями. Помните, довольно рискованно замахиваться на вечеринку с количеством приглашенных в несколько сотен.

2. Когда решение проводить open-air уже было твердо принято, следует приступать к следующему этапу, который, в свою очередь, включает еще три: концепция, план и бизнес-модель мероприятия. Первый момент означает четкое решение того, зачем вечеринка вообще будет осуществляться, в чем заключается ее изюминка и каким образом будет происходить завлечение людей. Второй момент – тоже очень важный, означающий продумывание всего мероприятия буквально до мелочей, в том числе временных. И, наконец, третий момент, который будет актуален лишь для того приносящего прибыль мероприятия. Тут надо рассчитать все расходы и доходы так, чтобы не остаться в убытке.

3. Еще один не менее важный этап – выбор места, площадки под тусовку. Реализовывать данное надо с учетом количества гостей и их автомобилей. Говоря о масштабных мероприятиях, то тут следует еще оставлять отдельные места под сцену, танцпол, места для активного и пассивного видов отдыха. Идеальный вариант – если рядом находится водоем. Когда площадка уже выбрана, надо согласовать запланированный open-air с администрацией. Причем сделать это согласно всем юридическим требованиям.

4. Основной позицией в плане организации open-air является, пожалуй, техническое обеспечение. Ведь какая же вечеринка проводится без громкого звука, яркого света и незабываемых спецэффектов? Выполнение этого этапа – задача непростая и очень ответственная. По большому счету, вариантов тут всего два: нанять компанию, которая специализируется на прокате подобного оборудования, или же арендовать/приобрести все необходимое, если в планах – регулярное проведение таких мероприятий.

5. Развлечение – неотъемлемая составляющая любой вечеринки, а особенно open-air. Речь идет не только о предоставлении возможности поиграть в бадминтон или порезаться в компьютерные игры – такое «прокатит» лишь с домашней тусовкой. Для более же масштабного мероприятия требуется нечто на ранг презентабельнее в виде профессиональных артистов, музыкантов, диджеев и ведущих.

6. Очередной важный момент, о котором нельзя забыть, – это питание. Никто не пробудет на вечеринке слишком долго, если там нет еды. И напитков. Тут вновь поднимается юридический аспект: обязательно нужна лицензия, даже если речь идет об обыкновенных шоколадных батончиках. Что уж говорить об алкоголе. Упустить это из виду значит допустить некачественную организацию мероприятия.

Проведение open-air – миссия непростая и требует много сил, терпения и самоотдачи. Но довольные и благодарные гости наверняка все это возместят. В конце концов, кто-то просто рожден для того, чтобы быть затейником такого рода тусовок. И пусть ваш open-air будет незабываемым!

Open Air – культурное мероприятие под открытым небом, способное приобщить к данному событию огромное количество людей. Профессиональная подготовка и проведение Open Air под силу только той команде, которая неоднократно проводила данные мероприятия различного уровня и сложности.

Организация опен эйр имеет прямое отношение не только к общегородским праздникам и народным гуляниям, но и к закрытым корпоративным вечеринкам с элементами тимбилдинга.

Агентство CONCEPT готово провести событие любого формата и с любым количеством участников:

Торжества закрытого типа на открытом воздухе;

Приватные корпоративные вечеринки для коллектива;

Праздники на воздухе с органичным количеством посетителей;

Вечеринки со свободным входом.

Чтобы культурное событие в формате Open Air прошло на высшем уровне, все организационные моменты, которые находятся в нашей компетенции, будут тщательно изучены, проработаны и подготовлены. Единственное, что будет вне контроля на данном масштабном событии - это погода.

Особенности Open Air мероприятий
Если говорить о преимуществах крупных вечеринок под открытым небом, бесспорным фактом остается место проведения самого события. Ведь природная инфраструктура будет самой лучшей декорацией в этом случае (морской пляж, красивый парк, прибрежная полоса озера или реки и т.д.).

Поскольку проведение данного события не ограниченно стенами заведения, нет необходимости заботиться о вентиляции или кондиционировании воздуха.

Вечеринки в формате Open Air открывают возможность украсить праздник оригинальным пиротехническим или лазерным шоу. Территориальный простор позволит в рамках одного мероприятия организовать различные мини-события, конкурсы, шоу-программы, спортивные площадки, аттракционы и другие развлечения.

Прежде чем начать организацию Open Air, важно получить необходимые разрешительные документы на проведение масштабного события у администрации города или области, а также у санитарных служб. Чтобы данная вечеринка прошла качественно и без проблем, необходимы организационные навыки. В это входит встреча и расселение артистов, музыкантов, ди-джеев. Забота об их переезде и питании, установка звукотехнического оборудования и многое другое.

Если проведение масштабных акций под отрытым небом имеет отношение к детскому празднику, фестивалю или слету, то данное мероприятие должно напоминать сказочное путешествие с различными конкурсами и номерами. Если речь идет о корпоративной вечеринке, такое мероприятие может иметь элементы тимбилдинга, что позволит укрепить взаимоотношения внутри коллектива.

Wacken Open Air (W:O:A) — крупнейший в мире фестиваль метал музыки, проводимый ежегодно в небольшом городке Ваккен, на севере Германии. Wacken является самым главным и самым популярным слётом металистов со всего мира. В 2006 году количество посетителей этого мероприятия превысило 60.000.

Впервые фестиваль был проведён в 1990 году, при участии местных малоизвестных групп, но с каждым годом популярность росла и к 1998 году Wacken стал фестивалем европейского, а затем и мирового уровня.

Wacken Open Air проводится в начале августа каждого года и длится три дня. Устанавливаются четыре сцены на которых выступают свыше 70 различных групп.

Open air - это мероприятие, проходящее на открытом воздухе. Не нужно большого труда и для того, чтобы объяснить популярность разнообразных опен эйров во всём мире. Всё-таки немного среди нас людей, которые не любят свежий воздух, солнце, общение, отличную музыку и танцы.

А вот организовать настоящий open air - дело непростое. Может быть, поэтому он не сразу прижился в России? Хотя в восьмидесятые годы любили устраивать фестивали, обычно всё сводилось к простому сценарию: десяток самодеятельных рок-групп играли однотипные мелодии, а после этого раздавались грамоты и памятные сувениры. Ну а той энергетики, заряжающей массы, которая присуща истинному опен эйру, не было и в помине.

Опен эйр (Open air)

Первым рок-фестивалем, напоминающим современный open air по духу, многие считают «Рок-Панораму-1986», которая проходила в Подольске. И пусть проходил этот фестиваль на летней эстраде парка, важно хотя бы то, что это первый опыт проведения настоящего опен эйра в России. Тогда в Подольске выступали признанные звезды отечественного рока: «ДДТ», «Зоопарк», «Наутилус Помпилиус». Позже опен эйры полюбили фанаты электронной музыки. Ну а сейчас любители всех музыкальных стилей поняли, что свой open air найдется для каждого.

Сегодня «мероприятия на открытом воздухе» любят в разных уголках России. Масштаб опен эйра может быть самым разным: от корпоративной вечеринки до огромного фестиваля. Общим остается лишь свежий воздух и прекрасно проведенное время.

Чтобы провести масштабный open air, обычно требуется упорный труд, за который впору давать медали, а также море терпения и оптимизма. Прежде всего, нужно получить множество самых различных разрешений: от милиции, от администрации, от пожарников и санэпидемстанции. Необходимо найти подходящую площадку и подготовить сцену (существует негласное правило: чем больше ожидается людей - тем выше сцена). Нужно договориться с осветителями и звуковиками, подготовить танцпол и тенты на случай дождя, не забыть об экранах для проекций и, наконец, найти достойную охрану, чтобы все эти подготовительные работы не пошли прахом еще до начала фестиваля. А затем - молиться, чтобы не пошел дождь. Хотя обычно у организаторов заранее заготовлен «план Б» на случай дождя, погодные капризы способны свести на нет всю прелесть опен эйра.

Да, подготовить и провести open air - дело хлопотное. Но при этом, безусловно, прибыльное, и прибыльным останется еще много лет. Почему - объяснить легко. Да просто потому, что так много людей любят солнце и свежий воздух, общение и развлечения, музыку и танцы...
Дополнительно

Краткий чек-лист по организации мероприятия open air

Open air – мероприятие, организованное на открытом воздухе. С годами этот формат приобретает всё большую популярность, так как позволяет присутствующим по-настоящему расслабиться и получить море эмоций. Кроме того, пространство не ограничивается площадью помещения, а значит, перед организаторами открываются дополнительные возможности.

Когда стоит выбирать формат open air?

Не все мероприятия впишутся в концепцию open air, поэтому всегда необходимо взвесить все «за» и «против» , прежде чем организовать подобный формат. Open air используют в тех случаях, когда нужно создать непринужденную, неформальную и дружественную атмосферу. В последнее время его применяют для:

• фестивалей;
• insta-пикников;
• корпоративов;
• торжеств и т.д.

То есть, масштаб мероприятий , организованных на отрытом воздухе, может быть разным – от небольших празднований для узкого круга людей, до концертов на несколько тысяч гостей.

План мероприятия

Первое, над чем нужно подумать при разработке плана мероприятия – концепция .

Что такого особенного будет на вашем open air, что заставит людей без размышлений покупать билеты? Конечно, если вам нужно организовать корпоратив или день рождения, где о продажах нет и речи, все намного проще. Но если вы отважились на фестиваль или концерт, стоит хорошенько подумать! Как пример удачно выбранной концепции можно привести «Кураж Базар» . Каждый раз организаторы предлагают не просто прийти к ним на барахолку, но и поесть, потанцевать и просто хорошо провести время. Выбранная концепция помогает им в дальнейших действиях – разработке программы, выборе развлечений, меню и т.д.

• сформировать бюджет;
• выбрать локацию;
• определить дату и время мероприятия;
• продумать, где будут фуд-корты, сцены, туалеты;
• пригласить артистов, ведущих ;
• определить стоимость билетов и доп.услуг;
• обязательно найти охрану и мед.станцию на случай, если потребуется помощь;
• и т.д.

Внимание! Продумайте план «Б», в случае дождя.

Если мероприятие небольшое, узнайте, можно ли будет перенести событие в помещение. В случае масштабного фестиваля или концерта, побеспокойтесь о достаточном количестве тентов и персонале, который оперативно защитит оборудование, еду и продукцию от воды. Часто при ухудшении погоды, организаторы раздают людям дождевики. Именно так делают, например, на популярном сейчас фестивале Atlas Weekend .

Выбор локации и технического обеспечения

Особое внимание рекомендуем обратить на локацию! Нужно продумать количество гостей, которое посетит ваше мероприятие, и отталкиваться от этого при выборе площадки . Она должна иметь достаточную площадь для размещения всех участников, а также установки сцен, фотозон, мест продажи продукции и т.д. Кроме того, возле места проведения должна быть парковка для машин.

Ну и, пожалуй, самая ответственная часть – техническое оснащение . Обеспечение звуковой, световой техникой и спецэфектами – задание, с которым сложно справиться новичку. В таком случае, лучшим вариантом будет , которая предоставит в аренду оборудование и проследит за качеством ее работы на событии. Если же мероприятия на открытом воздухе – то, чем вы хотите заниматься постоянно, стоит подумать о покупке всей необходимой техники и найме команды тех.специалистов.

Удостоверьтесь, что вы позаботились о достаточном освещении в вечернее время.

На площадке могут быть установлены стационарные фонари – это упростит задачу организатора. Если фонарей нет, уточните наличие розеток . В случае их отсутствия, вам потребуется арендовать генератор для подключения электричества.

Питание на open air

При организации корпоратива или дня рождения на открытом воздухе, можно заказать кейтеринг и оговорить меню с клиентом, учитывая его предпочтения. При open air фестивале или концерте, нужно тщательно выбирать компании и людей, которые будут продавать еду посетителям. Они должны иметь лицензию, позволяющую заниматься продажей пищи или алкоголя, а также медицинские книжки. В противном случае у вас могут возникнуть проблемы с полицией.

Ну и, конечно, пару слов об охране. Во-первых , она нужна! Особенно, если предполагается большое количество посетителей open air. Во-вторы х, она должна быть профессиональной! Часто собственники локации могут порекомендовать вам компанию, обеспечивающую охраной другие мероприятия, которые организовывались на площадке ранее. Возможно, стоит прислушаться к положительным рекомендациям, ведь так вы будете уверенны, что охранники работают, а не отдыхают вместе с посетителями.

В завершении скажем, что оpen air – один из самых востребованных на данный момент форматов. Организация подобных ивентов требует максимального профессионализма — нужно учитывать специфику работы на открытом пространстве, самые различные непредвиденные обстоятельства и многое другое. Поэтому мы надеемся, что наш небольшой чек-лист поможет вам избежать лишних хлопот, и ваше мероприятие пройдет на высоте.

• 3 статьи по теме